Was ist Kleingeld?

Was ist Kleingeld?

Ein Kleinkassenfonds ist ein kleiner Betrag von Firmengeldern, der oft zur Verfügung steht (z. B. in einer verschlossenen Schublade oder Kiste), um Minderjährige oder Nebenkosten, wie beispielsweise Büromaterial oder Mitarbeitervergütungen.

Ein Kleinkassenfonds wird periodischen Abstimmungen unterzogen, wobei Transaktionen auch im Abschluss erfasst werden. In größeren Unternehmen kann jede Abteilung ihren eigenen Kassenfonds haben.

Kleingeld verstehen

Kleingeld bietet Bequemlichkeit für kleine Transaktionen, für die die Ausstellung eines Schecks oder einer Firmenkreditkarte unangemessen oder inakzeptabel ist. Der geringe Bargeldbetrag, den ein Unternehmen als geringfügig betrachtet, wird variieren, wobei viele Unternehmen zwischen 100 und 500 US-Dollar als Kleingeldfonds halten. Beispiele für Transaktionen, für die ein Kleinkassenfonds verwendet wird, sind:

• Bürobedarf
• Karten für Kunden
• Blumen
• Bezahlen eines Catering-Mittagessens für eine kleine Gruppe von Mitarbeitern
• Erstattung von geringfügigen arbeitsbezogenen Ausgaben an einen Mitarbeiter

Kassenbestand Depotbanken werden beauftragt, den Fonds zu beaufsichtigen. Zu den Verwahrungspflichten gehören im Allgemeinen die Durchsetzung von Vorschriften und Vorschriften für Kleinkassen, das Beantragen von Auffüllungen und die Ausgabe von Geldern.

Anforderungen an die Portokasse

Durch die Verwendung einer Kleinkasse können bestimmte interne Kontrollen. Die Verfügbarkeit von Kleingeld bedeutet jedoch nicht, dass jede Person für jeden Zweck darauf zugreifen kann. Viele Unternehmen wenden strenge interne Kontrollen zur Verwaltung des Fonds an. Häufig sind nur wenige Personen berechtigt, Auszahlungen zu genehmigen und können dies nur für Ausgaben im Zusammenhang mit legitimen Unternehmensaktivitäten oder -vorgängen tun.

Ein Kleinkassierer könnte damit beauftragt werden, den Scheck auszugeben, um die Kleinkassenschublade zu finanzieren und die entsprechenden Buchungsbuchungen vorzunehmen. Der Portokassenverwahrer ist mit der Verteilung des Bargelds und dem Einzug von Quittungen für alle Käufe oder Verwendungen der Gelder beauftragt. Wenn der Gesamtbetrag der Kassenkasse abnimmt, sollten die Einnahmen steigen und sich zum Gesamtbetrag summieren.

Durch den Einsatz einer Kleinkassenkasse und einer Kleinkassenverwahrerin trägt der duale Prozess dazu bei, die Gelder sicher zu verwahren und sicherzustellen, dass nur berechtigte Personen darauf zugreifen können.

Aufzeichnen von Portokassen

Wenn eine Kassenkasse verwendet wird, werden Kassentransaktionen weiterhin auf Jahresabschluss. Bei Käufen mit Barkasse werden keine Buchungen im Buchführungsjournal vorgenommen, sondern nur, wenn die Depotbank braucht mehr Bargeld – und erhält im Gegenzug für die Quittungen neue Gelder – als die Journaleinträge sind verzeichnet. Das Tagebuch Eintrag für die Überlassung von mehr Bargeld an die Depotbank ist eine Belastung des Kassenbestandes und eine Gutschrift auf Bargeld.

Bei einer Unterdeckung oder Überschreitung wird eine Journalzeilenbuchung auf einem Über-/Unterdeckungskonto erfasst. Ist die Kassenkasse aufgebraucht, wird eine Gutschrift als Gewinn verbucht. Ist der Kassenbestand knapp, erfolgt eine Belastung als Verlust. Das Over- oder Short-Konto wird verwendet, um den Fonds nach dem Abgleich zwangsweise auszugleichen.

