Muhasebe Bilgi Sistemlerine Giriş – AIS

Bir Muhasebe bilgi sistemi (AIS), bir işletmenin finansal verilerini toplamak, depolamak, yönetmek, işlemek, almak ve raporlamak için kullandığı bir yapıdır. muhasebeciler, danışmanlar, iş analistleri, yöneticiler, baş mali görevliler (CFO'lar), denetçiler, düzenleyiciler ve vergi tarafından kullanılır ajanslar.

Özel eğitimli muhasebeciler, bir şirketin finansal işlemlerinde en yüksek düzeyde doğruluğu sağlamak için AIS ile derinlemesine çalışır ve kayıt tutmanın yanı sıra, yasal olarak erişme ihtiyacı duyanlar için finansal verileri kolayca erişilebilir hale getirmenin yanı sıra, tüm bunları verileri olduğu gibi tutarken ve güvenli.

Muhasebe Bilgi Sistemlerini (AIS) Anlamak

Bir muhasebe bilgi sistemi, bir şirketin tüm muhasebe ve ticari faaliyetlerini izlemenin bir yoludur. Muhasebe bilgi sistemleri genellikle altı ana bileşenden oluşur: insanlar, prosedürler ve talimatlar, veri, yazılım, bilgi teknolojisi altyapısı ve iç kontroller. Aşağıda her bir bileşenin ayrıntılı bir dökümü bulunmaktadır.

1. AIS İnsanları

Bir AIS'deki insanlar sistem kullanıcılarıdır. Bir AIS, bir şirket içindeki farklı departmanların birlikte çalışmasına yardımcı olur. Bir kuruluşun AIS'sini kullanması gerekebilecek profesyoneller şunları içerir:

• muhasebeciler
• danışmanlar
• İş analistleri
• Yöneticiler
• Baş finans görevlileri
• Denetçiler

Örneğin yönetim, personelin uygun miktarda envanter sipariş edebileceği satış hedefleri belirleyebilir. Stok siparişi, yeni bir borcu muhasebe departmanına bildirir. Bir işletmede satış yapıldığında, satış sürecine dahil olan kişi ve departmanlar aşağıdakileri içerebilir:

1. Satış görevlileri, müşteri siparişlerini AIS'ye girer.
2. Muhasebe faturaları veya bir fatura müşteriye.
3. Depo siparişi birleştirir.
4. Sevkiyat departmanı siparişi müşteriye gönderir.
5. Muhasebe departmanına yeni bir bilgi verilir. alacak hesaplarıgenellikle 30, 60 veya 90 gün içinde ödenen müşteriye ait bir IOU'dur.
6. Müşteri hizmetleri departmanı, siparişi ve müşteri gönderilerini takip eder.
7. Yönetim, satış raporları oluşturmak ve envanter, nakliye ve üretim maliyetlerini içerebilen maliyet analizi yapmak için AIS'yi kullanır.

İyi tasarlanmış bir AIS ile bir kuruluştaki herkes aynı sisteme erişebilir ve aynı bilgileri alabilir. Bir AIS, gerektiğinde organizasyon dışındaki kişilere bilgi raporlama sürecini de basitleştirir.

Örneğin danışmanlar, maliyet verilerine, satış verilerine ve gelire bakarak şirketin fiyatlandırma yapısının etkinliğini analiz etmek için bir AIS'deki bilgileri kullanabilir. Ayrıca, denetçiler bir şirketin iç kontrollerini, mali durumunu ve aşağıdakiler gibi düzenlemelere uygunluğunu değerlendirmek için verileri kullanabilir. Sarbanes-Oxley Kanunu (SOX).

AIS, onu kullanacak kişilerin ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde tasarlanmalıdır. Sistem ayrıca kullanımı kolay olmalı ve verimliliği engellememeli, iyileştirmelidir.

