Wat is een W-9-formulier en hoe wordt het gebruikt? Een gids

Bedrijven gebruiken IRS-formulier W-9, Verzoek om identificatienummer en certificering van belastingbetalers, om informatie te krijgen van leveranciers die ze inhuren als onafhankelijke contractanten (ook wel freelancers genoemd).Wanneer een bedrijf een aannemer gedurende een belastingjaar $ 600 of meer betaalt, moet het deze betalingen rapporteren aan de Internal Revenue Service (IRS), met behulp van een informatieaangifte genaamd Formulier 1099-MISC.Bedrijven gebruiken de naam, het adres en het burgerservicenummer of identificatienummer van de belasting contractanten verstrekken op formulier W-9 om die informatieteruggave in te vullen. Noch de afzender, noch de ontvanger mag een kopie naar de IRS sturen.

Bedrijven die onafhankelijke contractanten inhuren, houden geen inkomstenbelasting in en betalen geen Medicare- of socialezekerheidsbelastingen voor hun onafhankelijke aannemers, zoals ze dat voor hun medewerkers doen. In plaats daarvan zijn aannemers verantwoordelijk voor deze verplichtingen. De IRS wil echter nog steeds weten hoeveel deze aannemers hebben ontvangen om ervoor te zorgen dat ze de belastingen betalen die ze verschuldigd zijn, en

het gebruikt formulier 1099-MISC om deze informatie te verzamelen.Bedrijven sturen formulier W-9 niet naar de IRS.

Informatie die nodig is op formulier W-9

Formulier W-9 vraagt ​​om de naam van de onafhankelijke contractant, bedrijfsnaam (indien anders), bedrijfsentiteit (eenmanszaak, vennootschap, C bedrijf, S bedrijf, trust/estate, naamloze vennootschap of "andere") en het belastingidentificatienummer van het bedrijf (of burgerservicenummer, voor eenmanszaken die geen afzonderlijk belastingnummer gebruiken).

Formulier W-9 vraagt ​​de persoon die het invult ook om te bevestigen dat hij niet onderworpen is aan back-upinhouding. De meeste belastingbetalers zijn dat niet, maar als ze dat wel zijn, moet het bedrijf dat de onafhankelijke contractant inhuurt, inhouden inkomstenbelasting van het loon van die aannemer tegen een vast tarief van 24% (voor belastingjaren 2018-2025) en stuur het naar de IRS.

Aangezien formulier W-9 een belasting-ID of burgerservicenummer vereist, zowel de persoon die het invult als het bedrijf ontvangst van het ingevulde formulier dient het tijdens verzending en na ontvangst zorgvuldig te bewaren ter bescherming tegen identiteit diefstal.

Wanneer u geen W-9. moet invullen

Een onafhankelijke contractant die een onverwachte W-9 ontvangt, moet aarzelen voordat hij deze invult en onderzoeken of de aanvrager een legitieme reden heeft om dit formulier op te vragen. Financiële instellingen gebruiken soms formulier W-9 om informatie van een klant op te vragen wanneer deze dividenden of rente moet rapporteren.Wees hier voorzichtig: de financiële instelling heeft waarschijnlijk al uw btw-nummer van toen u de rekening opende.

Een andere situatie waarin u moet aarzelen voordat u formulier W-9 invult, is als het bedrijf u vraagt ​​om: doen is uw werkgever en u wordt verondersteld te worden geclassificeerd als werknemer, niet als onafhankelijke contractant. Het verschil is aanzienlijk.

Werknemer of zelfstandige?

Als u een werknemer bent, zal uw werkgever inkomstenbelasting inhouden, socialezekerheids- en Medicare-belastingen inhouden en betalen, en werkloosheidsbelasting betalen over uw loon. Als u een onafhankelijke contractant bent, is dat niet het geval. Dat betekent dat u verantwoordelijk bent voor het werkgeversdeel van de socialezekerheids- en Medicare-belastingen, en dat u niet in aanmerking komt voor een werkloosheidsuitkering als u wordt ontslagen.

Een gewetenloze of financieel worstelende werkgever kan proberen een werknemer te classificeren als een onafhankelijke contractant om geld te besparen. Als u bent geclassificeerd als een onafhankelijke contractant, komen de belastingbesparingen van uw werkgever uit uw zak als zelfstandige belasting. U wordt ook vier keer per jaar verantwoordelijk voor het berekenen en betalen van uw geschatte belastingen en Schema C invullen wanneer u uw jaarlijkse belastingaangifte doet.

Het is niet altijd duidelijk of een werknemer een werknemer of een onafhankelijke contractant is, maar over het algemeen geldt: controle heeft die het bedrijf heeft over wat werknemers doen en hoe ze het doen, hoe waarschijnlijker het is dat ze dat zijn medewerkers. Als je Spidey-gevoel begint te tintelen wanneer iemand die je heeft ingehuurd je een onafhankelijke contractant noemt, is dat een goed teken en moet je de situatie verder onderzoeken. Begin met het bekijken van de IRS-bespreking van het verschil tussen de twee. Als u een werknemer bent, u moet formulier W-4. invullen, niet formulier W-9.

