Увод у рачуноводствене информационе системе - АИС

Ан рачуноводствени информациони систем (АИС) је структура коју предузеће користи за прикупљање, складиштење, управљање, обраду, преузимање и извештавање о својим финансијским подацима како би се могло користе рачуновође, консултанти, пословни аналитичари, менаџери, главни финансијски службеници (ревизори, регулатори и порези) агенције.

Посебно обучени рачуновође дубински раде са АИС-ом како би осигурали највећи ниво тачности у финансијским трансакцијама компаније и вођење евиденције, као и да финансијски подаци буду лако доступни онима којима је легитимно потребан приступ-а да притом подаци буду нетакнути и сигуран.

Разумевање рачуноводствених информационих система (АИС)

Рачуноводствени информациони систем је начин праћења свих рачуноводствених и пословних активности предузећа. Рачуноводствени информациони системи се генерално састоје од шест примарних компоненти: људи, процедура и упутстава, података, софтвера, инфраструктуре информационих технологија и унутрашњих контрола. У наставку је детаљно представљен приказ сваке компоненте.

1. АИС Пеопле

Људи у АИС -у су корисници система. АИС помаже различитим одељењима у компанији да раде заједно. Професионалци који ће можда морати да користе АИС организације укључују:

• Рачуновође
• Консултанти
• Пословни аналитичари
• Менаџери
• Главни финансијски службеници
• Ревизори

На пример, менаџмент може успоставити продајне циљеве за које особље тада може наручити одговарајућу количину залиха. Налог о попису обавештава рачуноводство о новој плативој новчаници. Када се продаја врши у предузећу, људи и одељења укључени у процес продаје могу укључивати следеће:

1. Продавци уносе наруџбе купаца у АИС.
2. Рачуноводствене рачуне или шаље фактура купцу.
3. Складиште саставља поруџбину.
4. Одељење за отпрему шаље наруџбину купцу.
5. Рачуноводство добија обавештење о новом потраживања, који је УНД од купца који се обично плаћа у року од 30, 60 или 90 дана.
6. Служба за кориснике прати наруџбине и пошиљке купаца.
7. Руководство користи АИС за креирање извештаја о продаји и анализу трошкова, која може укључивати залихе, испоруку и трошкове производње.

Са добро осмишљеним АИС-ом, сви у организацији могу приступити истом систему и дохватити исте информације. АИС такође поједностављује процес извештавања информација људима изван организације, када је то потребно.

На пример, консултанти би могли да користе информације у АИС -у за анализу ефикасности структуре цена компаније гледајући податке о трошковима, подацима о продаји и приходима. Такође, ревизори може користити податке за процену унутрашњих контрола компаније, финансијског стања и усклађености са прописима као што су Сарбанес-Оклеи закон (СОКС).

АИС би требао бити дизајниран тако да задовољи потребе људи који ће га користити. Систем би такође требао бити једноставан за употребу и требало би да се побољша, а не да омета ефикасност.

2. Поступци и упутства

Поступак и упутства АИС -а су методе које користи за прикупљање, складиштење, преузимање и обраду података. Ове методе су ручне и аутоматизоване. Подаци могу доћи и из унутрашњих извора (на пример, запослених) и из спољних извора (на пример, онлајн наруџбине купаца). Поступци и упутства биће кодирани у АИС софтвер. Међутим, процедуре и упутства такође треба "кодирати" у запослене кроз документацију и обуку. Да би биле ефикасне, процедуре и упутства се морају доследно поштовати.

3. АИС подаци

АИС мора имати структуру базе података за складиштење информација, као што је структурирани језик упита (СКЛ), који је рачунарски језик који се обично користи за базе података. СКЛ дозвољава да се подацима који се налазе у АИС -у манипулише и преузима ради извештавања. АИС -у ће такође бити потребни различити екрани за унос података за различите типове корисника система и унос података, као и различите излазне формате за задовољавање потреба различитих корисника и различитих врста информације.

