مقدمة في نظم المعلومات المحاسبية - AIS

ان نظام المعلومات المحاسبية (AIS) عبارة عن هيكل تستخدمه الشركة لجمع بياناتها المالية وتخزينها وإدارتها ومعالجتها واستردادها والإبلاغ عنها حتى يمكن أن تكون المستخدمة من قبل المحاسبين والاستشاريين ومحللي الأعمال والمديرين وكبار المسؤولين الماليين (CFOs) والمراجعين والمنظمين والضرائب وكالات.

يعمل المحاسبون المدربون تدريباً خاصاً بشكل متعمق مع AIS لضمان أعلى مستوى من الدقة في المعاملات المالية للشركة و حفظ السجلات ، بالإضافة إلى جعل البيانات المالية متاحة بسهولة لأولئك الذين يحتاجون بشكل شرعي إلى الوصول إليها - كل ذلك مع الحفاظ على البيانات سليمة و يؤمن.

فهم نظم المعلومات المحاسبية (AIS)

نظام المعلومات المحاسبية هو طريقة لتتبع جميع الأنشطة المحاسبية والتجارية للشركة. تتكون أنظمة المعلومات المحاسبية عمومًا من ستة مكونات أساسية: الأشخاص ، والإجراءات والتعليمات ، والبيانات ، والبرمجيات ، والبنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات ، والضوابط الداخلية. يوجد أدناه تفصيل لكل مكون بالتفصيل.

1. شعب AIS

الأشخاص في AIS هم مستخدمو النظام. يساعد AIS الأقسام المختلفة داخل الشركة على العمل معًا. المحترفون الذين قد يحتاجون إلى استخدام AIS لمنظمة ما هم:

• محاسبون
• استشاريون
• محللو الأعمال
• المديرين
• كبار المسؤولين الماليين
• المدققين

على سبيل المثال ، يمكن للإدارة تحديد أهداف المبيعات التي يمكن للموظفين من أجلها طلب الكمية المناسبة من المخزون. يقوم أمر المخزون بإعلام قسم المحاسبة بمستحق دفع جديد. عندما تتم المبيعات في شركة ، يمكن أن يشمل الأشخاص والأقسام المشاركة في عملية المبيعات ما يلي:

1. يقوم مندوبو المبيعات بإدخال طلبات العملاء في AIS.
2. فواتير المحاسبة أو يرسل ملف فاتورة للعميل.
3. يقوم المستودع بتجميع الطلب.
4. يرسل قسم الشحن الطلب إلى العميل.
5. يتم إخطار قسم المحاسبة بجديد الذمم المدينة، وهي عبارة عن سند من العميل يتم سداده عادةً في غضون 30 أو 60 أو 90 يومًا.
6. يتتبع قسم خدمة العملاء الطلب وشحنات العملاء.
7. تستخدم الإدارة AIS لإنشاء تقارير المبيعات وإجراء تحليل التكلفة ، والتي يمكن أن تشمل تكاليف المخزون والشحن والتصنيع.

باستخدام AIS المصمم جيدًا ، يمكن لأي شخص داخل المؤسسة الوصول إلى نفس النظام واسترداد نفس المعلومات. يبسط AIS أيضًا عملية الإبلاغ عن المعلومات إلى الأشخاص خارج المنظمة ، عند الضرورة.

على سبيل المثال ، قد يستخدم المستشارون المعلومات الموجودة في AIS لتحليل فعالية هيكل تسعير الشركة من خلال النظر في بيانات التكلفة وبيانات المبيعات والإيرادات. أيضا، المدققين يمكن استخدام البيانات لتقييم الضوابط الداخلية للشركة والوضع المالي والامتثال للوائح مثل قانون ساربينز أوكسلي (SOX).

يجب تصميم AIS لتلبية احتياجات الأشخاص الذين سيستخدمونه. يجب أن يكون النظام أيضًا سهل الاستخدام ويجب أن يتحسن ولا يعيق الكفاءة.

