Definiție cheltuieli accidentale (IE)

Ce sunt cheltuielile accidentale (IE)?

Cheltuielile accidentale, cunoscute și sub numele de accidente, sunt gratuități și alte taxe minore sau costuri suportate în plus față de serviciul principal, elementul sau evenimentul plătit în timpul activităților comerciale.

Cheltuielile accidentale accesorii costurilor de transport, mese și cazare sunt obișnuite atunci când un angajat călătorește pentru afaceri. Un angajat care ia un taxi de la aeroport la hotel va suporta cheltuieli pentru taxiuri și hoteluri și, dacă este obișnuit la nivel local, va suporta cheltuieli accidentale cu sfaturi pentru șoferul de taxi și hotel personal.Cheltuielile accidentale pentru articole sau servicii, cum ar fi tunsori sau articole de toaletă, sunt probabil clasificate ca fiind personale, deoarece oricum ar fi fost necesare și plătite acasă.

Înțelegerea cheltuielilor accidentale

Cheltuielile accidentale și politicile și procedurile care le guvernează sunt adesea stabilite în manualul angajaților unei companii. Acolo, cheltuielile accesorii vor fi definite, clasificate ca de afaceri sau personale și limitate la cantitate, calitate sau suma în dolari. Sau a per diem rata poate fi stabilită și orice costuri peste aceasta trebuie să fie suportate de angajat. Procedurile companiei pentru rambursare pot necesita cheltuieli accidentale care trebuie plătite de angajați din buzunar sau de pe un card de credit al companiei sau în numerar mic.

Aceste proceduri ar trebui să faciliteze urmărirea cheltuielilor accesorii în scopuri contabile și fiscale. Angajații trebuie să țină evidențe detaliate ale fiecărei achiziții. Angajații ar trebui să rezume aceste înregistrări într-un raport de cheltuieli susținut de chitanțe efective care să ateste plata și să le transmită companiei. Cheltuielile accidentale plătite din fondurile personale ale angajaților ar trebui rambursate prin cecuri independente, astfel încât să fie clar că plățile sunt rambursări și nu venituri către angajați.

Mese și cheltuieli accidentale

Cheltuielile accidentale sunt deductibile, sub rezerva limitei de 50% atunci când sunt plătite fără rambursare în legătură cu călătoria pentru afaceri, pentru investiții sau proprietăți care produc venituri sau pentru calificare educațională, medicală sau caritabilă scopuri.

Cinci metode pot fi folosite pentru a calcula costurile mesei și cheltuielilor accesorii (M&IE):

1. Metoda costului real
2. Metoda standard a indemnizației de masă
3. Indemnizația de călătorie per diem conform metodei planurilor responsabile
4. Metoda High-Low
5. Metoda numai cheltuielilor accesorii.

Disponibilitatea unei metode depinde în totalitate de faptele și circumstanțele specifice. Prima metodă, costul real, oferă o rambursare directă a cheltuielilor de călătorie justificate. Cele patru metode rămase oferă tarife diurne inclusiv pentru a acoperi costurile specificate.

Rata standard a indemnizației de masă acoperă costul tuturor meselor, room service, spălătorie, curățătorie chimică și presarea hainelor și taxe și sfaturi pentru persoanele care furnizează servicii, cum ar fi servere pentru alimente și bagaje manipulatori.Indemnizația zilnică la rata zilnică federală și cea mai mică la o rată stabilită de IRS acoperă toate mesele, cazarea și cheltuielile accesorii. Rata cheltuielilor accesorii de 5 USD pe zi acoperă cheltuielile accidentale și poate fi utilizată numai atunci când nu s-au plătit sau nu au fost suportate cheltuieli de masă și nu a fost utilizată indemnizația de masă standard.

În scopul deducerii mesei și cheltuielilor accesorii (M&IE), cheltuielile accidentale sunt taxe și sfaturi date portarilor, transportatorilor de bagaje, personalului hotelului și personalului de pe nave. Cheltuielile accidentale nu includ cheltuielile cu rufele, curățarea și presarea hainelor, taxele de cazare, costurile telegramelor sau apelurilor telefonice, transportul între locurile de cazare sau de afaceri și locurile în care se iau mesele sau costul poștal al depunerii tichetelor de călătorie și al plății cardului de taxă sponsorizat de angajator facturări.