Подаци садржани у АИС -у су сви финансијски подаци релевантни за пословну праксу организације. Сви пословни подаци који утичу на финансије компаније требало би да се унесу у АИС.

Врста података укључених у АИС зависи од природе посла, али се може састојати од следећег:

• Налози за продају
• Изводи о наплати купаца
• Извештаји о анализи продаје
• Захтеви за куповину
• Фактуре добављача
• Проверите регистре
• Главна књига
• Подаци о залихама
• Подаци о платном списку
• Мерење времена
• Пореске информације

Подаци се могу користити за припрему рачуноводствених извештаја и финансијских извештаја, укључујући старење потраживања, амортизација или распони амортизације, а пробни биланс, и биланс успеха. Поседовање свих ових података на једном месту-у АИС-у-олакшава вођење евиденције, извештавање, анализу, ревизију и доношење одлука предузећа. Да би подаци били корисни, морају бити потпуни, тачни и релевантни.

С друге стране, примери података који не би ушли у АИС укључују белешке, преписку, презентације и приручнике. Ови документи могу имати тангенцијални однос према финансијама компаније, али, искључујући стандардне фусноте, они заправо нису део вођења финансијске евиденције компаније.

4. АИС софтвер

Софтверска компонента АИС -а су рачунарски програми који се користе за складиштење, преузимање, обраду и анализу финансијских података компаније. Пре него што су постојали рачунари, АИС је био ручни систем на папиру, али данас већина компанија користи рачунарски софтвер као основу АИС-а. Мала предузећа могу користити Интуитове Куицкбоокс -ове или Саге'с Саге 50 Аццоунтинг, али постоје и друге. Мала и средња предузећа могу користити биљни сок'с Бусинесс Оне.Средња и велика предузећа могу да користе Мицрософт Динамицс ГП, Саге Гроуп МАС 90 или МАС 200, Орацле ПеоплеСофт или Епицор Финанциал Манагемент.   

Квалитет, поузданост и сигурност кључне су компоненте ефикасности АИС софтвер. Менаџери се ослањају на информације које износе за доношење одлука у компанији, а потребне су им и квалитетне информације за доношење здравих одлука.

АИС софтверски програми могу се прилагодити тако да задовоље јединствене потребе различитих врста предузећа. Ако постојећи програм не задовољава потребе компаније, софтвер се такође може развити интерно значајан допринос крајњих корисника или их може развити независна компанија посебно за организација. Систем би чак могао бити поверен специјализованој компанији.

За компаније којима се јавно тргује, без обзира на то који софтверски програм и могућности прилагођавања предузеће изабере, прописи Сарбанес-Оклеи-а донекле ће диктирати структуру АИС-а. То је зато што се успостављају прописи СОКС интерне контроле и ревизорске процедуре које јавна предузећа морају да поштују.

5. ИТ инфраструктура

Инфраструктура информационе технологије је само отмени назив за хардвер који се користи за рад рачуноводственог информационог система. Већина ових хардверских ставки које би предузеће ионако морало имати и могу укључивати следеће:

• Рачунари
• Мобилни уређаји
• Сервери
• Штампачи
• Заштите од пренапона
• Рутери
• Медији за складиштење
• Резервно напајање

Осим трошкова, фактори које треба узети у обзир при одабиру хардвера укључују брзину, способност складиштења и могућност да се он прошири и надогради.

Можда најважније, хардвер одабран за АИС мора бити компатибилан са предвиђеним софтвером. У идеалном случају, он не би био само компатибилан, већ оптималан - незграпан систем ће бити много мање користан од брзог. Један од начина на који предузећа могу лако испунити захтеве компатибилности хардвера и софтвера је куповина система „кључ у руке“ који укључује и хардвер и софтвер који су потребни предузећу. Куповина система "кључ у руке" теоретски значи да ће предузеће добити оптималну комбинацију хардвера и софтвера за свој АИС.

