Hvorfor er forsoning viktig i regnskap?

Forsoning er en grunnleggende regnskapsprosess som sikrer at de faktiske pengene som er brukt eller opptjent stemmer overens med pengene som forlater eller går inn på en konto på slutten av en skattemessig periode.

Avstemning av regnskapet er en spesielt viktig aktivitet for bedrifter og enkeltpersoner fordi det er en mulighet til å se etter uredelig aktivitet og for å forhindre finansregnskap feil. Avstemming gjøres vanligvis med jevne mellomrom, for eksempel månedlig eller kvartalsvis, som en del av normale regnskapsprosedyrer.

Slik fungerer forsoning

På slutten av hver regnskapsmåned og kvartal er det god praksis å avstemme en konto. Ved avstemning av en konto bekrefter bedrifter og enkeltpersoner at hver transaksjon utgjør den riktige sluttkontosaldoen. Generelt er det to måter å forene en konto på: gjennomgang av dokumenter og gjennomgang av analyser.

Gjennomgang av dokumentasjon

Gjennomgangen av dokumentasjonen sammenligner beløpet for hver transaksjon med beløpet som vises som innkommende eller utgående på den tilsvarende kontoen. Anta for eksempel at en ansvarlig person beholder alle sine kredittkortkvitteringer, men merker flere nye belastninger på kredittkortregningen som de ikke gjenkjenner. Kanskje er kostnadene små, og personen overser dem og tror at de for eksempel er lunsjutgifter.

På slutten av måneden kontrollerer kontoinnehaveren transaksjonene på kredittkortregningen med kreditten kortkvitteringer og oppdager at de ikke har kvitteringer for noen av de antatte lunsjkostnadene som vises på regning.

Fordi personen er forsiktig med å beholde kvitteringer, ringer de kredittkortet for å bestride beløpene. Etter en undersøkelse er det funnet at kredittkortet er blitt kompromittert av en kriminell som klarte å innhente selskapets informasjon og belaste den enkeltes kredittkort. Personen får refundert de uriktige kostnadene, kortet blir kansellert og den uredelige aktiviteten stoppet.

Analytics -gjennomgang

Analyseanalysemetoden kan også avsløre uredelig aktivitet eller balanse feil. I dette tilfellet anslår virksomheter beløpet som skal være i regnskapet basert på tidligere aktivitetsnivåer for kontoen.

For eksempel kjøper eiendomsinvesteringsselskapet ABC cirka fem bygninger pr regnskapsår basert på tidligere aktivitetsnivåer. Selskapet avstemmer regnskapet hvert år for å se etter eventuelle avvik. I år er det estimerte beløpet for den forventede kontosaldoen redusert med et betydelig beløp.

Basert på tidligere regnskapsaktivitet og kjøp, bør estimatet for leverandørgjeld være 5 millioner dollar. Den faktiske gjeldsbalansen er 48 millioner dollar for året, noe som er et stort avvik i balansen.

Regnskapsføreren i selskapet ABC gjennomgår balansen og finner ut at bokføreren skrev inn et ekstra null på slutten av regnskapet sitt ved et uhell. Regnskapsføreren justerer leverandørgjeld til 4,8 millioner dollar, som er det omtrentlige beløpet for de estimerte leverandørgjeldene.

Grunner til å forene bankuttalelser

Bankavstemming er en veldig viktig oppgave for ethvert selskap. For små bedrifter er hovedmålet med å forene kontoutskriften din å sikre at balansen i virksomheten din og bankens balanse stemmer overens. Det hjelper deg også med å administrere og overvåke kontantstrømmen din.