2. Prosedürler ve Talimatlar

Bir AIS'nin prosedürü ve talimatları, veri toplamak, depolamak, almak ve işlemek için kullandığı yöntemlerdir. Bu yöntemler hem manuel hem de otomatiktir. Veriler hem dahili kaynaklardan (örneğin çalışanlar) hem de harici kaynaklardan (örneğin müşterilerin çevrimiçi siparişleri) gelebilir. Prosedürler ve talimatlar AIS yazılımına kodlanacaktır. Ancak prosedürler ve talimatlar da dokümantasyon ve eğitim yoluyla çalışanlara "kodlanmalıdır". Etkili olması için prosedürler ve talimatlar tutarlı bir şekilde takip edilmelidir.

3. AIS Verileri

Bir AIS, veritabanları için yaygın olarak kullanılan bir bilgisayar dili olan yapılandırılmış sorgu dili (SQL) gibi bilgileri depolamak için bir veritabanı yapısına sahip olmalıdır. SQL, AIS'deki verilerin manipüle edilmesine ve raporlama amacıyla alınmasına izin verir. AIS ayrıca farklı sistem kullanıcıları ve veri girişi türleri için çeşitli giriş ekranlarına ihtiyaç duyacaktır. farklı kullanıcıların ve çeşitli türlerin ihtiyaçlarını karşılamak için farklı çıktı biçimlerinin yanı sıra bilgi.

Bir AIS'de yer alan veriler, kuruluşun iş uygulamalarıyla ilgili tüm finansal bilgilerdir. Şirketin mali durumunu etkileyen tüm iş verileri bir AIS'ye girmelidir.

Bir AIS'ye dahil edilen verilerin türü, işin doğasına bağlıdır, ancak aşağıdakilerden oluşabilir:

• Satış siparişleri
• Müşteri fatura beyanları
• Satış analiz raporları
• Satın alma talepleri
• Satıcı faturaları
• Kayıtları kontrol et
• Genel muhasebe
• Envanter verileri
• Bordro bilgileri
• Zaman İşleyişi
• Vergi bilgisi

Veriler, alacak hesaplarının yaşlandırılması dahil olmak üzere muhasebe tabloları ve finansal raporlar hazırlamak için kullanılabilir, amortisman veya amortisman programları, a geçici mizan, ve bir kar ve zarar tablosu. Tüm bu verilerin AIS'de tek bir yerde bulunması, bir işletmenin kayıt tutma, raporlama, analiz, denetim ve karar verme faaliyetlerini kolaylaştırır. Verilerin faydalı olması için eksiksiz, doğru ve alakalı olması gerekir.

Öte yandan, bir AIS'ye girmeyecek veri örnekleri arasında notlar, yazışmalar, sunumlar ve kılavuzlar bulunur. Bu belgelerin şirketin mali durumuyla teğetsel bir ilişkisi olabilir, ancak standart dipnotlar hariç, bunlar şirketin mali kayıtlarının gerçekten bir parçası değildir.

4. AIS Yazılımı

Bir AIS'nin yazılım bileşeni, şirketin finansal verilerini depolamak, almak, işlemek ve analiz etmek için kullanılan bilgisayar programlarıdır. Bilgisayarlar olmadan önce AIS manuel, kağıt tabanlı bir sistemdi, ancak bugün çoğu şirket bilgisayar yazılımını AIS'nin temeli olarak kullanıyor. Küçük işletmeler, Intuit'in Quickbook'larını veya Sage's Sage 50 Accounting'i kullanabilir, ancak başkaları da var. Küçük ve orta ölçekli işletmeler kullanabilir SAPİş Bir.Orta ve büyük ölçekli işletmeler Microsoft'un Dynamics GP'sini, Sage Group'un MAS 90'ını veya MAS 200'ü, Oracle'ın PeopleSoft'unu veya Epicor Financial Management'ı kullanabilir.   

