Що таке форма W-9 і як її використовують? Посібник

Підприємства використовують Форма W-9 IRS, Запит на ідентифікаційний номер платника податків та сертифікацію для отримання інформації від постачальників, яких вони наймають як незалежних підрядників (також називаються фрілансерами).Коли підприємство виплачує підряднику 600 доларів або більше протягом податкового року, воно має повідомити про ці виплати до Служби внутрішніх доходів (IRS), використовуючи інформаційну декларацію, що називається Форма 1099-MISC.Підприємства використовують назву, адресу та номер соціального страхування або податковий ідентифікаційний номер підрядники надають у формі W-9, щоб заповнити цю інформацію. Ні відправник, ні одержувач не повинні надсилати копію до IRS.

Підприємства, які наймають незалежних підрядників, не утримують податок на прибуток та не сплачують за них податки Medicare або соціального страхування незалежних підрядників, як вони роблять для своїх співробітників. Натомість підрядники несуть відповідальність за виконання цих зобов’язань. Тим не менш, IRS все ще хоче знати, скільки отримали ці підрядники, щоб переконатися, що вони сплачують борги, які їм заборгували, і

він використовує форму 1099-MISC для збору цієї інформації.Підприємства не надсилають форму W-9 до IRS.

Необхідна інформація у формі W-9

Форма W-9 запитує ім’я незалежного підрядника, назву підприємства (якщо воно відрізняється), суб’єкт господарювання (індивідуальне підприємство, партнерство, C корпорація, S корпорація, трест/майно, товариство з обмеженою відповідальністю або "інше") та податковий ідентифікаційний номер підприємства (або номер соціального страхування для індивідуальних підприємців, які не використовують окремий податковий номер).

Форма W-9 також просить особу, яка її заповнює, підтвердити, що вони не підлягають резервному утриманню. Більшість платників податків не є такими, але якщо вони є, компанії, яка наймає незалежного підрядника, доведеться утриматися податок на прибуток із сплати цього підрядника за фіксованою ставкою 24% (за податкові роки 2018–2025 рр.) та надсилає його до IRS.

Оскільки форма W-9 вимагає вказати податковий номер або номер соціального страхування, як особа, яка її заповнює, так і компанія отримуючи заповнену форму, необхідно ретельно охороняти її під час передачі та після отримання для захисту від ідентичності крадіжка.

Коли не слід заповнювати W-9

Незалежному підряднику, який отримає несподіваний W-9, слід вагатися, перш ніж заповнювати його та досліджувати, чи має запитувач законну причину просити цю форму. Фінансові установи іноді використовують форму W-9, щоб запитувати інформацію у клієнта, коли йому потрібно повідомити про дивіденди або проценти.Будьте обережні тут: Фінансова установа, ймовірно, вже має ваш податковий номер з моменту відкриття рахунку.

Інша ситуація, коли перед заповненням форми W-9 слід вагатися, це якщо компанія просить вас це зробити так і є ваш роботодавець, і ви повинні бути віднесені до категорії працівників, а не до незалежного підрядника. Різниця істотна.

Працівник чи незалежний підрядник?

Якщо ви працівник, ваш роботодавець утримуватиме податки на прибуток, утримуватиме та сплачуватиме податки на соціальне страхування та медичну допомогу, а також сплачуватиме податок на безробіття із вашої заробітної плати. Якщо ви незалежний підрядник, це не станеться. Це означає, що ви несете відповідальність за частку роботодавця у податках на соціальне страхування та медичну допомогу, і що ви не матимете права на компенсацію по безробіттю, якщо вас звільнять.

Недобросовісний або фінансово важкий роботодавець може спробувати віднести працівника до незалежного підрядника, щоб заощадити гроші. Якщо вас класифікують як незалежного підрядника, податкова "економія" вашого роботодавця вийде з вашої кишені як податок на самостійну працю. Ви також станете відповідальним за обчислення та сплату ваших приблизних податків чотири рази на рік і заповнення Додатку С під час подання річної податкової декларації.

Не завжди зрозуміло, чи є працівник найманим працівником чи незалежним підрядником, але загалом, тим більше контролювати бізнес над тим, що роблять робітники та як вони це роблять, тим більша ймовірність, що вони це роблять співробітників. Якщо ваше почуття павука починає поколюватись, коли хтось, хто вас найняв, називає вас незалежним підрядником, це хороший знак, і вам слід детальніше вивчити ситуацію. Почніть з перегляду Обговорення IRS різниці між ними. Якщо ви працівник, Вам слід заповнити форму W-4, а не форма W-9.