2. الإجراءات والتعليمات

إجراءات وتعليمات AIS هي الطرق التي يستخدمها لجمع البيانات وتخزينها واسترجاعها ومعالجتها. هذه الطرق يدوية وآلية. يمكن أن تأتي البيانات من كل من المصادر الداخلية (مثل الموظفين) والمصادر الخارجية (على سبيل المثال ، طلبات العملاء عبر الإنترنت). سيتم ترميز الإجراءات والتعليمات في برنامج AIS. ومع ذلك ، يجب أيضًا "ترميز" الإجراءات والتعليمات في الموظفين من خلال التوثيق والتدريب. يجب اتباع الإجراءات والتعليمات باستمرار حتى تكون فعالة.

3. بيانات AIS

يجب أن يحتوي AIS على بنية قاعدة بيانات لتخزين المعلومات ، مثل لغة الاستعلام المهيكلة (SQL) ، وهي لغة كمبيوتر شائعة الاستخدام لقواعد البيانات. يسمح SQL بمعالجة البيانات الموجودة في AIS واسترجاعها لأغراض إعداد التقارير. سيحتاج AIS أيضًا إلى شاشات إدخال مختلفة لأنواع مختلفة من مستخدمي النظام وإدخال البيانات ، بالإضافة إلى تنسيقات الإخراج المختلفة لتلبية احتياجات المستخدمين المختلفين وأنواع مختلفة من معلومة.

البيانات الواردة في AIS هي جميع المعلومات المالية ذات الصلة بممارسات أعمال المنظمة. يجب أن تدخل أي بيانات عمل تؤثر على الشؤون المالية للشركة في AIS.

يعتمد نوع البيانات المضمنة في AIS على طبيعة العمل ، ولكنها قد تتكون مما يلي:

• طلبات المبيعات
• كشوفات فواتير العملاء
• تقارير تحليل المبيعات
• طلبات الشراء
• فواتير البائع
• تحقق من السجلات
• دفتر الأستاذ العام
• بيانات المخزون
• معلومات الرواتب
• ضبط الوقت
• معلومات حول الضرائب

يمكن استخدام البيانات لإعداد البيانات المحاسبية والتقارير المالية ، بما في ذلك تقادم حسابات القبض ، الاستهلاك أو جداول الاستهلاك، أ ميزان المراجعةوبيان الأرباح والخسائر. إن وجود كل هذه البيانات في مكان واحد - في AIS - يسهل أنشطة حفظ السجلات والتقارير والتحليل والتدقيق واتخاذ القرار للشركة. لكي تكون البيانات مفيدة ، يجب أن تكون كاملة ودقيقة وذات صلة.

من ناحية أخرى ، تشمل الأمثلة على البيانات التي لن تدخل في AIS المذكرات والمراسلات والعروض التقديمية والكتيبات. قد يكون لهذه المستندات علاقة عرضية بالشؤون المالية للشركة ، ولكن باستثناء الحواشي القياسية ، فهي ليست في الحقيقة جزءًا من حفظ السجلات المالية للشركة.

4. برنامج AIS

مكون البرنامج في AIS هو برامج الكمبيوتر المستخدمة لتخزين واسترجاع ومعالجة وتحليل البيانات المالية للشركة. قبل وجود أجهزة كمبيوتر ، كان نظام AIS عبارة عن نظام يدوي يعتمد على الورق ، ولكن اليوم ، تستخدم معظم الشركات برامج الكمبيوتر كأساس لنظام AIS. قد تستخدم الشركات الصغيرة Quickbooks من Intuit أو Sage 50 Accounting ، لكن هناك آخرين. قد تستخدم الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم العصارةبيزنس ون.قد تستخدم الشركات المتوسطة والكبيرة الحجم Dynamics GP من Microsoft أو Sage Group's MAS 90 أو MAS 200 أو PeopleSoft من Oracle أو Epicor Financial Management.   

الجودة والموثوقية والأمان هي المكونات الرئيسية للفعالية برنامج AIS. يعتمد المديرون على المعلومات التي ينتجها لاتخاذ قرارات للشركة ، ويحتاجون إلى معلومات عالية الجودة لاتخاذ قرارات سليمة.

