Eksempler på debetnotaer i transaktioner mellem virksomheder
Debet sedler er en form for bevis på, at en virksomhed har oprettet en legitim debiteringspost i løbet af behandlingen af en anden virksomhed. Dette kan forekomme, når en køber returnerer materialer til en leverandør og skal validere det refunderede beløb. I dette tilfælde udsteder køberen en debetnota, der afspejler regnskabstransaktionen.
En virksomhed kan udstede en debetnota som svar på en modtaget kreditnota. Fejl (ofte renter og gebyrer) i et salg, køb eller lånefaktura kan få et firma til at udstede en debetnota for at hjælpe med at rette fejlen.
Vigtige takeaways
- En debetnota er en skriftlig transaktion, der angiver, at en virksomhed har foretaget økonomiske foranstaltninger som følge af at have handlet med en anden virksomhed; sedlen svarer til en debetnota i en regnskabslog.
- Business-to-business transaktioner bruger både debet- og kreditnotaer; alle sedler er dateret, omfatter et serienummer, beskrivelse af transaktionen, detaljer om returneringen og underskrifterne fra de involverede personer.
- En underfaktureret faktura, som en leverandør senere søgte at afhjælpe, ville være et typisk eksempel på en debetnota; en butik, der returnerer produkter til sin leverandør og ønsker at få refunderet, ville være et andet eksempel.
Debetnotater i transaktioner
Debetnotaer og kreditnotaer er næsten altid involveret i forretning til forretning (B2B) transaktioner. De svarer til debet- og kreditposter i regnskabslogfiler, som yderligere tjener som bevis på en tidligere forretningstransaktion. De kan også kaldes debetnotater.
Debetnotaer indeholder normalt alle de samme generelle oplysninger: seddelens dato, et serienummer, en kort beskrivelse af den tidligere forretningstransaktion, detaljer om returnerede varer (herunder salgsafgifter og en henvisning til fakturaen) og signaturer fra relevante virksomhedsmyndigheder.
Debetnotaer, debetnotaer, debetkvitteringer og fakturaer er alle ens og har alle legitime dokumenter, der viser finansielle transaktioner mellem virksomheder.
Du hører højst sandsynligt om en debetnota efter en underfaktureret faktura. Antag, at en leverandør afsendte materialer til en værdi af $ 10.000 til en klient, men sendte kun en faktura for $ 9.500. Efter at have indset sin fejl, kunne leverandøren indsende en debetnota til sin klient med en forskel på $ 500 for at løse problemet og foretage korrekte justeringer af sin regnskabsoptegnelser.
Debetkvitteringer
Der er en vis uklarhed mellem udtrykkene "debetnota" og "debetkvittering". Nogle gange bruges en debetkvittering i flæng med en debetnota; på andre tidspunkter er debetkvitteringer kun beregnet til at beskrive skriftlige optegnelser, der beviser, at en kunde skylder penge til en virksomhed. Det er sjældent at se udtrykket debitkvittering bruges til B2B -transaktioner.
Fakturaer
En debetnota eller debetkvittering ligner meget en faktura. Hovedforskellen er, at fakturaer altid viser et salg, hvor debetnotaer og debetkvitteringer afspejler justeringer eller afkast på transaktioner, der allerede har fundet sted.
B2B -transaktioner er typisk baseret på en forlængelse af kredit, hvor en sælger sender en forsendelse til en virksomhed, inden han bliver betalt, og derefter fakturerer virksomheden for det skyldige beløb efter levering. Debiteringer og kreditter er den regnskabsmetode, der bruges til at holde styr på disse transaktioner.
Debetnotaer kan også erstatte traditionelle fakturaer, når en vare eller service leveres uden for det normale forretningsområde. Dette hjælper med at skelne transaktionen for begge regnskabsafdelinger og forhindrer også det udstedende selskab i at oprette en ny type faktura.
Materialer returneres
Tænk på debetnotaer som krav mod forretningsfejl. Ved returnerede varer fra en køber til en sælger eller leverandør, viser debetnota ændringen i regnskabslogfiler og anmoder om tilbagebetaling af midler (kredit). Leverandøren/sælgeren sender ofte en kreditnota som bevis på tilbageførslen.
Overvej f.eks. Det tilfælde, hvor firma XYZ returnerer materiale til sin leverandør, firma ABC. For at bevise det beløb, det burde være refunderes, Udarbejder XYZ en debetnota. Det originale køb var for $ 5.000, så debetnotaen skulle afspejle omkostningerne ved materialer plus lokal moms satser. Skatter og varepriser bør altid være separate linjeposter i sedlen.
Ved modtagelse skal ABC oprette en lille kreditnota som bevis for forståelse og derefter fortsætte med at tilbagebetale (eller tilbyde kredit til) XYZ (så længe debetnotaen indeholdt korrekte oplysninger).
Tilgodehavende renter/provision
Antag, at en virksomhed skylder renter til en kreditor eller provision til en tredjepart for ydede tjenester. I et sådant tilfælde udstedes debetnotaen normalt for at svare på en modtaget kreditnota, men en debitor kan altid udstede en uforudset.
Debitorsedler fra Kommissionen er almindelige mellem moderselskaber og datterselskaber. Debetnotaer med renter kan bruges til at justere tidligere betalinger eller som en enkel form for journalføring.
Bundlinjen
Debetnotaer bruges i transaktioner, når der kræves en debiteringsjustering i tilfælde, hvor der skyldes penge. De findes primært på underfakturerede fakturaer, hvor en leverandør har sendt en faktura til en kunde for en lavere beløb end de faktiske omkostninger, når renter eller provision skyldes, eller krav mod forretningsfejl. En debetnota angiver mængden af skyldige penge fra en part til en anden.