Добар АИС такође треба да садржи план за одржавање, сервисирање, замену и надоградњу компоненти хардвера систем, као и план одлагања поквареног и застарелог хардвера, тако да су осетљиви подаци у потпуности уништен.

6. Интерне контроле

Унутрашње контроле АИС -а су сигурносне мере које садржи ради заштите осетљивих података. Оне могу бити једноставне попут лозинки или сложене попут биометријске идентификације. Биометријски сигурносни протоколи могу укључивати чување људских карактеристика које се не мењају током времена, као што су отисци прстију, глас и препознавање лица.

АИС мора имати интерне контроле ради заштите од неовлашћеног приступа рачунару и ограничавања приступа овлашћеним корисницима, што укључује и неке кориснике унутар компаније. Такође мора спречити неовлашћени приступ датотекама појединаца којима је дозвољен приступ само одабраним деловима система.

АИС садржи поверљиве информације које не припадају само компанији, већ и њеним запосленима и клијентима. Ови подаци могу укључивати:

• Бројеви социјалног осигурања
• Информације о платама и особљу
• Бројеви кредитних картица
• Кориснички информације
• Финансијски подаци компаније
• Финансијске информације добављача и продаваца

Сви подаци у АИС -у требају бити шифрирани, а приступ систему треба евидентирати и надзирати. Системска активност такође треба да се може пратити.

АИС -у су такође потребне интерне контроле које га штите од рачунарских вируса, хакера и других унутрашњих и спољних претњи безбедност мреже. Такође мора бити заштићен од природних катастрофа и пренапона који могу узроковати губитак података.

Примери рачуноводствених информационих система у стварном свету

Добро осмишљен АИС омогућава несметаном свакодневном пословању, док лоше дизајниран АИС може ометати његов рад. Трећа употреба АИС -а је да се, када је предузеће у невољи, подаци у његовом АИС -у могу користити за откривање приче о томе шта је пошло по злу. Случајеви ВорлдЦом и Лехман Бротхерс наведи два примера.

ВорлдЦом

Године 2002. интерни ревизори ВорлдЦом -а, Еугене Морсе и Цинтхиа Цоопер, користили су АИС компаније да открију скоро 4 милијарде долара лажних алокација трошкова и других рачуноводствених ставки.Њихова истрага довела је до укидања финансијског директора Сцотта Сулливана, као и нових законодавство-члан 404 Сарбанес-Оклеи закона, који регулише унутрашње финансијско пословање компанија контроле и процедуре. 

Лехман Бротхерс

Приликом истраживања узрока Лехмановог колапса, преглед његових АИС -а и других система података био је кључна компонента, заједно са прикупљањем докумената и прегледом, те интервјуима са свједоцима. Потрага за узроцима неуспеха компаније "захтевала је опсежну истрагу и преглед Лехмановог пословања, вредновање, финансијски, рачуноводствени и други системи података “, према извештају испитивача од девет свезака од 2.200 страница.

Лехманови системи пружају пример како АИС треба да функционише не бити структуриран. Испитивач Антон Р. Валукасов извештај наводи: „У време свог стечај подносећи, Лехман је одржао закрпу од преко 2.600 софтверских система и апликација... Многи Лехманови системи били су тајни, застарели или нестандардни. "

Испитивач је одлучио да усредсреди своје напоре на 96 система који су се чинили најрелевантнијим. Ово испитивање је захтевало обуку, учење и покушаје и грешке само да би се научило како се користе системи.

Валукасов извештај је такође приметио, „Лехманови системи су били веома међузависни, али њихове односе је било тешко дешифровати и нису били добро документовани. Било је потребно изузетних напора да се ови системи распетљају да би се добиле потребне информације. "

Доња граница

Шест компоненти АИС -а заједно раде како би помогле кључни запослени прикупљају, чувају, управљају, обрађују, преузимају и пријављују своје финансијске податке. Ефикасан и тачан добро развијен и одржаван рачуноводствени информациони систем неопходна је компонента успешног пословања.