Hvad er en W-9-formular, og hvordan bruges den? En guide

Virksomheder bruger IRS-formular W-9, Anmodning om skatteydernes identifikationsnummer og certificering for at få oplysninger fra leverandører, de ansætter som uafhængige entreprenører (også kaldet freelancere).Når en virksomhed betaler en entreprenør $ 600 eller mere i løbet af et skatteår, skal den indberette disse betalinger til Internal Revenue Service (IRS) ved hjælp af et informationsafkast kaldet Formular 1099-MISC.Virksomheder bruger navn, adresse og personnummer eller skatteidentifikationsnummer entreprenører angiver på formular W-9 for at fuldføre denne informationsretur. Hverken afsender eller modtager bør sende en kopi til IRS.

Virksomheder, der ansætter uafhængige entreprenører, tilbageholder ikke indkomstskat eller betaler Medicare- eller socialsikringsafgifter for deres uafhængige entreprenører, som de gør for deres medarbejdere. I stedet er entreprenører ansvarlige for disse forpligtelser. IRS ønsker dog stadig at vide, hvor meget disse entreprenører har modtaget for at sikre, at de betaler de skatter, de skylder, og

den bruger formular 1099-MISC til at indsamle disse oplysninger.Virksomheder sender ikke formular W-9 til IRS.

Nødvendige oplysninger på formular W-9

Skema W-9 beder om den uafhængige entreprenørs navn, virksomhedsnavn (hvis det er anderledes), virksomhedsenhed (enkeltmandsvirksomhed, partnerskab, C selskab, S selskab, trust/bo, anpartsselskab eller "andet") og virksomhedens skatteidentifikationsnummer (eller personnummer, for enkeltmandsvirksomheder, der ikke bruger et særskilt skatte -id -nummer).

Form W-9 beder også personen, der udfylder det, om at bekræfte, at de ikke er omfattet af backup-tilbageholdelse. De fleste skatteydere er ikke, men hvis de er det, skal virksomheden, der ansætter den uafhængige entreprenør, tilbageholde indkomstskat fra denne entreprenørs løn med en fast sats på 24% (for skatteår 2018–2025) og send den til IRS.

Da formular W-9 kræver, at der opføres et skatte-id eller socialsikringsnummer, både den person, der udfylder det, og virksomheden modtagelse af den udfyldte formular skal beskytte den omhyggeligt under transmission og efter modtagelse for at beskytte mod identitet tyveri.

Når du ikke bør udfylde en W-9

En uafhængig entreprenør, der modtager en uventet W-9, bør tøve med at udfylde den og undersøge, om rekvirenten har en legitim grund til at bede om denne formular. Finansielle institutioner bruger undertiden formular W-9 til at anmode om oplysninger fra en kunde, når de skal rapportere udbytte eller renter.Vær forsigtig her: Finansinstituttet skal sandsynligvis allerede have dit skatte -id -nummer fra da du åbnede kontoen.

En anden situation, hvor du bør tøve med at udfylde formular W-9, er hvis virksomheden beder dig om det gør det er din arbejdsgiver, og du skal klassificeres som en medarbejder, ikke en uafhængig entreprenør. Forskellen er betydelig.

Medarbejder eller uafhængig entreprenør?

Hvis du er lønmodtager, tilbageholder din arbejdsgiver indkomstskat, tilbageholder og betaler socialsikrings- og Medicare -skat og betaler arbejdsløshedsskat af dine lønninger. Hvis du er en uafhængig entreprenør, gør det ikke det. Det betyder, at du er ansvarlig for arbejdsgiverens andel af socialsikrings- og Medicare -skatter, og at du ikke er berettiget til arbejdsløshedserstatning, hvis du bliver afskediget.

En skrupelløs eller økonomisk kæmpende arbejdsgiver kan forsøge at klassificere en medarbejder som en uafhængig entreprenør for at spare penge. Hvis du er klassificeret som en uafhængig entreprenør, vil din arbejdsgivers skattebesparelser komme ud af lommen som selvstændig beskatning. Du bliver også ansvarlig for at beregne og betale dine estimerede skatter fire gange om året og udfyldelse af skema C når du indsender din årlige selvangivelse.

Det er ikke altid klart, om en medarbejder er en medarbejder eller en uafhængig entreprenør, men generelt mere kontrollere virksomheden har over, hvad medarbejdere gør, og hvordan de gør det, jo mere sandsynligt er det, at de er medarbejdere. Hvis din Spidey -sans begynder at prikke, når en person, der hyrede dig, kalder dig en uafhængig entreprenør, er det et godt tegn, og du bør undersøge situationen nærmere. Start med at gennemgå IRS diskussion af forskellen mellem de to. Hvis du er medarbejder, du skal udfylde formular W-4, ikke formular W-9.