Hier is een voorbeeld van wanneer een werkgever uw status legitiem zou kunnen veranderen van werknemer in onafhankelijke contractant. Je bent een computerprogrammeur en je bent verplicht om op kantoor te komen van 9.00 tot 18.00 uur, van maandag tot en met vrijdag. Het bedrijf zorgt voor uw bureau en uw computer.

Vanaf volgende maand moet u uw computer ter beschikking stellen. U kunt vanuit huis werken of op welke afgelegen locatie u maar wilt, en u kunt het werk tijdens elk uur voltooien je wilt, zolang je opdrachten maar op schema worden afgerond en je reageert op werkgerelateerde telefoontjes en e-mails op tijd.

W-9 Veelgestelde vragen

Hoe weet ik of ik onderworpen ben aan back-upinhouding?

Heeft de IRS u een brief gestuurd waarin staat dat u verplicht bent? back-up inhouding? Dit kan zijn gebeurd als u niet al uw rente en dividenden op een eerdere belastingaangifte hebt aangegeven. Als u deze brief niet hebt ontvangen en als u uw belastingidentificatienummer verstrekt aan de aanvrager van formulier W-9, bent u niet onderworpen aan back-upinhouding. Als u onderworpen bent aan back-upinhouding, streep dan item twee in deel twee van formulier W-9 door voordat u het indient.

Wat is de veiligste manier om formulier W-9 in te dienen?

Als u het document persoonlijk kunt overhandigen, is dat ideaal. Een andere optie is om een ​​gratis online service te gebruiken om uw ingevulde formulier W-9 te versleutelen en dit veilig naar de aanvrager te e-mailen. U kunt ook een versleutelde service voor het delen van bestanden gebruiken.

Een andere optie is om het te verzenden via een dienst zoals FedEx, UPS of de postdienst, hoewel er geen garantie is dat uw formulier niet verloren gaat, gestolen wordt of dat er tijdens het transport mee geknoeid wordt.

Er is ook geen garantie dat de ontvanger het formulier veilig opslaat, zelfs als u het veilig verstuurt, dus u kunt daar van tevoren naar vragen.

Is mijn bedrijf een vrijgestelde entiteit?

Als u een eenmanszaak bent, is dat waarschijnlijk niet het geval. Als het een bedrijf is, kan het zijn, als het in aanmerking komt voor IRS-belastingvrijstelling.

Ik heb zowel een werkgeversidentificatienummer (EIN) als een burgerservicenummer. Welk nummer moet ik invullen op het formulier?

Als u een eenmanszaak bent, kunt u een van beide invoeren. Als uw bedrijf een LLC is dat is geclassificeerd als een bedrijf of partnerschap, gebruikt u het EIN van de entiteit. Als uw bedrijf een eenpersoons LLC is, is dat een buiten beschouwing gelaten entiteit, voer uw BSN of EIN in (niet de EIN van de entiteit).

Kan ik weigeren om formulier W-9 in te vullen?

Zeker. Als u weigert in antwoord op een legitiem verzoek, zal uw klant belastingen inhouden op uw loon tegen een tarief van 24%.De boekhoudafdeling kan u ook lastig vinden en uw contactpersoon vertellen om geen verdere zaken met u te doen. Bedrijven hebben een zware verplichting van de IRS om een ​​ingevuld W-9-formulier te verkrijgen van iedereen aan wie ze gedurende het jaar $ 600 of meer betalen. Het niet naleven kan leiden tot boetes.

Als u echter denkt dat de persoon die het formulier aanvraagt ​​er niets aan heeft, is weigering waarschijnlijk een goed idee. Als u zich zorgen maakt, vraag dan een belastingadviseur wat u moet doen.

Behalve een klant, wie zou mij kunnen vragen om formulier W-9 in te vullen?

Een bank, een beursvennootschap, een kredietinstelling die een schuld die u verschuldigd bent heeft kwijtgescholden, of de uitgever van een prijs die u hebt gewonnen, kunnen allemaal vragen.Als je te gast bent op "Ellen" tijdens haar "12 Days of Giveaways"-promotie, en de talkshowproducenten vragen je om een ​​W-9 in te vullen voordat je vertrekt, dan is het veilig om aan te nemen dat het verzoek legitiem is. Als je een e-mail ontvangt waarin staat dat je een prijs hebt gewonnen voor een wedstrijd waarvan je je niet herinnert dat je eraan hebt meegedaan, wil je die persoon misschien geen W-9 geven.

Pas op voor W-9 phishing-zwendel. Als u een e-mailverzoek voor een W-9-formulier ontvangt en u niet zeker weet of het legitiem is, neem dan contact op met de vermoedelijke afzender telefonisch (en gebruik geen telefoonnummer in de verdachte e-mail) om te vragen of het verzoek is geldig. Aanvallers zijn geavanceerd en kunnen een bericht eruit laten zien alsof het van uw bank of zelfs van uw klant komt. En als u een e-mail van de IRS ontvangt, is het zeker een phishing-poging en moet u de e-mail doorsturen naar [email protected]. De IRS initieert geen contact met belastingbetalers via e-mail.

Het komt neer op

W-9-formulieren zijn voor onafhankelijke contractanten, ook wel freelancers genoemd. Het is belangrijk om het formulier correct in te vullen, maar alleen als u zeker weet dat het het juiste formulier is om in te dienen en het verzoek legitiem is.