Her er noen andre grunner til at bedrifter bør avstemme kontoutskriften hver måned:

• Identifiser svindel: Tegn på svindel bør være din første prioritet når du avstemmer transaksjoner på bankkontoen din. Var for eksempel legitime kontroller som du utstedte duplisert eller endret? Ble sjekker utstedt uten autorisasjon? Var det uautoriserte overføringer ut av kontoen? Har kontoen manglende innskudd?
• Valider dataoppføring: Ved å forene kontoutskriftene kan du identifisere eventuelle uregelmessigheter, for eksempel å skrive inn feil beløp, duplisere oppføringer og andre feil i oppføringen av data.
• Bekreft nøyaktigheten i regnskapet: Det er sjelden, men banker kan gjøre feil. Å forene kontoutskriftene dine er en måte å bekrefte at regnskapet ditt samsvarer med bankens kontoutskrift.
• Nøyaktig skatterapportering: For å generere en korrekt selvangivelse, må du forene kontoutskriftene dine.
• Kontrollerer tyveri: Avstemming av kontoutskrifter kan også forhindre at ansatte eller andre personer stjeler fra din bedrift.

Generelt kan avstemming av kontoutskrifter hjelpe deg med å identifisere eventuelle uvanlige transaksjoner som kan skyldes svindel eller regnskapsfeil. Denne prosessen kan utføres formelt eller uformelt.

Dette gjelder for både bedrifter og enkeltpersoner, som begge bør verifisere hver transaksjon individuelt, sørge for at beløpene samsvarer perfekt, og hvis ikke, notere eventuelle forskjeller som trenger ytterligere etterforskning.

Konsekvenser av ikke å forene din kontoutskrift

Hvis det er noen forskjeller mellom kontoene og beløpene, må disse forskjellene forklares. Ved å forene kontoutskriftene kan du identifisere problemer før de går ut av kontroll.

Viktigst av alt, å forene dine kontoutskrifter hjelper deg med å fange svindel før det er for sent. Det er viktig å huske på at forbrukere har mer beskyttelse under føderal lov når det gjelder bankkontoer enn virksomheter. Så det er spesielt viktig for bedrifter å oppdage enhver uredelig eller mistenkelig aktivitet tidlig - de kan ikke alltid stole på at banken dekker svindel eller feil på kontoen sin.

Bunnlinjen

Å forene dine kontoutskrifter betyr ganske enkelt å sammenligne dine interne finansielle poster med postene som banken har gitt deg. Denne prosessen er viktig fordi den sikrer at du kan identifisere uvanlige transaksjoner forårsaket av svindel eller regnskapsfeil. Som bedrift kan praksisen også hjelpe deg med å håndtere kontantstrømmen din og oppdage ineffektivitet.

Vanlige spørsmål om avstemning av kontoutskrift

Hva er trinnene for å forene en bankoppgave?

Det første trinnet i bankavstemming er å sammenligne virksomhetens oversikt over transaksjoner og saldo med ditt månedlige kontoutskrift. Sørg for at du bekrefter hver transaksjon individuelt; Hvis beløpene ikke akkurat stemmer overens, vil disse forskjellene trenge ytterligere undersøkelser.

Hvis noe ikke stemmer, bør du følge et par forskjellige trinn. For det første er det noen åpenbare grunner til at det kan være avvik i kontoen din. Hvis du har skrevet en sjekk til en leverandør og redusert kontosaldoen i de interne systemene tilsvarende, kan banken din vise en høyere saldo til sjekken treffer kontoen din. På samme måte, hvis du ventet en elektronisk betaling på en måned, men det faktisk ikke ble klart før en dag før eller etter slutten av måneden, kan dette føre til avvik.

Sanne tegn på svindel inkluderer uautoriserte sjekker og manglende innskudd.

Når er den beste tiden å forene en kontoutskrift?

Det anbefales å avstemme kontoutskriftene dine minst månedlig. Noen bedrifter med et høyt volum eller de som jobber i bransjer der risikoen for svindel er høy, kan forene kontoutskriftene oftere (noen ganger til og med daglig).

Hva vises på en bankavstemming?

Noen virksomheter oppretter en bankavstemming for å dokumentere at de regelmessig avstemmer kontoer. Dette dokumentet oppsummerer bank- og forretningsaktivitet, og avstemmer foretakets bankkonto med dets finansielle poster. Bankavstemmingserklæringer bekrefter at betalinger er behandlet og kontantinnkrevinger er satt inn på en bankkonto.