يمكن تخصيص برامج AIS لتلبية الاحتياجات الفريدة لأنواع مختلفة من الأعمال. إذا كان البرنامج الحالي لا يلبي احتياجات الشركة ، فيمكن أيضًا تطوير البرنامج داخليًا باستخدام مدخلات جوهرية من المستخدمين النهائيين أو يمكن تطويرها بواسطة شركة خارجية خصيصًا لـ منظمة. يمكن حتى الاستعانة بمصادر خارجية للنظام إلى شركة متخصصة.

بالنسبة للشركات المتداولة علنًا ، بغض النظر عن البرنامج وخيارات التخصيص التي تختارها الشركة ، ستحدد لوائح Sarbanes-Oxley هيكل AIS إلى حد ما. هذا لأن لوائح SOX تثبت الضوابط الداخلية وإجراءات التدقيق التي يجب على الشركات العامة الالتزام بها.

5. البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات

البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات هي مجرد اسم خيالي للأجهزة المستخدمة لتشغيل نظام المعلومات المحاسبية. معظم عناصر الأجهزة التي قد تحتاجها الشركة على أي حال ويمكن أن تتضمن ما يلي:

• أجهزة الكمبيوتر
• أجهزة محمولة
• الخوادم
• طابعات
• حماة الطفرة
• الموجهات
• وسائط التخزين
• مصدر طاقة احتياطي

بالإضافة إلى التكلفة ، تشمل العوامل التي يجب مراعاتها عند اختيار الأجهزة السرعة وقدرة التخزين وما إذا كان يمكن توسيعها وترقيتها.

ربما الأهم من ذلك ، يجب أن تكون الأجهزة المحددة لنظام AIS متوافقة مع البرنامج المقصود. من الناحية المثالية ، لن يكون متوافقًا فحسب ، بل سيكون مثاليًا - سيكون النظام عالي الكفاءة أقل فائدة بكثير من النظام السريع. تتمثل إحدى الطرق التي يمكن للشركات من خلالها تلبية متطلبات توافق الأجهزة والبرامج بسهولة عن طريق شراء نظام تسليم مفتاح يتضمن كلاً من الأجهزة والبرامج التي يحتاجها العمل. يعني شراء نظام تسليم مفتاح ، من الناحية النظرية ، أن الشركة ستحصل على مزيج مثالي من الأجهزة والبرامج لنظام AIS الخاص بها.

يجب أن يتضمن AIS الجيد أيضًا خطة لصيانة مكونات الأجهزة وخدمتها واستبدالها وترقيتها بالإضافة إلى خطة للتخلص من الأجهزة المكسورة والتي عفا عليها الزمن ، بحيث تكون البيانات الحساسة بالكامل دمرت.

6. الضوابط الداخلية

الضوابط الداخلية لنظام AIS هي التدابير الأمنية التي يحتوي عليها لحماية البيانات الحساسة. يمكن أن تكون هذه كلمات المرور بسيطة مثل كلمات المرور أو معقدة مثل التعرف على القياسات الحيوية. قد تتضمن بروتوكولات الأمان البيومترية تخزين الخصائص البشرية التي لا تتغير بمرور الوقت ، مثل بصمات الأصابع والصوت والتعرف على الوجه.

يجب أن يكون لدى AIS ضوابط داخلية للحماية من الوصول غير المصرح به إلى الكمبيوتر ولتقييد الوصول إلى المستخدمين المصرح لهم ، والذي يتضمن بعض المستخدمين داخل الشركة. يجب أيضًا منع الوصول غير المصرح به إلى الملفات من قبل الأفراد المسموح لهم بالوصول إلى أجزاء محددة فقط من النظام.