Abgleich von Portokassen

Der Kassenbestand wird regelmäßig abgeglichen, um zu überprüfen, ob der Saldo des Fonds korrekt ist. Wenn das Kleingeldguthaben auf ein voreingestelltes Niveau fällt, beantragt die Depotbank in der Regel zusätzliches Bargeld beim Kassierer. Zu diesem Zeitpunkt wird die Summe aller Einnahmen berechnet, um sicherzustellen, dass sie mit den ausgezahlten Geldern aus der Kassenschublade übereinstimmt. Wenn neues Geld benötigt wird, stellt der Kassierer einen neuen Scheck aus, um die Kassenschublade zu finanzieren, und nimmt im Gegenzug die Quittungen aus den Einkäufen, die das Bargeld aufgebraucht haben.

Der Abgleichsprozess stellt sicher, dass der verbleibende Saldo des Fonds der Differenz zwischen dem ursprünglichen Saldo abzüglich der auf den Quittungen und Rechnungen aufgeführten Gebühren entspricht. Wenn das Restguthaben geringer ist, als es sein sollte, liegt ein Mangel vor. Wenn das Restguthaben höher ist, als es sein sollte, liegt eine Überschreitung vor. Obwohl geringfügige Abweichungen auftreten können, sollte bei Ungleichgewichten die Ursache der Abweichung identifiziert und korrigiert werden.

Kleingeld vs. Bar auf die Hand

"Kleingeld" und "Bargeld" klingen sehr ähnlich und überschneiden sich. Von den beiden“Bar auf die Hand“ ist der allgemeinere Begriff.

Kleingeld bezieht sich speziell auf Geld – buchstäblich Münzen und Scheine –, das ein Unternehmen für kleine Ausgaben bereithält, normalerweise weil die Verwendung von Bargeld einfacher ist als die Verwendung eines Schecks oder einer Kreditkarte.

Kassenbestand ist irgendein verfügbare Barmittel des Unternehmens oder liquide Mittel. Es kann in Form von echtem Geld sein, wie zum Beispiel Beträgen, die Sie noch nicht bei der Bank eingezahlt haben, oder kleineren Scheinen und Münzen, die Sie in der Registrierkasse aufbewahren, um den Kunden Wechselgeld zu geben. In dieser Bedeutung bezieht sich der Unterschied zur Kleinkasse darauf, wo Sie das Geld aufbewahren und wie Sie es verwenden – wobei es sich bei der Kleinkasse um eine mehr für interne geschäftliche Bedürfnisse/Ausgaben von Mitarbeitern und Barmittel in Bezug auf Gelder, die von erhalten oder erstattet werden Kunden.

Aber der Kassenbestand hat als buchhalterischer Begriff eine größere Bedeutung. In der Finanzwelt bezieht es sich auch auf hochliquide Vermögenswerte eines Unternehmens – Guthaben auf Giro- oder anderen Bankkonten, Geldmarktfonds, kurzfristige Schuldtitel oder andere Zahlungsmitteläquivalente. Es ist zwar nicht buchstäblich Bargeld, aber es ist Geld, auf das leicht und schnell zugegriffen werden kann, weshalb es "vorhanden" ist.

Kurzum: Alle Kleinkassen sind Kassenbestände, aber keine Kassenbestände sind Kleinkassen.

Vor- und Nachteile von Petty Cash

Kleingeld hat seine Vorteile. Bargeld ist in vielen Fällen nach wie vor die schnellste, einfachste und einfachste Art, Dinge zu bezahlen. Es funktioniert gut, um kleine spontane Ausgaben zu decken – wie ein Trinkgeld für das Kind, das Pizza zum Mittagessen liefert, oder das Taxi nach Hause für Mitarbeiter, die spät arbeiten. Es erspart den Aufwand, Personen zu erstatten oder zu erwarten, dass sie für arbeitsbezogene Artikel aus eigener Tasche bezahlen.

Kleingeld kann auch für häufige, aber alltägliche Ausgaben funktionieren, wie Milch für den Bürokühlschrank, Briefmarken oder Reinigungsmittel.

Auch wenn dies keine übliche Praxis sein sollte, kann Kleingeld zur Not auch zum Wechselgeld für Kunden verwendet werden, wenn die Kasse knapp wird.

