Sådan bliver du en 401(k) administrator
Denne afgørende rolle involverer mange daglige ansvar for at køre planen
I henhold til reglerne, der styrer 401(k)-planer, skal plansponsorer have en planadministrator til at føre tilsyn med den daglige drift. Nogle større virksomheder vil ansætte en professionel 401(k) administrator eller endda et helt team til at håndtere arbejdet. Andre vil stole på tredjepartsadministratorer (TPA'er) eller kontrakt med en 401(k)-administrationstjeneste.
For meget små virksomheder og selvstændige kan planens sponsor og administrator være den samme person. Hvis du gerne vil blive en 401(k) administrator, eller hvis du har brug for at ansætte en, er her, hvad du behøver at vide.
Nøgle takeaways
- Reglerne, der styrer 401(k)-planer, kræver, at hver plan har en administrator.
- En 401(k)-administrator administrerer planen på daglig basis og sikrer, at den overholder loven.
- Planadministratorer er administratorer, ansvarlige for at administrere deres planer i deltagernes interesse.
- Nogle små virksomheder administrerer selv 401(k)-planer, men mange outsourcer mange af disse opgaver.
- Du behøver ikke en "officiel" certificering for at være en 401(k) planadministrator.
Rollen som en 401(k) administrator
Det Employee Retirement Income Security Act (ERISA), den primære føderale lov, der regulerer 401(k) s, kræver, at plandokumenter udpeger en administrator. Det fastlægger også denne persons pligter. Hvis dokumenterne ikke specifikt navngiver en administrator, vil plansponsoren (typisk arbejdsgiveren) påtage sig denne rolle. Mange små virksomheder med en Savings Incentive Match Plan for Employees (SIMPLE) 401(k) plan og selvstændige med deres egen solo 401(k) påtage sig rollen som administrator.
Administrere en plan medfører mange ansvar. Nogle af disse opgaver kræver specialiseret viden om pensionsordningsregler og brugen af komplekse journalføringssystemer. Reglerne kræver også, at planadministratorer regelmæssigt leverer oplysninger til plandeltagere, modtagere og de relevante offentlige myndigheder.
Af denne grund outsourcer planadministratorer ofte mange opgaver til en tredjepartsplanudbyder med erfaring inden for disse områder, såsom en finansiel virksomhed som Vanguard eller Fidelity.
401(k) planadministratorer tages i betragtning tillidsmænd under loven. Som sådan er de forpligtet til at handle i planens deltageres og modtageres interesse.
Vigtig
Fordi 401(k)-planadministratorer er administratorer, kan de holdes "personligt ansvarlige for at genoprette eventuelle tab til plan, eller for at genoprette ethvert overskud, der er opnået gennem ukorrekt brug af planens aktiver," ifølge US Department of Labor.
At blive 401(k) administrator
Reglerne, der styrer 401(k)-planer, er komplicerede, kan ændres ofte og kræver, at en administrator konstant er opmærksom på eventuelle ændringer i loven. Administratoren af 401(k) plan sikrer, at virksomheden følger loven og beskytter plandeltageres og begunstigedes interesser.
Små virksomheder med begrænsede ressourcer kan udpege en betroet medarbejder, som har ringe specialistviden inden for planadministration. Men når en plan har flere end et par deltagere, hyrer virksomheder ofte en specialist eller outsource aspekter af planadministrative opgaver. Det betales enten af virksomheden eller gennem administrative gebyrer betalt af plandeltagere.
Så i det væsentlige er der to hovedveje til at blive en 401(k) plan administrator:
- Hvis du arbejder i en lille virksomhed, kan du blive navngivet som planadministrator, selv uden nogen specialistviden om 401(k) planer.
- Du kan vælge at blive en professionel 401(k) planadministrator og enten arbejde som medarbejder i en virksomhed med sin egen 401(k) plan eller for en organisation, der leverer administrative tjenester til andre virksomheder med 401(k) s.
På trods af kompleksiteten involveret i planadministration er der ingen officielle uddannelseskrav eller akkrediteringsproces for 401(k) planadministratorer. Mange nye administratorer skal simpelthen lære på jobbet.
Der er dog nogle træningsprogrammer, der kan være til hjælp. 401(k) Practice Builder-certifikatprogrammet, der tilbydes af National Association of Plan Advisors, er en ret kort, relativt billig mulighed for dem, der leder efter en introduktion til emnet. Den samme organisation tilbyder også et mere dybdegående program, der fører til en Certified Plan Fiduciary Advisor (CPFA) legitimation.
Hvilke oplysninger skal 401(k)-planadministratorer give deltagerne?
Planadministratorer skal give plandeltagere en række forskellige dokumenter på en regelmæssig, specificeret tidsplan. Når en medarbejder tilslutter sig planen, skal de modtage en Oversigtsplanbeskrivelse (SPD), som beskriver reglerne for den pågældende plan. Hvis SPD'et ændres, skal administratoren give et resumé af materialeændringer (SMM).
Hvert år skal administratoren også give en Sammenfattende årsberetning, der beskriver planens økonomiske tilstand. Enten kvartalsvis eller årligt, afhængigt af planen, skal administratorer give hver deltager en individuel ydelsesopgørelse, der viser, hvor mange penge de har på deres konto, og hvor mange af dem i øjeblikket erhvervet. Det er nogle af de vigtigste dokumenter, men der er også andre.
Hvilke oplysninger skal administratorer af 401(k)-planer give til regeringen?
401(k) plan administratorer eller sponsorer skal indsende en formular 5500 til regeringen hvert år. Den rapporterer om planens drift, økonomiske tilstand, investeringer og andre forhold. Der er flere versioner af Form 5500, afhængigt af planens størrelse.
Kan en 401(k) planadministrator sagsøges?
Som et resultat af en kendelse fra 2008 af den amerikanske højesteret, kan en planadministrator nu sagsøges af 401(k) plandeltagere, hvis deres "forseelse forringede værdien af deltagerens individuelle konto."
Bundlinjen
Reglerne, der styrer 401(k)-planer, bestemmer, at hver plan skal have en administrator til at overvåge og administrere planen på daglig basis, samt holde den i overensstemmelse med ændrede love. Nogle små virksomheder kan vælge at administrere deres 401(k) planer selv, men mange outsourcer meget af administratorens rolle. Der er ingen officiel uddannelse eller akkrediteringskrav for 401(k) planadministratorer, men der er træningskurser, der kan give uddannelsesressourcer.