يحتوي AIS على معلومات سرية لا تخص الشركة فقط ولكن أيضًا لموظفيها وعملائها. قد تشمل هذه البيانات:

• أرقام الضمان الاجتماعي
• الراتب ومعلومات الموظفين
• أرقام بطاقات الائتمان
• معلومات العميل
• البيانات المالية للشركة
• المعلومات المالية للموردين والبائعين

يجب تشفير جميع البيانات الموجودة في AIS ، ويجب تسجيل الدخول إلى النظام ومراقبته. يجب أن يكون نشاط النظام قابلاً للتتبع أيضًا.

يحتاج AIS أيضًا إلى ضوابط داخلية تحميه من فيروسات الكمبيوتر والمتسللين والتهديدات الداخلية والخارجية الأخرى لـ أمن الشبكة. يجب أيضًا حمايته من الكوارث الطبيعية والارتفاعات المفاجئة في الطاقة التي يمكن أن تسبب فقدان البيانات.

أمثلة من العالم الحقيقي لأنظمة المعلومات المحاسبية

يسمح نظام AIS المصمم جيدًا للأعمال بالعمل بسلاسة على أساس يومي بينما يمكن أن يعيق نظام AIS المصمم بشكل سيء تشغيله. الاستخدام الثالث لـ AIS هو أنه عندما تكون شركة ما في مشكلة ، يمكن استخدام البيانات الموجودة في AIS الخاص بها للكشف عن قصة الخطأ الذي حدث. حالات WorldCom و ليمان براذرز قدم مثالين.

WorldCom

في عام 2002 ، استخدم المدققون الداخليون لشركة وورلد كوم يوجين مورس وسينثيا كوبر AIS للشركة للكشف عن ما يقرب من 4 مليارات دولار من مخصصات النفقات الاحتيالية وإدخالات المحاسبة الأخرى.أدى تحقيقهم إلى إنهاء المدير المالي سكوت سوليفان ، وكذلك الجديد التشريع - القسم 404 من قانون Sarbanes-Oxley ، الذي ينظم الشؤون المالية الداخلية للشركات الضوابط والإجراءات. 

ليمان براذرز

عند التحقيق في أسباب انهيار بنك ليمان ، كانت مراجعة نظام AIS وأنظمة البيانات الأخرى مكونًا رئيسيًا ، إلى جانب جمع المستندات ومراجعتها ، بالإضافة إلى مقابلات الشهود. البحث عن أسباب فشل الشركة "تطلب تحقيقا مستفيضا ومراجعة عمليات ليمان للتشغيل والتداول ، تقييموالنظم المالية والمحاسبية وأنظمة البيانات الأخرى "، وفقًا لتقرير الفاحص المؤلف من 2200 صفحة والمكون من تسعة مجلدات.

تقدم أنظمة Lehman مثالاً على الكيفية التي ينبغي أن يقوم بها نظام AIS ليس تكون منظمة. الفاحص أنطون ر. يقول تقرير Valukas ، "في ذلك الوقت إفلاس حفظ ، Lehman احتفظ بمجموعة من أكثر من 2600 نظام وتطبيقات برمجية... كان العديد من أنظمة ليمان غامضة أو قديمة أو غير قياسية ".

قرر الفاحص تركيز جهوده على 96 نظامًا بدت أكثر صلة. تطلب هذا الاختبار التدريب والدراسة والتجربة والخطأ فقط لمعرفة كيفية استخدام الأنظمة.

وأشار تقرير فالوكاس أيضًا إلى أن "أنظمة بنك ليمان كانت شديدة الترابط ، لكن علاقاتهم كانت صعبة الفهم وليست موثقة جيدًا. لقد تطلب الأمر جهودا غير عادية لفك تشابك هذه الأنظمة للحصول على المعلومات اللازمة ".

الخط السفلي

تعمل المكونات الستة لنظام AIS معًا للمساعدة الموظفين الرئيسيين جمع بياناتهم المالية وتخزينها وإدارتها ومعالجتها واستردادها والإبلاغ عنها. يعد امتلاك نظام معلومات محاسبية جيد التطوير وصيانته يتسم بالكفاءة والدقة عنصرًا لا غنى عنه لنجاح الأعمال.