Що таке програма відповідності?

Що таке програма відповідності?

Програма відповідності - це набір внутрішньої політики та процедур компанії, що вводяться з метою дотримання законів, правил та нормативних актів або підтримки репутації бізнесу. Команда з питань відповідності вивчає правила, викладені державними органами, створює програму відповідності, впроваджує її у всій компанії та забезпечує дотримання програми.

Розуміння програм відповідності

Основними фінансовими регуляторами в США є Рада Федеральної резервної системи,

Комісія з цінних паперів та бірж (SEC) та Орган регулювання фінансової галузі (FINRA). Ці та інші встановили вимоги, яких повинні дотримуватись, де це доречно і в різній мірі, банки, брокери-дилери, менеджери з активів та інші фінансові установи.

Важливість програм комплаєнс у фінансовій індустрії зросла з часів шоку фінансова криза, але різкі скарги банкірів знайшли сприйнятливі вуха республіканців у федеральному уряді. Були спільні зусилля щодо скасування нормативних актів, спрямованих на утримання деяких учасників фінансового сектору перебільшуючи їхні корисливі потяги, але тиск і тяга політики в окрузі Колумбія роблять незрозумілим, які зміни, якщо такі відбудуться остаточний результат.

Компанії, що торгуються на біржі, повинні мати надійні програми відповідності, щоб відповідати вимогам, встановленим SEC. Зокрема, необхідно чітко дотримуватися вимог до подання документів та строків їх подання. Програми відповідності також важливі, хоча й менш офіційні, для великих і малих компаній, публічних чи непублічних.

Якщо вимоги регулюючого органу не застосовуються, програма відповідності фірми розглядає поведінку працівників щодо дотримання внутрішньої політики (наприклад, витрати корпорацій кошти або лікування жінок) і, що важливіше, для підтримки репутації фірми серед її клієнтів, постачальників, працівників і навіть спільноти, де знаходиться бізнес розташовані. Відділи відповідності піднялися завдяки своїй ролі утримуванні своїх компаній від гарячої води разом із регуляторами, клієнтами, акціонерами та засобами масової інформації та широкою громадськістю.

Як створити програму відповідності

Хоча можуть існувати різні типи програм дотримання вимог - програми для ретельного дотримання фінансових норм або для забезпечення робочого місця вільним від дискримінації та сексуальних домагань - у кожній програмі відповідності має бути кілька ключів елементів.

Після прийняття Закону про доступну медичну допомогу уряд окреслив сім складових програми жорсткої відповідності для медичних працівників. Презентація визначила наступні елементи.

Письмова політика, процедури та стандарти поведінки

Першим кроком до впровадження програми відповідності є переконання, що ваша програма відповідності має чітко визначені політику та очікування. Дозволяючи письмову програму бути легкодоступною для всіх працівників, регулярно оновлюючи та переглядаючи політику, а також забезпечення того, щоб нові співробітники переглянули програму протягом 90 днів з моменту прийняття на роботу, є важливими для успіху програми відповідності.

Нагляд за програмою відповідності

Після того, як очікування від програми чітко визначені, вам потрібно призначити a офіцер з питань відповідності або комітету з питань відповідності для нагляду за програмою. Цей працівник або група працівників повинні мати історію та глибокі знання етичної поведінки, і, залежно від того, як структурована компанія, повинні підпорядковуватися безпосередньо генеральному директору.

Навчання та освіта

Вирішальним аспектом впровадження програми відповідності на робочому місці є витрачання часу та грошей, щоб усі співробітники були знайомі та належним чином навчені новому набору програм стандарти. Це має включати нові прийняття на роботу, а також часті перевірки з усіма нинішніми працівниками.

Проведення щорічних або щоквартальних зустрічей у масштабах компанії, на яких розглядаються будь-які проблеми або оновлення щодо програми відповідності, а також забезпечується це всі нові співробітники, які пройдуть навчання з питань відповідності протягом перших кількох місяців роботи, допоможуть зберегти успішне виконання програми.

Відкриття ліній зв’язку

Ще один важливий аспект успішної програми дотримання вимог - це забезпечити співробітників кожним рівень вважає, що у них є відкритий шлях висловити свої запитання чи занепокоєння щодо відповідності програми. Програми відповідності повинні дозволяти працівникам повідомляти про порушення та вирішувати етичні проблеми через анонімну платформу. Крім того, співробітники з питань відповідності повинні бути доступними та доступними для працівників, які мають конкретні запитання щодо програми відповідності.

Встановлення надійного шляху спілкування між тими, хто контролює програму дотримання вимог, та співробітників, яких він охоплює, є надзвичайно важливим для забезпечення порушень 1) повідомляють про них і їх можна запобігти в майбутнє.

Аудит та моніторинг

Необхідно впровадити систему аудиту та моніторингу для оцінки ефективності програми відповідності, забезпечення дотримання зовнішніх нормативних актів та виявлення ризиків відповідності. Програми відповідності слід регулярно переглядати як частину нормальних операцій, однак вони також повинні підлягати офіційному зовнішньому формалу аудит. Аудит слід проводити щонайменше щорічно. Аудитор повинен надати письмовий звіт про свої висновки.

Послідовна дисципліна

Одним із елементів ефективної програми відповідності є те, що вона насправді виконується. Програма відповідності повинна містити чітку, письмову політику, яка застосовує відповідні дисциплінарні заходи до тих, хто не виконує очікування та політику програми. Ці дисциплінарні стягнення повинні застосовуватися, коли виникають такі ситуації: недотримання, невпізнання невідповідність, коли належна перевірка повинна була надати очевидні підказки, а також неподання повідомлень про випадки недотримання.

Як бачите, застосування необхідних дисциплінарних заходів буде полегшено, якщо дотримуватись вищезазначених кроків, зокрема з чітко визначеними очікуваннями та політикою відкритих дверей.

Коригувальні дії

Нарешті, коли всі вищевказані кроки були виконані, а значний ризик відповідності чи вразливість виявлено або шляхом аудиту, порушення відповідності чи внутрішній огляд комітету з питань відповідності слід вжити своєчасних, рішучих дій, які зменшать ризик невідповідності.