Tratamentul fiscal al incidentelor

Tratamentul fiscal al cheltuielilor accidentale plătite sau rambursate de către întreprinderi variază în funcție de tip și de contribuabil. În general, cheltuielile accesorii pot fi deductibile dacă sunt accesorii cheltuielilor comerciale obișnuite și necesare activităților lor comerciale, dacă sunt obișnuite și așteptate la nivel local și dacă sunt rezonabile în Cantitate.

Cadouri de afaceri

Cheltuielile accidentale accesorii costurilor cadourilor sunt obișnuite atunci când o companie dă cadouri clienților săi. O companie care oferă astfel de cadouri va suporta cheltuieli suplimentare pentru hârtie de ambalat, panglici, arcuri și livrare, în plus față de costul cadourilor subiacente.

Deductibilitatea cadourilor de afaceri

Cheltuieli accidentale cu cadouri de afaceri, cum ar fi ambalarea cadourilor, gravarea, ambalarea, expediere, asigurare sau altele conexe costurile care nu adaugă o valoare substanțială cadoului nu sunt luate în calcul la stabilirea limitei de deducere pentru cadourile de afaceri. Acesta este un lucru bun, deoarece deducerile pentru cadouri de afaceri sunt limitate la 25 USD per beneficiar în fiecare an fiscal. Orice cheltuială de peste 25 USD din orice cadou dat unui destinatar nu poate fi dedusă.

Accident sau furt

Cheltuielile accidentale aferente costului bunurilor deteriorate sau furate sunt obișnuite atunci când o companie se confruntă cu un accident sau furt comercial. Dacă o fabrică arde, compania care o deține va trebui să plătească pentru repararea sau înlocuirea fabricii și ar putea suporta, de asemenea cheltuieli accidentale, cum ar fi tratament medical pentru vătămări corporale, cheltuieli de mutare și depozitare sau închiriere pentru fabrică temporară spaţiu.

Deductibilitatea accidentului sau furtului

Cheltuieli accidentale pentru un accident sau furt, cum ar fi tratament medical pentru vătămări corporale, temporar locuințele, combustibilul, mutarea sau închirierea pentru locuințe temporare nu sunt deductibile ca pierderi de accidente.

Garda Națională și Călătoria Rezervei

Membrii Gărzii Naționale și ai Rezervei pot solicita o deducere peste linie din venitul brut până la rata federală diurnă pentru mese, cazare și cheltuieli accidentale de călătorie de peste 100 de mile cu o noapte peste noapte pentru a participa la Garda sau Rezervare întâlniri.

Formulare de declarație fiscală pentru accidente

Angajații deduc cheltuielile de călătorie legate de locurile de muncă în Anexa A din Formularul 1040, 1040A sau 1040EZ ca cheltuieli de loc de muncă și deduceri diverse detaliate, sub rezerva limitei de 2% din limita AGI. Membrii Gărzii Naționale și ai Rezervei raportează cheltuielile de călătorie de 100 de mile pe Linia 24 din Formularul 1040 ca o deducere peste linia din venitul brut.

Persoanele care desfășoară activități independente deduc cheltuielile de călătorie legate de locul de muncă ca cheltuieli de afaceri în anexa C din formularul 1040, 1040A sau 1040EZ. Întreprinderile, în funcție de clasificarea entității, deduc cheltuielile de călătorie ca cheltuieli de afaceri în Formularul 1120 sau 1120S sau Formularul 1065.

Întrebări frecvente privind incidentele

Cât de mult dețin hotelurile pe un card de credit pentru accidente?

În plus față de prețul camerei, majoritatea hotelurilor păstrează între 50 și 200 USD pe noapte pe cardul dvs. de credit pentru eventualele costuri suplimentare. Această reținere a cardului de credit trebuie eliminată în termen de 24 de ore de la ieșirea din hotel. Doar taxa finală va afecta utilizarea creditului; o reținere a cardului de credit nu va fi.

Câți bani ar trebui să bugetez pentru incidentele într-o vacanță?

The Administrarea serviciilor generale, o agenție guvernamentală americană, oferă un ghid localizat pentru cheltuielile cu cazare și masă în timpul călătoriilor de afaceri ale angajaților federali. Companiile private nu sunt obligate să utilizeze acest ghid, dar pot alege.

Care sunt costurile accidentale în construcții?

Incidentele sunt frecvente în industria construcțiilor. Acestea includ de obicei anumite cheltuieli legate de achiziționarea site-ului, clasificarea sau îmbunătățirea site-ului, mobilier original, echipamente, utilaje sau aparate, sau taxe profesionale de proiectare sau legale, asigurări în timpul construcției și administrative generale cheltuieli.