Grootboekdefinitie: gebruik en hoe het werkt

Wat is een grootboek?

Een grootboek vertegenwoordigt het administratiesysteem voor de financiële gegevens van een bedrijf, met debet- en creditrekeningen die zijn gevalideerd door een proefbalans. Het biedt een overzicht van elke financiële transactie die plaatsvindt tijdens de levensduur van een werkmaatschappij en bevat rekeninginformatie die nodig is om de bedrijfsresultaten voor te bereiden. jaarrekening. Transactiegegevens worden per type gescheiden in rekeningen voor activa, passiva, eigen vermogen, inkomsten en uitgaven.

Hoe een grootboek werkt

Een grootboek is de basis van een systeem dat door accountants wordt gebruikt om financiële gegevens op te slaan en te ordenen die worden gebruikt om de financiële overzichten van het bedrijf te maken. Transacties worden geboekt op individuele subgrootboekrekeningen, zoals gedefinieerd door de rekeningschema.

De transacties worden vervolgens afgesloten of samengevat in het grootboek en de accountant genereert een proefbalans, die dient als: een rapport van het saldo van elke grootboekrekening. De proefbalans wordt gecontroleerd op fouten en aangepast door aanvullende noodzakelijke boekingen te boeken, waarna de aangepaste proefbalans wordt gebruikt om de financiële overzichten te genereren.

Hoe een grootboek werkt met dubbele boekhouding

Een grootboek wordt gebruikt door bedrijven die de dubbele ingang boekhoudmethode, wat betekent dat elke financiële transactie van invloed is op ten minste twee subgrootboekrekeningen en dat elke boeking ten minste één debet- en één credittransactie heeft. Transacties met dubbele boeking, 'journaalboekingen' genoemd, worden in twee kolommen geboekt, met debetboekingen aan de linkerkant en crediteringen aan de rechterkant, en het totaal van alle debet- en creditboekingen moet evenwicht.

De boekhoudkundige vergelijking, die ten grondslag ligt aan dubbele boekhouding, is als volgt:

$\text{Activa.}-\text{Schulden.}=\text{Eigen vermogen.}$Activa−Schulden=Aandeelhoudersvermogen

De balans volgt dit formaat en toont informatie op gedetailleerd rekeningniveau. De balans toont bijvoorbeeld verschillende activarekeningen, inclusief contanten en debiteuren, in de sectie kortlopende activa.

De boekhoudmethode met dubbele invoer werkt op basis van de vereiste van de boekhoudvergelijking dat transacties op de rekeningen worden geboekt aan de linkerkant van het gelijkteken in de formule moet gelijk zijn aan het totaal van de transacties geboekt op de rekening (of rekeningen) op de Rechtsaf. Zelfs als de vergelijking anders wordt gepresenteerd (zoals activa = passiva + eigen vermogen), de evenwichtsregel is altijd van toepassing.

Wat vertelt een grootboek u?

De transactiegegevens in het grootboek worden op verschillende niveaus samengesteld en samengevat tot een proefbalans, winst-en verliesrekening, balans, overzicht van kasstromen, en vele andere financiële rapporten. Dit helpt accountants, bedrijfsmanagement, analisten, investeerders en andere belanghebbenden om de prestaties van het bedrijf continu te beoordelen.

Wanneer de uitgaven in een bepaalde periode pieken, of een bedrijf andere transacties registreert die van invloed zijn op de inkomsten, het netto-inkomen of andere belangrijke financiële statistieken, vertellen de gegevens van de jaarrekening vaak niet het hele verhaal. In het geval van bepaalde soorten boekhoudfouten, wordt het noodzakelijk om terug te gaan naar het grootboek en in de details van elke geregistreerde transactie te graven om het probleem te lokaliseren. Soms kan dit het controleren van tientallen journaalposten inhouden, maar het is absoluut noodzakelijk om betrouwbare, foutloze en geloofwaardige financiële overzichten van het bedrijf bij te houden.

Een voorbeeld van een balanstransactie

Als een bedrijf bijvoorbeeld een betaling van een klant ontvangt voor een factuur van $ 200, verhoogt de bedrijfsaccountant de geldrekening met een debet van $ 200 en voltooit de invoer met een creditering of vermindering van $ 200 op rekeningen te ontvangen. De geboekte debet- en creditbedragen zijn gelijk.

In dit geval wordt een activarekening (cash) verhoogd met $200, terwijl een andere activarekening (debiteuren) wordt verlaagd met $200. Het netto resultaat is dat zowel de toename als de afname slechts één kant van de boekhoudkundige vergelijking beïnvloeden. Zo blijft de vergelijking in evenwicht.

Een voorbeeld van een transactie op de resultatenrekening

De resultatenrekening volgt zijn eigen formule, die als volgt kan worden geschreven:

$\text{Winst.}-\text{Uitgaven.}=\text{Netto-inkomen (NI) of nettowinst.}$Winst−Uitgaven=Netto-inkomen (NI) of nettowinst

Het is mogelijk dat een boekhoudkundige transactie tegelijkertijd invloed heeft op zowel de balans als de resultatenrekening. Stel bijvoorbeeld dat een bedrijf zijn klant $ 500 factureert. De accountant zou deze transactie in het grootboek invoeren door een afschrijving (verhoging) van $ 500 op rekeningen te boeken vordering (een activarekening op de balans) en een tegoed van $ 500 (verhoging) voor de omzet, wat een resultatenrekening is rekening. Debet en credit stijgen beide met $500, en de totalen blijven in evenwicht.

Veel Gestelde Vragen

Wat is een grootboek?

In de boekhouding wordt een grootboek gebruikt om alle transacties van een bedrijf vast te leggen. Binnen een grootboek zijn transactiegegevens georganiseerd in activa, passiva, inkomsten, uitgaven en eigen vermogen. Nadat elk subgrootboek is afgesloten, maakt de accountant de proefbalans op. Deze gegevens van de proefbalans worden vervolgens gebruikt om de financiële overzichten van het bedrijf te maken, zoals de balans, resultatenrekening, kasstroomoverzicht en andere financiële rapporten.

Maakt grootboek deel uit van de methode van dubbel boekhouden?

Ja, een bedrijf dat een dubbele boekhoudmethode gebruikt, gebruikt de grootboekmethode voor het opslaan van financiële bedrijfsgegevens. In het bijzonder is dubbel boekhouden wanneer elke transactie van invloed is op ten minste één debet- en één credittransactie. Met andere woorden, elke transactie verschijnt in twee kolommen, een debetkolom en een creditkolom, waarvan de totalen in evenwicht moeten zijn. Onder deze balanceringsregel is de volgende vergelijking van toepassing: Activa — Passiva = Eigen vermogen.

Wat is een voorbeeld van een grootboekboeking?

Overweeg het volgende voorbeeld waarin een bedrijf een betaling van $ 1.000 van een klant ontvangt voor zijn diensten. De accountant zou dan de activakolom met $ 1.000 verhogen en $ 1.000 aftrekken van de debiteuren. De vergelijking blijft in evenwicht, aangezien de equivalente stijging en daling van invloed zijn op één kant - de activakant - van de boekhoudkundige vergelijking.