Како користити Екцел као главну књигу рачуноводства

Мицрософт Екцел је моћан алат који се може користити у многе сврхе. За мала предузећа са неколико трансакција, паметни власник предузећа може користити Екцел као замену за књиговодствени софтвер.

Екцел има све алате потребне за креирање и одржавање а Главна књига, али захтева добро разумевање основног рачуноводства и пажњу на детаље. За власнике предузећа који немају ресурсе за улагање у рачуноводствени софтвер, Екцел би могао бити добро место за почетак чувања рачуноводствене евиденције док се не купи рачуноводствени софтвер. Ово је смерница која ће вам помоћи да одредите како најбоље користити Екцел за рачуноводствене сврхе.

Коришћење програма Екцел као главне књиге

Важно је напоменути да се свако предузеће разликује једно од другог и да ће стога имати различите потребе за извештавањем. Први корак у успостављању процеса књиговодства је утврђивање које рачуноводствене метрике ће бити потребно укључити на основу врсте пословања.

Једноставно подешавање вођења евиденције прво треба да садржи колоне за датум трансакције, опис трансакције и позив на број, као што је

фактура или проверите бројеве. У следећим колонама биће наведени сви рачуни који ће се користити током године. Требало би пажљиво размислити о избору рачуна, јер ће се касније тешко вратити назад и унети измене. С лева на десно, први наведени рачуни би требали бити биланс успеха рачуне, почевши од прихода и завршавајући са расходима. Следећи ће бити рачуни имовине, затим рачуни обавеза и на крају сви рачуни капитала.

Главна књига користи двојног књиговодство за праћење свих трансакција компаније, а важно је добро разумети овај концепт пре него што почнете да користите Екцел као главну књигу. Двоструко књиговодство се ослања на уношење задужења и кредита за трансакцију, тако да се књиге на крају уравнотеже.

Двоструко књиговодство у Екцелу

Ако се ради о новој компанији, прва трансакција ће вероватно бити капитал уложен у компанију. Као пример, рецимо ан предузетник по имену Јане одлучује да отвори машинску радњу. Она има 750.000 долара од уштеђевине за покретање посла и отвара текући рачун у локалној банци средствима која је уштедела.

Користећи концепте двоструког књиговодства, Јане зна да ће ова трансакција повећати приход компаније готовински рачун (унос задужења) и биће надокнађен повећањем власничког рачуна капитала (унос кредита). У овом Екцеловом систему, све уносе задужења треба евидентирати као позитивне вредности, док све уносе кредита треба евидентирати са негативним вредностима.

У овом примеру, Јане треба да унесе датум трансакције и опис као што је „Капитална инвестиција“ у први ред табеле. Затим ће ставити позитиван унос од 750.000 УСД у колону „Готовина“ у табели, а негативан унос од 750.000 УСД у колону „Власнички капитал“ табеле. Да би верификовала бројеве, Јане би требало да користи Екцел формулу збира како би се уверила да сви уноси у сваком реду износе нула долара.

Одатле ће Јане наставити да уноси ред за сваку трансакцију. Ако купује опрему готовином компаније, Јане ће ући у трансакцију како би приказала задужење, или позитиван унос, у колону рачуна „Опрема“, а кредит, или негативан унос, на рачун „Готовина“ колона. Ако клијенту продаје услуге машинске обраде, евидентирала би кредит на рачуну „Приход“, а задужење на рачуну „Власнички капитал“.

Коначно, укупан износ за сваку колону рачуна треба сабрати на дну табеле. Збир свих рачуна прихода може се сабрати како би се израчунао текући нето приход. Остале колоне које треба израчунати могу се конфигурисати по потреби, као што су укупна средства, укупне обавезе, и укупног капитала.

Доња граница

За вођење посла потребна је огромна количина рачуноводства, чему се најбоље служи коришћењем рачуноводственог софтвера. Ако ово није опција за власника предузећа, употреба програма Мицрософт Екцел је добра алтернатива. Појединац који води рачуноводствене евиденције за предузеће треба да се разуме у рачуноводство појмове и технике и разумети различите алате у програму Екцел за стварање тачног рачуноводства уноси. Када посао расте, препоручује се користите одговарајући рачуноводствени софтвер.