Topværktøjer til ERP Enterprise -ressourceplanlægning
Enterprise ressource planlægning (ERP) er en procesorienteret metode, der integrerer systemer, der bruges på tværs af forskellige afdelinger i en virksomhed, muliggøre en let og ensartet informationsstrøm under definerede kontroller, hjulpet af brugen af softwareapplikationer og defineret bedste praksis.
Denne artikel beskriver de værktøjer, der bruges i ERP og deres egenskaber for de forskellige funktioner, de imødekommer. For bedre at forstå værktøjerne, lad os begynde med de funktionelle krav.
Hvad er der brug for fra et ERP -system?
Ethvert ERP -system skal dybest set opfylde følgende funktionelle krav.
- Det skal være et samlet system med brugervenlige applikationer og grænseflader, der fungerer problemfrit på tværs af flere afdelinger med den nødvendige kontrollerede adgang
- En fælles database (eller flere, men delte databaser), der er tilgængelig via forskellige applikationer
- Søg og rapporteringsværktøjer for at generere rapporter baseret på forskellige parametre (f.eks. "Alle ikke -afsendte ordrer fra i går i kategorien" legetøj "))
- Skalerbarhed, tilpasning og let integration af ad hoc -moduler efter behov
For at imødekomme behovene i de ovennævnte funktionskrav er følgende værktøjer og applikationer obligatorisk integreret i ERP-systemet.
Informationsstyringsværktøjer
Datalagring og informationsstyring med etableret workflow på tværs af forskellige afdelinger og funktioner er rygraden i ethvert ERP -system. Der findes flere løsninger og værktøjer til datalagring, som omfatter relationsdatabaser fra virksomheder som Oracle, Sybase, DB2 og open source gratis tilbud som Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby osv. Andre informationsstyringsværktøjer kan omfatte Content Management Systems (CMS) og arkivprogrammer.
Afhængigt af branchen og nødvendige funktioner skal der vælges en passende. En producent kan finde en transaktionsdatabase som Oracle eller MySQL for at være mere relevant som transaktionsbaseret data bevæger sig gennem forskellige status (fra fremstilling til lager til bestilling af registrering til salg til levering status). På den anden side kan et online indholdsskrivningsfirma finde et CMS -opbevaringssystem med versionskontrol, der passer bedre til deres behov.
Databasen eller depotet kan enten være en enkelt centraliseret eller flere med automatisk datastrøm fra den ene database til den anden. Den definerede arbejdsgang sikrer problemfri dataflytning. Databaser kan hostes lokalt eller eksternt eller endda i skyen.
Applikationer og grænseflader med passende tilladelseskontrol
Datalagring og -administration kræver skrivebeskyttet eller redigeringsadgang for at behandle dataene. Når varer er fremstillet, skal de markeres som klar beholdning. Lagerstyringsafdelingen opdaterer den derefter som klar til salg. Efter et køb skal varen opdateres til solgt status og så videre.
For at opnå dette er brugervenlige applikationer og grænseflader en integreret del af ethvert ERP-system, der også har definerede kontroller og tilladelser. For eksempel, når en vare kun er markeret som solgt logistik afdelingsoperatører bør være i stand til at opdatere det yderligere, mens dem fra fremstillings- eller lagerafdelingen skal have adgang til visning.
Tilsvarende for et indholdsskriver -ERP -værktøj, når en skribent forelægger indholdet for redaktøren til gennemgang, bør kun redaktøren være i stand til at ændre det for at undgå enhver kopiering og indholdskonflikter.
For at muliggøre indbygning af sådanne tilladelsesbaserede kontroller, applikationer og grænseflader, enhver ERP-løsning, der kan være browserbaseret, desktopinstallationer eller tablet-/mobilapps. Et fremstillingsteam på en stationær placering foretrækker en desktop-baseret grænseflade, mens et salgsteam konstant er på farten vil drage fordel af en browserbaseret grænseflade eller mobilapp.
Workflow Management Tool
Et ERP -system består af flere moduler og datalagre, hvor dataopdateringer og handlinger følger en logisk defineret sekvens baseret på forretningens behov. Dette udgør arbejdsgangen. Arbejdsgang kan betragtes som den sind, der styrer de forskellige kropsfunktioner (blodstrøm, luft, mad og andre forsyninger, bevægelse af kropsdele osv.). En klart defineret arbejdsgang med passende adgang på forskellige niveauer er en nødvendig del af enhver ERP -løsning.
Almindeligt anvendte værktøjer implementeret inden for ERP -rammen inkluderer Agiloft Workflow, WorkflowGen, Inceptico DMS, Intelex Forretningsstyring, SimpleECM osv.
