Definisjon av virtuelt datarom (VDR)
Hva er et virtuelt datarom?
Et virtuelt datarom (VDR), også kjent som et avtalerom, er et sikkert online -arkiv for lagring og distribusjon av dokumenter. Det brukes vanligvis under due diligence -prosessen før en fusjon eller oppkjøp for å gjennomgå, dele og avsløre selskapsdokumentasjon.
Viktige takeaways
- Virtuelle datarom, eller VDR, finnes som en sikker måte å lagre dokumenter som flere mennesker trenger tilgang til samtidig.
- VDR brukes ofte av virksomheter når de fusjonerer, jobber med et prosjekt eller et annet joint venture som krever tilgang til delte data.
- VDR anses som sikrere enn fysiske dokumenter, da det ikke er fare for tap under transport eller ødeleggelse ved et uhell.
- Vanligvis er handlinger som kopiering, utskrift og videresending deaktivert i VDR -er.
Forstå virtuelle datarom
Virtuelle datarom har i økende grad erstattet fysiske datarom som tradisjonelt ble brukt til å avsløre og dele dokumenter. Med globalisering av virksomhet og økt granskning for å redusere kostnader, er virtuelle datarom et attraktivt alternativ til fysiske datarom. Virtuelle datarom er allment tilgjengelige, umiddelbart tilgjengelige og sikrere.
Etter hvert som sikkerhetsproblemer vokser og hendelser med brudd øker, utvikler VDR -leverandører mer sofistikerte og pålitelige databaser. Innledende offentlige tilbud (Børsnoteringer), revisjonsoperasjoner og partnerskap eller andre virksomheter som må jobbe i fellesskap og dele informasjon vil bruke virtuelle datarom.
Bruk av virtuelle datarom
Fusjoner og oppkjøp (M & A) prosedyrer er den vanligste bruken av VDR. Disse depotene gir et sted for due diligence som trengs under sluttføringen av avtalen. Disse forretningstransaksjonene involverer store mengder dokumenter, hvorav mange er konfidensielle og inneholder sensitiv informasjon. Å bruke en VDR er en trygg og pålitelig måte for alle interesserte parter å gjennomgå og utveksle dokumenter når de forhandler.
Bedrifter samarbeider ofte med hverandre for å produsere og produsere produkter under byggingen av en bygning og tilby tjenester. Å danne og vedlikeholde disse forretningsforholdene krever kontrakter og hyppig overføring av data. Virtuelle datarom sørger for lagring av disse kontraktene og gjør lett tilgjengelige dokumenter nødvendige for å videreføre forretningspartnerskap. Som et eksempel er endringer som er gjort av tegningene til en struktur av en ingeniør umiddelbart tilgjengelig for alle entreprenører som er involvert i prosjektet.
Revisjon selskapspraksis, samsvar og regnskap er en vanlig praksis i alle virksomheter. Denne prosessen er ofte et problem ettersom arbeidstakere må samhandle med eksterne regulatorer og justerere. I dag har mange selskaper kontorer på avsidesliggende steder og rundt om i verden i forskjellige tidssoner.
Bruken av et virtuelt datarom gjør det mulig for advokater, regnskapsførere, interne og eksterne regulatorer og andre interesserte parter å ha et sentralisert tilgangspunkt. Å tilby et sentralt system reduserer feil og tid. Det sørger også for kommunikasjonstransparens. Avhengig av revisjonstype varierer tilgangsnivået og autoriteten.
Å tilby et førsteinbud (IPO) er en skremmende oppgave som krever en ufattelig mengde papirarbeid. Som revisjoner er åpenhet avgjørende. Bedrifter må opprette, utveksle, beholde og administrere store mengder dokumenter. På grunn av transaksjonens art vil de fleste brukere ha begrenset tilgang, for eksempel "bare visning". Muligheten til å kopiere, videresende eller skrive ut kan være forbudt.
Alternativ til en VDR
Selv om virtuelle datarom gir mange fordeler, er de ikke egnet for alle bransjer. For eksempel kan noen regjeringer velge å fortsette å bruke fysiske datarom for svært konfidensiell utveksling av informasjon. Skaden fra potensielle cyberangrep og databrudd overgår fordelene som tilbys av virtuelle datarom. Resultatet av slike hendelser kan være katastrofalt hvis truende parter får tilgang til klassifisert informasjon. I slike tilfeller vil bruk av en VDR ikke være et hensyn.