Her er et eksempel på, hvornår en arbejdsgiver lovligt kan ændre din status fra medarbejder til uafhængig entreprenør. Du er en computerprogrammerer, og du skal komme ind på kontoret fra 9.00 til 18.00, mandag til fredag. Virksomheden leverer dit skrivebord og din computer.

Fra og med næste måned skal du levere din computer. Du vil være i stand til at arbejde hjemmefra eller hvilken fjerntliggende placering, du ønsker, og du kan fuldføre arbejdet i alle timer du ønsker, så længe dine opgaver er udført efter planen, og du reagerer på arbejdsrelaterede telefonopkald og e-mails på tid.

Ofte stillede spørgsmål om W-9

Hvordan ved jeg, om jeg er omfattet af backup -tilbageholdelse?

Har IRS sendt dig et brev om, at du er underlagt obligatorisk backup tilbageholdelse? Dette kan være sket, hvis du ikke rapporterede alle dine renter og udbytter på en tidligere selvangivelse. Hvis du ikke har modtaget dette brev, og hvis du giver dit skatteidentifikationsnummer til anmoderen af ​​formular W-9, er du ikke genstand for backup-tilbageholdelse. Hvis du er omfattet af backup-tilbageholdelse, skal du markere punkt to i del to i form W-9, inden du sender det.

Hvad er den sikreste måde at indsende formular W-9 på?

Hvis du kan aflevere dokumentet personligt, er det ideelt. Ellers er en mulighed at bruge en gratis onlinetjeneste til at kryptere din udfyldte formular W-9 og sende den sikkert til forespørgeren via e-mail. Du kan også bruge en krypteret fildelingstjeneste.

En anden mulighed er at sende den via en service som FedEx, UPS eller posttjenesten, selvom der ikke er nogen garanti for, at din formular ikke vil gå tabt, stjålet eller blive manipuleret under transport.

Der er heller ingen garanti for, at modtageren gemmer formularen sikkert, selvom du sender den sikkert, så du vil måske spørge om det på forhånd.

Er min virksomhed en fritaget enhed?

Hvis du er eneejer, er det sandsynligvis ikke det. Hvis det er et selskab, kan det være det, hvis det kvalificerer sig til IRS-skattefritaget status.

Jeg har både et arbejdsgiveridentifikationsnummer (EIN) og et socialsikringsnummer. Hvilket nummer skal jeg indtaste på formularen?

Hvis du er eneejer, kan du indtaste en af ​​dem. Hvis din virksomhed er en LLC, der er klassificeret som et selskab eller partnerskab, skal du bruge enhedens EIN. Hvis din virksomhed er en enkeltmedlem LLC, er det en tilsidesat enhed, indtast dit SSN eller EIN (ikke enhedens EIN).

Kan jeg nægte at udfylde formular W-9?

Jo da. Hvis du nægter at svare på en legitim anmodning, vil din klient tilbageholde skatter fra din løn med en sats på 24%.Regnskabsafdelingen kan også opleve dig en smerte og fortælle din kontaktperson at nægte at gøre yderligere forretninger med dig. Virksomheder har en stor forpligtelse fra IRS til at få en udfyldt form W-9 fra alle, de betaler $ 600 eller mere til i løbet af året. Manglende overholdelse kan medføre bøder.

Hvis du tror, ​​at den person, der anmoder om formularen, ikke har noget at bede om, er afvisning sandsynligvis en god idé. Hvis du er bekymret, skal du spørge en skatteekspert, hvad du skal gøre.

Udover en klient, hvem kan bede mig om at udfylde formular W-9?

En bank, et mæglerfirma, en låneinstitut, der har annulleret en gæld, du skylder, eller udstederen af ​​en præmie, som du har vundet, kan alle spørge om.Hvis du er gæst på "Ellen" under hendes "12 Days of Giveaways" -kampagne, og talkshowproducenterne beder dig om at udfylde en W-9, før du tager afsted, er det sikkert at antage, at anmodningen er legitim. Hvis du modtager en e-mail om, at du har vundet en præmie for en konkurrence, du ikke husker at deltage i, vil du måske ikke give den person en W-9.

Pas på W-9 phishing-svindel. Hvis du modtager en e-mail-anmodning om en formular W-9, og du ikke er sikker på, at det er legitimt, skal du kontakte formodede afsender via telefon (og brug ikke noget telefonnummer i den mistænkelige e -mail) for at spørge om anmodningen er gyldig. Angribere er sofistikerede og kan få en besked til at ligne den kom fra din bank eller endda din klient. Og hvis du får en e -mail fra IRS, er det bestemt et phishing -forsøg, og du skal videresende e -mailen til [email protected]. IRS indleder ikke kontakt med skatteyderne via e -mail.

Bundlinjen

W-9-formularer er for uafhængige entreprenører, også kaldet freelancere. Det er vigtigt at udfylde formularen korrekt - men kun hvis du er sikker på, at det er den rigtige formular til at indsende, og anmodningen er legitim.