Kalite, güvenilirlik ve güvenlik, etkili bir sistemin temel bileşenleridir. AIS yazılımı. Yöneticiler, şirket adına kararlar almak için onun ürettiği bilgilere güvenirler ve sağlam kararlar almak için yüksek kaliteli bilgilere ihtiyaç duyarlar.

AIS yazılım programları, farklı türdeki işletmelerin benzersiz ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde özelleştirilebilir. Mevcut bir program bir şirketin ihtiyaçlarını karşılamıyorsa, yazılım şirket içinde de geliştirilebilir. son kullanıcılardan önemli miktarda girdi veya özellikle üçüncü taraf bir şirket tarafından geliştirilebilir. organizasyon. Sistem, uzman bir şirkete dış kaynak olarak bile verilebilir.

Halka açık şirketler için, iş hangi yazılım programını ve özelleştirme seçeneklerini seçerse seçsin, Sarbanes-Oxley düzenlemeleri AIS'nin yapısını bir dereceye kadar belirleyecektir. Bunun nedeni, SOX düzenlemelerinin iç kontroller ve halka açık şirketlerin uyması gereken denetim prosedürleri.

5. IT altyapısı

Bilgi teknolojisi altyapısı, muhasebe bilgi sistemini çalıştırmak için kullanılan donanım için sadece süslü bir isimdir. Bir işletmenin zaten sahip olması gereken bu donanım öğelerinin çoğu aşağıdakileri içerebilir:

• bilgisayarlar
• Mobil cihazlar
• sunucular
• Yazıcılar
• Dalgalanma koruyucuları
• Yönlendiriciler
• Depolama ortamı
• Bir yedek güç kaynağı

Maliyete ek olarak, donanım seçiminde göz önünde bulundurulması gereken faktörler arasında hız, depolama kapasitesi ve genişletilip yükseltilemeyeceği yer alır.

Belki de en önemlisi, bir AIS için seçilen donanımın amaçlanan yazılımla uyumlu olması gerekir. İdeal olarak, sadece uyumlu değil, aynı zamanda optimal olacaktır - tıknaz bir sistem, hızlı bir sistemden çok daha az yardımcı olacaktır. İşletmelerin donanım ve yazılım uyumluluğu gereksinimlerini kolayca karşılayabilmelerinin bir yolu, işletmenin ihtiyaç duyduğu hem donanımı hem de yazılımı içeren anahtar teslim bir sistem satın almaktır. Anahtar teslimi bir sistem satın almak, teorik olarak işletmenin AIS'si için en uygun donanım ve yazılım kombinasyonunu alacağı anlamına gelir.

İyi bir AIS ayrıca donanım bileşenlerinin bakımı, servisi, değiştirilmesi ve yükseltilmesi için bir plan içermelidir. hassas verilerin tamamen ortadan kaldırılması için bozuk ve güncel olmayan donanımların imhası için bir planın yanı sıra yerlebir edilmiş.

6. İç Kontroller

Bir AIS'nin dahili kontrolleri, hassas verileri korumak için içerdiği güvenlik önlemleridir. Bunlar, parolalar kadar basit veya biyometrik tanımlama kadar karmaşık olabilir. Biyometrik güvenlik protokolleri, parmak izi, ses ve yüz tanıma gibi zamanla değişmeyen insan özelliklerinin saklanmasını içerebilir.

Bir AIS, yetkisiz bilgisayar erişimine karşı koruma sağlamak ve şirket içindeki bazı kullanıcılar da dahil olmak üzere yetkili kullanıcılarla erişimi sınırlamak için dahili kontrollere sahip olmalıdır. Ayrıca, sistemin yalnızca belirli bölümlerine erişmesine izin verilen kişilerin yetkisiz dosya erişimini de engellemelidir.

