Definisjon av forespørsel om forslag (RFP)

Hva er en forespørsel om forslag (RFP)?

En forespørsel om forslag (RFP) er et forretningsdokument som kunngjør et prosjekt, beskriver det og ber om bud fra kvalifiserte entreprenører for å fullføre det. De fleste organisasjoner foretrekker å starte prosjektene sine ved hjelp av RFP, og mange myndigheter bruker dem alltid.

Når en RFP brukes, er enheten som ber om budene ansvarlig for å vurdere gjennomførbarheten av budene som er lagt inn, budgivende selskapers økonomiske helse og hver budgiverevne til å gjennomføre prosjektet.

Forstå en forespørsel om forslag (RFP)

RFP brukes for komplekse prosjekter, som ofte krever en rekke underentreprenører. De beskriver organisasjonen som utsteder tilbudet, omfanget av prosjektet som gjennomføres, og kriteriene for evaluering av oppføringer. De skisserer også budprosessen og kontraktsvilkårene.

Forespørslene inkluderer en arbeidserklæring som beskriver oppgavene som skal utføres av den vinnende budgiveren og tidslinjen for ferdigstillelse av arbeidet.

RFPer gir også budgivere råd om hvordan de skal utarbeide forslag, med spesifikk veiledning om hvordan budene skal formateres og presenteres. De inneholder vanligvis instruksjoner om hvilken informasjon budgiveren må inneholde og ønsket format.

De fleste RFP -er utstedes av offentlige etater og andre organisasjoner i offentlig sektor. De må generelt åpne konkurranse mellom private selskaper og fjerne skjevheter fra prosessen. Byråene ønsker å sikre at de får det laveste og mest konkurransedyktige budet.

Imidlertid kan enhver privat eller offentlig organisasjon legge ut en tilbud for å få flere bud og en rekke perspektiver på prosjektet.

For eksempel kan en virksomhet som ønsker å endre sin rapporteringsprosess fra et papirbasert system til et datamaskinbasert system, sende inn en forespørsel om forslag til maskinvare, programvare og et brukeropplæringsprogram for å etablere og integrere det nye systemet i virksomheten. En konkurransedyktig budprosess kan gi dem større innsikt i alternativene som er tilgjengelige.

Krav til forespørsel om forslag (RFP)

Offentlige organer eller andre enheter kan bli pålagt å sende forespørsler om forslag for å gi full og åpen konkurranse og redusere kostnadene for en løsning. Å godta et forslag som er mest lydhørt for spesifikasjonene, betyr kanskje ikke alltid det laveste budet.

Ferdig opprette en forespørsel om forslag kan sikre suksess eller fiasko for den resulterende løsningen. Hvis de angitte kravene er for vage, er det ikke sikkert at budgiveren designer og implementerer en tilstrekkelig løsning på problemet. Hvis kravene er for detaljerte og restriktive, kan budgiverenes innovasjon være begrenset.

RFP -prosessen begynner med å utarbeide en forespørsel om forslag. Budgivere går gjennom oppfordringen og sender forslag til forbedringer. Etter implementering tilbakemelding, blir den siste forespørselen om forslag sendt. Budgiverne sender deretter sine forslag.

Kunden begrenser utvalget til en liten gruppe budgivere og går inn i forhandlinger om priser og tekniske detaljer. Kunden kan be de gjenværende tilbyderne om å sende inn et beste og siste tilbud før tildeling av kontrakt. Kontrakten blir deretter presentert for selskapet som gir den beste løsningen på problemet.

Fordeler med en forespørsel om forslag (RFP)

En tilbudsprosess er delvis en reklame. Den kunngjør at et prosjekt pågår, og åpner døren for kvalifiserte kandidater som kan få jobben gjort.

I regjeringen har RFP blitt vedtatt som en måte å sikre at kriminalitet blir fjernet som en faktor for belønning av kontrakter. Det åpner også prosessen for konkurranse, som kan forventes å holde prosjektkostnadene lavere.

Alternativet til en RFP er en mindre formell prosess som krever at en prosjektleder undersøker og identifiserer potensielle leverandører for et prosjekt. Avhengig av hvor uttømmende søket er, kan de potensielle svarene begrenses. Nye leverandører og innovative svar kan være mindre sannsynlig å bli avdekket.

RFP vs. RFQ vs. RFI

En forespørsel om forslag (RFP), forespørsel om tilbud (RFQ) og forespørsel om informasjon (RFI) er tre forskjellige typer dokumenter som bedrifter og andre enheter bruker for å nå ut til næringslivet for leverandører eller entreprenører som de kan jobbe med med.

• En forespørsel om forslag, som nevnt ovenfor, kunngjør et bestemt prosjekt som er planlagt og ber entreprenører som er i stand til å få jobben gjort.
• EN forespørsel om tilbud (RFQ) er en oppfordring sendt til en rekke leverandører som søker bud på en kontrakt for å levere bestemte produkter eller tjenester. Forespørselen må spesifisere kvaliteten og kvantiteten som er nødvendig, og tidspunktet ønsket av selskapet eller organisasjonen.
• En forespørsel om informasjon (RFI) er en oppfordring til leverandører om skriftlig informasjon om produktene og tjenestene de kan tilby. Den kan brukes til å samle informasjon for en database med leverandører for fremtidig referanse.

