Compreendendo 'Per Diem'

"Diária" ou diária é um valor fixo de reembolso pago aos funcionários por hospedagem diária, refeições e despesas incidentais incorridas durante viagens de negócios. As taxas são definidas a cada ano pela Administração de Serviços Gerais (GSA) para destinos dentro dos Estados Unidos Continentais; taxas não estrangeiras (por exemplo, Alasca, Havaí, Porto Rico e Guam) são definidas pelo Departamento de Defesa e taxas estrangeiras (em qualquer lugar fora dos EUA e seus territórios) são estabelecidas pelo Estado Departamento.

Se você viaja a negócios ou tem funcionários que viajam, é importante entender as diárias, que oferece uma alternativa ao reembolso com base em registros detalhados de despesas e exige menos elaboração escrituração contábil. Aqui, respondemos a perguntas que você possa ter sobre o per diem, como funciona e o que envolve em termos de impostos.

O que a diária cobre?

O GSA divide as taxas diárias em duas categorias:

• Refeições e despesas acessórias (M&IE)
• Alojamento

Refeições e despesas acessórias

A categoria de refeições e despesas acessórias (M&IE) cobre todas as refeições (café da manhã, almoço e jantar), serviço de quarto, lavanderia, secar limpeza, passagem de roupas e taxas e gorjetas para as pessoas que prestam serviços, como garçonetes e bagagens operadoras.As taxas diárias para refeições variam de acordo com o local e são categorizadas em seis níveis.

As principais cidades normalmente têm o nível máximo de diária de US $ 76; cidades menores que hospedam viagens de negócios substanciais têm diárias que ficam entre os níveis 2 e 5 ($ 56 a $ 71). As áreas que normalmente não são visitadas por viajantes a negócios terão a tarifa mínima de $ 55.

Despesas de hospedagem

A categoria hospedagem abrange acomodações para pernoites, como hotéis, motéis, pousadas, resorts e apartamentos. Uma taxa diária separada é definida para M&IE e hospedagem para cada local. Por exemplo, para o ano fiscal de 2020, as taxas diárias para Atlanta variam entre $ 157 e $ 156 para hospedagem e $ 66 para M&IE.Para Chicago, as taxas de hospedagem variam entre US $ 125 e US $ 229, dependendo do mês, e a diária de M&IE é de US $ 76.

Por que as taxas diferem por local

As taxas diárias são baseadas em uma área custo de vida. As taxas diárias em grandes cidades, como Chicago, Nova York e Los Angeles são mais altas do que em áreas não metropolitanas porque os bens e serviços em cidades maiores geralmente são mais caros. As taxas de hospedagem também podem variar por mês em resposta a oferta e procura.A diária mais alta de hospedagem na cidade de Nova York, por exemplo, coincide com o outono, a estação que mais atrai turistas e viajantes a negócios.As taxas diárias são atualizadas anualmente e entram em vigor em outubro 1, o primeiro dia do ano fiscal do governo federal.

Encontrar taxas para cada local

Pergunte ao seu empregador Recursos Humanos ou departamento de contabilidade para taxas específicas, ou procure as informações visitando o Site GSA, onde você pode pesquisar por cidade, estado ou código postal do ano fiscal atual (outubro 1 a setembro 30). Se você deseja visualizar o próximo ano fiscal ou qualquer outro ano desde 1997, pesquise por estado e selecione o ano apropriado no menu suspenso. Clique em "Encontrar taxas diárias" para ver os resultados, que são divididos por destino principal, condado, alojamento máximo por mês e refeições e despesas acessórias (M&IE).

Se você pesquisar uma área que não é coberta por tabelas GSA (por exemplo, Havaí, que não faz parte dos Estados Unidos Continentais), dois links aparecerão para direcioná-lo para o site apropriado: o Departamento de Defesa para viagens não estrangeiras (Alasca, Havaí, Porto Rico e Guam) e o Departamento de Estado para todos os estrangeiros destinos.

A taxa diária padrão

Uma taxa padrão de $ 55 por dia para M&IE e uma taxa padrão de $ 96 por dia para hospedagem (o ano fiscal de 2020) se aplica a qualquer local que não tenha uma taxa especificada nas tabelas GSA. Isso é válido para todos os estados do continente americano.

Uso de taxas GSA pelo empregador

Embora a maioria das empresas use as taxas diárias definidas pelo GSA, elas podem usar métodos alternativos de reembolso. Por exemplo, os empregadores podem usar o método alto-baixo do IRS, que estabelece uma taxa fixa diária para locais de alto custo (por exemplo, Nova York, Chicago e Distrito de Columbia) e uma taxa fixa para todos os outros Localizações. Para viagens a partir de outubro 1º de 2019, a tarifa é de $ 297 ($ 71 se M&IE apenas) para viagens para qualquer área de alto custo e $ 200 ($ 60 M&IE) para viagens para qualquer outro local nos Estados Unidos Continental.

Impostos sobre reembolsos de diárias

Pagamentos diários não são considerados salários - e, portanto, não tributáveis ​​- desde que atendam a certas condições. Você estará sujeito a impostos se alguma das seguintes condições for verdadeira:

• O pagamento é mais do que a taxa per diem federal permitida
• Você não apresentou um relatório de despesas ao seu empregador
• Seu relatório de despesas não incluiu a data, hora, local, valor e finalidade comercial da despesa
• Seu empregador deu a você uma diária e não exigiu um relatório de despesas.

Se alguma das situações acima for verdadeira, seu per diem será considerado salário e estará sujeito a imposto de Rendaretendo e impostos sobre a folha de pagamento.O valor será informado pelo seu empregador em seu Formulário W-2. Se for apenas que sua diária estava acima da diária federal permitida, apenas o valor excedente será considerado salário.

Para comprovar sua viagem e despesas relacionadas, você deverá manter um registro que inclua os dias em que viajou a negócios, onde esteve e o propósito de negócio da viagem. Observação: se sua viagem de negócios durar mais de um ano em um local, mesmo que envolva duas ou mais atribuições separadas, você pode não ser elegível para impostos isenção de acordo com as regras do imposto per diem.Para evitar consequências fiscais desfavoráveis, consulte o seu conselheiro fiscal antes de embarcar em uma longa viagem de negócios.

Diárias como alternativa salarial

Como os pagamentos de diárias não são tributáveis, algumas pessoas podem levantar a questão: "Posso aceitar um salário mais baixo com diárias em vez de um salário mais alto sem diem? "A resposta é" não ". As políticas de per diem não podem ser criadas de uma maneira que permita que o que deve ser travado seja rotulado como outra coisa - neste caso, por diem.

The Bottom Line

Os pagamentos diários fornecem reembolso aos funcionários que viajam a negócios. As tarifas variam de acordo com o local e a época do ano e são divididas em duas categorias: hospedagem e alimentação e despesas extras (M&IE). Contanto que seus pagamentos não excedam a taxa diária máxima federal, eles não são tributáveis; se os pagamentos diários excederem os limites federais, qualquer excesso será tributado como renda normal.

As taxas de per diem podem mudar anualmente e as leis de impostos de per diem podem ser complicadas. Consulte um especialista em impostos qualificado se tiver dúvidas ou preocupações sobre a política de diárias de sua empresa.