Rapporteringspanel
Ledelsesniveau, afdelingsniveau, teamniveau eller individuel rapportgenerering er et andet vigtigt krav for et ERP -system. Det er normalt tilgængeligt i enten en dashboardformular (med en datavisning i realtid, der viser oplysninger som modtaget ordrer, men endnu ikke afsendt, mislykkede betalinger i den sidste uge osv.) eller tilpassede rapporter genereret i almindelige ord- eller dataredigeringsprogrammer som f.eks regneark.
De fleste rapporteringsværktøjer og dashboards fungerer i realtid (eller med et minimalt tidsforsinkelse). Ligesom de applikationer, der bruges af afdelinger til dataopdateringer, er disse rapporteringsværktøjer/dashboardvisninger tilgængelige som browserbaserede eller desktop-installationer. De inkluderer også slutfunktionsrapporteringsfunktioner, der tilbyder e-mail-rapporter med diagrammer/grafer/tabeller som Microsoft Excel eller Word -vedhæftede filer.
Kommunikationsværktøjer
Inden for ethvert system, der arbejder på tværs af flere afdelinger, er kommunikation obligatorisk. ERP-systemer letter dette ved at tilbyde værktøjer til handlingsbaseret automatiseret mailgenerering, onlinemeddelelser, chat eller generelle udsendelsesfunktioner på individ- og gruppeniveau.
Sig når en ordre er markeret som "Klar til afsendelse", skal en automatisk mailer udløses til logistikafdeling for at starte afsendelsesprocessen (eller hvis et pizzabutikskøkken har udviklet et problem); en generel udsendelsesmeddelelse kan sendes til alle andre afdelinger for at stoppe med at tage yderligere ordrer.
Yderligere onlinemeddelelsesfunktioner (som dem fra Lync, Chatter eller Yammer) er indarbejdet for at muliggøre let og øjeblikkelig kommunikation.
Ud over de ovennævnte værktøjer, der er en integreret del af ethvert ERP-system, er der yderligere værktøjer, der kan integreres efter behov.
Analytiske værktøjer
En masse analyseværktøjer kan integreres i ERP -system til business intelligence, forudsigende analyse, datamining og tilhørende analyse. Disse analyseværktøjer bruges til at få værdifuld indsigt til at skabe strategiske forretningsbeslutninger baseret på tilgængelige data (f.eks. Sporing forbrugeradfærd omkring ferieindkøb, sammenligningsresultater for produkter i rød farvet hylde, der har mere salg end dem i blåfarvet hylde osv.)
Ressourceallokering og opgaveplanlægningsværktøjer
ERP -systemer kan også integrere værktøjer til allokering af ressourcer på tværs af afdelinger og opgaver (for arbejdskrævende industrier). Disse værktøjer arbejder efter det enkle princip om defineret tid, som en opgave/et projekt tager i forhold til tidsplanen for ressourcetilgængelighed. Ved opgavens afslutning tildeles ressourcen automatisk en ny opgave, der matcher hans færdigheder, eller den placeres i en pulje til den næste opgave.
Værktøjer har funktionalitet til manuel intervention på supervisor -niveau, hvis en opgave forsinkes. Fordelene inkluderer klare sigtbarhed om nuværende og fremtidig arbejdsbyrde, optimal ressourceudnyttelse, udforskning af muligheder for automatisering mv.
Andre tilføjelsesfunktioner
ERP -systemer kan integrere moduler til personalestyring, projektledelse, tidssporingssystemer og dokumenthåndtering i henhold til virksomhedens behov. Der er et stort antal værktøjer til rådighed, der er specifikke for hver branche og funktionstype, og ERP -leverandører hjælper deres interesserede kunder med at vælge den bedste pasform. Internettet er altid tilgængeligt for selvhjælp til at få den nødvendige information.
Bundlinjen
ERP er en kompleks ramme at implementere og har normalt brug for en dedikeret sælger til implementering. To store flaskehalse identificeret med ERP -implementeringer er høje omkostninger og manglende overholdelse af bedste praksis. Selvom omkostningerne til en vis grad kan reduceres ved omhyggelig vurdering af forskellige leverandører og vurdering af gratis open source værktøjer, kan den anden udfordring ved fejl på grund af manglende overholdelse af bedste praksis afhjælpes ved fokuseret træning til medarbejdere. Korrekt vurdering i de indledende faser, partnerskab med leverandører med den rette ekspertise og klarhed fra kravene fra starten hjælper en effektiv og vellykket implementering af ERP -værktøjer. (For relateret læsning, se "Casestudier om vellykket virksomhedens ressourceplanlægning")