Ось приклад, коли роботодавець міг законно змінити ваш статус із працівника на незалежного підрядника. Ви програміст, і вам потрібно приходити в офіс з 9:00 до 18:00, з понеділка по п’ятницю. Компанія надає ваш робочий стіл та комп’ютер.

Починаючи з наступного місяця, вам потрібно буде надати комп’ютер. Ви зможете працювати вдома або в будь -якому віддаленому місці, і можете завершити роботу протягом будь -якої години ви хочете, поки ваші завдання виконуються за розкладом і ви відповідаєте на телефонні дзвінки та електронні листи, пов’язані з роботою час.

Часті запитання щодо W-9

Як дізнатися, чи підлягає мені резервне утримання?

Чи надіслало вам IRS лист, у якому повідомляється, що ви підлягаєте обов’язковому виконанню резервне утримання? Це могло статися, якби ви не повідомили про всі свої відсотки та дивіденди у попередній податковій декларації. Якщо Ви не отримали цього листа, і якщо Ви надаєте свій податковий ідентифікаційний номер заявнику форми W-9, то Ви не підлягаєте резервному утриманню. Якщо ви підлягаєте резервному утриманню, перекресліть пункт 2 у другій частині форми W-9 перед поданням.

Який найбезпечніший спосіб подати форму W-9?

Якщо ви можете вручити документ особисто, це ідеально. В іншому випадку одним із варіантів є використання безкоштовного онлайн-сервісу для шифрування заповненої форми W-9 та надіслання її надійно електронною поштою запитувачу. Ви також можете скористатися зашифрованою службою обміну файлами.

Інший варіант - надіслати його через таку службу, як FedEx, UPS або поштову службу, хоча немає гарантії, що ваша форма не буде втрачена, вкрадена або підроблена під час транзиту.

Також немає гарантії, що одержувач надійно збереже форму, навіть якщо ви надішлете її надійно, тому ви можете запитати про це заздалегідь.

Чи мій бізнес є суб’єктом звільнення?

Якщо ви індивідуальний підприємець, це, ймовірно, не так. Якщо це корпорація, це може бути, якщо вона відповідає статусу звільненого від сплати податків IRS.

У мене є ідентифікаційний номер роботодавця (EIN) та номер соціального страхування. Який номер я повинен ввести у форму?

Якщо ви індивідуальний підприємець, ви можете ввести будь -якого з них. Якщо ваша компанія є ТОВ, класифікованим як корпорація або партнерство, використовуйте EIN компанії. Якщо ваше підприємство є одноосібним ТОВ, це ігнорована особа, введіть свій SSN або EIN (не EIN організації).

Чи можу я відмовити у заповненні форми W-9?

Звичайно. Якщо ви відмовитесь у відповідь на законний запит, ваш клієнт утримає податки з вашої зарплати за ставкою 24%.Бухгалтерський відділ також може відчути, що вам боляче, і скаже вашому контакту відмовитися від подальших справ з вами. Підприємства мають великі зобов’язання від IRS отримувати заповнену форму W-9 від тих, кому вони платять 600 доларів і більше протягом року. Невиконання може призвести до штрафів.

Якщо ви вважаєте, що особа, яка запитує форму, не має про це запитання, відмова, ймовірно, є гарною ідеєю. Якщо ви стурбовані, запитайте податкового фахівця, що вам робити.

Крім клієнта, хто може попросити мене заповнити форму W-9?

Банк, брокерська компанія, кредитна організація, яка анулювала борг, який ви маєте сплатити, або емітент виграшу, який ви виграли, можуть запитати.Якщо ви відвідуєте "Еллен" під час її акції "12 днів роздач", і продюсери ток-шоу просять вас заповнити W-9 перед від'їздом, можна з впевненістю вважати, що запит є законним. Якщо ви отримаєте електронний лист із повідомленням, що ви виграли приз за конкурс, на який ви не пам’ятаєте, що ви брали участь, ви можете не дати цій особі W-9.

Остерігайтеся фішингових шахрайств W-9. Якщо ви отримали електронний лист із заявою про форму W-9 і не впевнені, що це законно, зверніться до передбачуваний відправник по телефону (і не використовуйте жодного номера телефону у підозрілій електронній пошті), щоб запитати, чи відповідає запит є дійсним. Зловмисники витончені і можуть зробити повідомлення таким, ніби воно надійшло з вашого банку або навіть вашого клієнта. І якщо ви отримали електронний лист від IRS, це, безумовно, спроба фішингу, і вам слід переслати електронний лист на адресу [email protected]. Податкова служба не ініціює зв’язок із платниками податків електронною поштою.

Суть

Форми W-9 призначені для незалежних підрядників, яких також називають фрілансерами. Важливо правильно заповнити форму - але тільки якщо ви впевнені, що це правильна форма для подання, а запит є законним.