Bir AIS, yalnızca şirkete değil, aynı zamanda çalışanlarına ve müşterilerine de ait gizli bilgileri içerir. Bu veriler şunları içerebilir:

• Sosyal Güvenlik numaraları
• Maaş ve personel bilgileri
• Kredi kartı numaraları
• Müşteri Bilgileri
• Şirket finansal verileri
• Tedarikçilerin ve satıcıların finansal bilgileri

Bir AIS'deki tüm veriler şifrelenmeli ve sisteme erişim kaydedilmeli ve izlenmelidir. Sistem etkinliği de izlenebilir olmalıdır.

Bir AIS ayrıca kendisini bilgisayar virüslerinden, bilgisayar korsanlarından ve diğer dahili ve harici tehditlerden koruyan dahili kontrollere ihtiyaç duyar. ağ güvenliği. Ayrıca veri kaybına neden olabilecek doğal afetlerden ve güç dalgalanmalarından da korunmalıdır.

Muhasebe Bilgi Sistemlerinin Gerçek Dünya Örnekleri

İyi tasarlanmış bir AIS, bir işletmenin günlük olarak sorunsuz çalışmasına izin verirken, kötü tasarlanmış bir AIS, çalışmasını engelleyebilir. Bir AIS'nin üçüncü kullanımı, bir işletmenin başı belada olduğunda, AIS'sindeki verilerin neyin yanlış gittiğinin hikayesini ortaya çıkarmak için kullanılabilmesidir. vakaları WorldCom ve Lehman Kardeşler iki örnek veriniz.

WorldCom

2002 yılında, WorldCom'un iç denetçileri Eugene Morse ve Cynthia Cooper, şirketin AIS'sini kullanarak yaklaşık 4 milyar dolarlık dolandırıcılık harcama tahsislerini ve diğer muhasebe girişlerini ortaya çıkardı.Soruşturmaları, CFO Scott Sullivan'ın feshedilmesine yol açtı. mevzuat—Şirketlerin dahili mali durumunu düzenleyen Sarbanes-Oxley Yasası'nın 404. kontroller ve prosedürler. 

Lehman Kardeşler

Lehman'ın çöküşünün nedenlerini araştırırken, AIS ve diğer veri sistemlerinin gözden geçirilmesi, belge toplama ve inceleme ile tanık görüşmelerinin yanı sıra önemli bir bileşendi. Şirketin başarısızlığının nedenlerinin araştırılması "Lehman'ın faaliyet, ticaret, değerleme, finans, muhasebe ve diğer veri sistemleri", 2200 sayfalık, dokuz ciltlik denetçi raporuna göre.

Lehman'ın sistemleri, bir AIS'nin nasıl olması gerektiğine dair bir örnek sağlar. olumsuzluk yapılandırılmış olmak. Müfettiş Anton R. Valukas'ın raporunda, "Onun zamanında iflas dosyalama, Lehman 2.600'den fazla yazılım sistemi ve uygulamasından oluşan bir patchwork sürdürdü... Lehman'ın sistemlerinin çoğu gizemli, modası geçmiş veya standart dışıydı."

Denetçi, çabalarını en alakalı görünen 96 sisteme odaklamaya karar verdi. Bu sınav, sadece sistemlerin nasıl kullanılacağını öğrenmek için eğitim, çalışma ve deneme yanılma gerektiriyordu.

Valukas'ın raporu ayrıca, "Lehman'ın sistemleri son derece birbirine bağımlıydı, ancak ilişkilerinin deşifre edilmesi zordu ve iyi belgelenmedi. Gerekli bilgileri elde etmek için bu sistemleri çözmek olağanüstü çaba gerektirdi."

Alt çizgi

Bir AIS'nin altı bileşeni, yardımcı olmak için birlikte çalışır. kilit çalışanlar finansal verilerini toplamak, depolamak, yönetmek, işlemek, almak ve raporlamak. Verimli ve doğru, iyi geliştirilmiş ve sürdürülen bir muhasebe bilgi sistemine sahip olmak, başarılı bir işletmenin vazgeçilmez bir bileşenidir.