Eksempel på en forespørsel om forslag (RFP)

Si for eksempel at Federal Railroad Administration sender en forespørsel om forslag til finansiering, design, konstruksjon, drift og vedlikehold av et høyhastighetsbanesystem.

Interesserte parter leverer forslag som oppfyller kravene beskrevet i dokumentet. Basert på forslagene mottatt innen fristen, oppretter Transportdepartementet kommisjoner for videre gjennomgang og utvikling av forslagene.

DOT velger forslaget som omfatter mest sine mål og ansetter selskapet til å utføre arbeidet.

En titt på en detaljert tilbudsavtale

Dette prøve RFP fra en ideell organisasjon viser detaljnivået som er nødvendig, i dette tilfellet for en foreslått overhaling av organisasjonens nettsted. Forslaget beskriver prosjektet, gir en oversikt over organisasjonen og definerer målene for nettstedet. Den beskriver også produktene og tjenestene som skal leveres og definerer i detalj detaljene innholdet, designet og funksjonaliteten til det foreslåtte nettstedet.

Prøven er levert av TechSoup, et nettsted som gir et bibliotek med veiledende informasjon og eksempler på RFP-er for ideelle organisasjoner.

Vanlige spørsmål om forespørsel om forslag (RFP)

Her er svarene på noen vanlige spørsmål om RFP.

Hva betyr RFP?

En forespørsel om forslag (RFP) er en åpen forespørsel om bud for å fullføre et nytt prosjekt foreslått av selskapet eller en annen organisasjon som utsteder det. Det er ment å åpne for konkurranse og å oppmuntre til en rekke alternative forslag som kan bli vurdert av prosjektets planleggere.

Hva er RFP -krav?

En tilbudsprosess må beskrive og definere prosjektet i nok detalj til å tiltrekke seg levedyktige svar.

Den potensielle budgiveren skal kunne forstå virksomhetens art og målene den ønsker å oppnå med prosjektet. Prosjektet må defineres så detaljert at budgiveren klart forstår omfanget og alle produktene og tjenestene som må tilbys for å kunne utføre det. Formatet til de forventede forslagene må også være detaljert. Det kreves ensartede svar for å sammenligne og kontrastere tilbud.

Tilbudsprosesser følger et ganske stivt format, selv om formatet kan variere mellom byråene og selskapene som forbereder dem. Denne prøven fra Center for Planning Excellence i Baton Rouge, Louisiana, viser elementene i en typisk RFP, som inkluderer en introduksjon og bakgrunn, en beskrivelse av leveransene og informasjon om utvalget kriterier.

Hva er forskjellen mellom RFP og RFQ?

Si at en jernvarehandel utvider avdelingen for hageartikler og må finne leverandørene som er nødvendige for å fylle hyllene. Det kan sende ut en forespørsel om tilbud (RFQ) til en rekke potensielle leverandører av hageprodukter. Svarene vil gjøre det mulig for den å etablere et forhold til en eller flere leverandører av mengden og kvaliteten på varene den trenger, til en pris som er etablert.

Når et selskap eller en annen organisasjon sender ut en RFQ, vet den nøyaktig hva den trenger og søker den eller de beste leverandørene.

En RFP er en mer åpen prosess. Virksomheten eller organisasjonen søker kvalifiserte entreprenører til å utføre et nytt prosjekt. Prosjektet og målene er definert i detalj, men det er rom for kreativitet i svarene. For eksempel kan en RFP for en barnepark tillate entreprenøren å foreslå den nøyaktige utformingen, utstyret og fasilitetene parken kan inneholde.

Når ville du brukt en RFP?

Store og små bedrifter har en tendens til å ha akkurat nok ressurser til å opprettholde dagens drift. Hvis de vil ta et nytt prosjekt, har de verken ressurser eller kompetanse for å legge det til arbeidsmengden.

I slike tilfeller gir RFP virksomheten en effektiv måte å rekruttere den kompetansen de trenger for å få prosjektet gjort.

Hva skjer etter tilbudet?

RFP blir fulgt av Ps. Forslagene legges ut for vurdering. Avhengig av prosjektets størrelse og omfang, kan denne gjennomgangen være en prosess på flere nivåer som involverer en rekke komiteer. Spesielt offentlige myndigheter er ikke kjent for å flytte raskt.

Uansett hvor lang tid det tar, brukes vurderingsprosessen til å begrense forslagene til noen få finalister som kan bli bedt om å sende tilleggsinformasjon med tanke på det endelige utvalget og en startdato for prosjekt.

Bunnlinjen

RFP definerer prosjektet, for selskapet som utsteder det, så vel som selskapene som svarer på det. En velskrevet RFP formidler intensjonen bak forslaget og sikrer at sluttresultatet vil tilfredsstille forventningene.

Det sikrer også en åpen prosess. Ideelt sett vil flere budgivere svare. Dette gir organisasjonen en mulighet til å studere en rekke tilnærminger og priser og velge den som best oppfyller behovene.