Forstå hovedbok vs. General Journal
Generelle tidsskrifter vs. Hovedbok: En oversikt
Når det gjelder å spore økonomien til en virksomhet, a dobbel inngang regnskapssystem som bruker både a hovedbok og en general tidsskrift er uten tvil den beste metoden for å spore selskapets samlede finansielle data og holde driften jevn og lønnsom.
For å virkelig forstå hvordan et slikt system av regnskapsrekord fungerer, må man først sette pris på de forskjellige funksjonene knyttet til disse to hovedkomponentene: hovedbok og generelle tidsskrifter.
Viktige takeaways
- Journalen består av rå regnskapsoppføringer som registrerer forretningstransaksjoner, i rekkefølge etter dato.
- Hovedboken er mer formalisert og sporer fem viktige regnskapsposter: eiendeler, forpliktelser, eierkapital, inntekter og utgifter.
- Fremskritt innen programvareteknologi har effektivisert regnskapsprosessen og gjort det enkelt og effektivt å kombinere begge bokføringsoppgavene.
Generelle tidsskrifter
Enkelt definert refererer den generelle journalen til en bok med originale oppføringer, der
regnskapsførere og bokførere registrere rå forretningstransaksjoner, i rekkefølge i henhold til datoen hendelser inntreffer. En generell journal er det første stedet der data registreres, og hver side i elementet inneholder delingskolonner for datoer, serienumre, samt debet- eller kredittposter.Noen organisasjoner beholder spesialiserte tidsskrifter, for eksempel innkjøps- eller salgstidsskrifter, som bare registrerer spesifikke typer transaksjoner.
Når en transaksjon er registrert i en generell journal, blir beløpene deretter bokført til de aktuelle kontoene, for eksempel kundefordringer, utstyr og kontanttransaksjoner.
Til tross for fremskritt innen programvareteknologi, vil det alltid være behov for å registrere ikke-rutinemessige transaksjoner i generelle tidsskrifter, for eksempel salg av eiendeler, dårlig gjeld og avskrivninger.
Hovedbøker
En hovedbok er en bok eller fil som bokførere bruker til å registrere alle relevante kontoer. Hovedboken sporer fem fremtredende regnskapsposter: eiendeler, gjeld, eierkapital, inntekter og utgifter.
Transaksjoner som først vises i tidsskriftene, blir deretter bokført i hovedbokskontoer. Deretter, konto balanser beregnes og overføres fra hovedbok til a prøvebalanse før de vises på selskapets offisielle regnskap.
Hver regnskapspost vises som en to-kolonne T-formet tabell. Bokføreren plasserer vanligvis kontotittelen øverst i "T" og poster debet oppføringer på venstre side og kredittoppføringer til høyre. Hovedboken viser noen ganger flere kolonner for opplysninger som transaksjonsbeskrivelse, dato og serienummer.
Spesielle hensyn
I dag bruker de fleste organisasjoner regnskapsprogramvare for å registrere transaksjoner i regnskap og i tidsskrifter, noe som har dramatisk effektivisert disse grunnleggende journalføringsaktivitetene. Faktisk opprettholder nå de fleste regnskapsprogrammer et sentralt arkiv der selskaper kan logge både hovedbok og journaloppføringer samtidig. Disse teknologiske fremskrittene gjør det lettere og mindre kjedelig å registrere transaksjoner, og du trenger ikke å føre hver kontobok separat. Personen som legger inn data i en hvilken som helst modul i selskapets regnskaps- eller bokføringsprogramvare, er kanskje ikke engang klar over disse depotene. I mange av disse programmene trenger personoppføringen bare å klikke på en rullegardinmeny for å legge inn en transaksjon i en hovedbok eller journal.