Auf der anderen Seite kann die Bequemlichkeit von Kleingeld es auch zu einem Problem und einem Risiko machen. Bargeld ist schwer zu sichern und unmöglich zu verfolgen; Es ist sehr leicht, dass Rechnungen spurlos verschwinden – selbst wenn Sie ein sorgfältiges System von Quittungen oder Belegen eingerichtet haben.

Dies bringt uns zu einem weiteren Nachteil von Kleinkassen: Sie zu führen, Aufzeichnungen zu führen und sie regelmäßig abzugleichen, ist für jemanden mit zusätzlichem Aufwand verbunden. Dies kann in großen Unternehmen mit einem Büroleiter oder einer Buchhaltungsabteilung ein kleines Ärgernis sein; für kleine Unternehmen kann dies eine Belastung darstellen.

Kommerzielle Transaktionen erfolgen zunehmend bargeldlos – selbst bei kleinen Einzelhändlern und Restaurants, wo traditionell stark mit Münzen eingekauft wird. Kleingeld ist zu einem veralteten Konzept geworden, sagen einige Kritiker. Dazwischen Kreditkarten, Debitkarten, Zahlungsdienste wie Venmo oder Paypal, elektronische Geldbörsen und andere kontaktlose Kaufmöglichkeiten Dinge gibt es viele Alternativen so einfach wie Bargeld – mit den zusätzlichen Vorteilen, dass sie rückverfolgbar, sicher und weniger anfällig sind der Diebstahl.

Der Sicherheitsaspekt ist oft für kleine Unternehmen wichtig, die lange befürchteten, dass die Aufbewahrung von Bargeld eine Einladung zur Kriminalität ist.

Häufig gestellte Fragen zu Portokassen

Was ist Petty Cash und wofür wird es verwendet?

Kleingeld ist das Geld, das ein Unternehmen oder eine Firma zur Verfügung hat, um kleine Zahlungen, Einkäufe und Rückerstattungen zu tätigen. Routinemäßig oder unerwartet sind dies Transaktionen, für die das Ausstellen eines Schecks oder die Verwendung einer Kreditkarte unpraktisch oder unpraktisch ist.

Warum heißt es Petty Cash?

Das englische Wort "petty" leitet sich aus dem Französischen ab petit, was "klein" oder "klein" bedeutet. Ebenso bedeutet "kleinlich" geringfügig oder unbedeutend. Kleingeld bezieht sich also auf einen kleinen Geldbetrag, der für unbedeutende oder kleine Einkäufe beiseite gelegt wird, im Gegensatz zu großen Ausgaben oder Rechnungen.

Eine der frühesten Verwendungen des Ausdrucks stammt aus einer pädagogischen Arbeit über die Haushaltsführung von Benjamin Billingsley. Ratschläge für die Frauen und Jungfrauen von London, das auf das Jahr 1678 datiert.

Was ist ein Beispiel für Kleingeld?

Kleingeld wird normalerweise in einer Schublade, einem Schließfach oder einem großen Umschlag aufbewahrt. Typische Kleingeldkäufe sind:

• Kaffee, Süßigkeiten oder Snacks
• Blumen, Geburtstagskarten oder andere kleine Geschenke
• Taxitarif oder Autotarif
• Kleines Büromaterial – Stifte, Radiergummis, Hefter usw.
• Verpflegung

Ist Petty Cash ein Zahlungsmitteläquivalent?

Nein. Kleingeld ist echtes Bargeld: Scheine und Münzen. Zahlungsmitteläquivalente sind hochliquide Wertpapiere und andere Vermögenswerte, die leicht in Bargeld umgewandelt werden können: Geldmarktfonds, Commercial Paper oder kurzfristige Schuldtitel, wie Schatzwechsel.

In den Jahresabschlüssen des Konzerns werden die Kassenbestände jedoch im Abschnitt „Zahlungsmittel und Zahlungsmitteläquivalente“ der Bilanz aufgeführt. In diesem Sinne können die beiden also in einen Topf geworfen werden.

Wie balancieren Sie die Kasse in der Buchhaltung?

Jedes Mal, wenn Sie eine Kleinkasse anzapfen – d. h. Geld abheben – sollte ein Zettel oder Gutschein ausgefüllt werden. Diese dient als Quittung, in der der Auszahlungsbetrag, das Datum, der Zweck und andere Details protokolliert werden. Diese Belege sind zunehmend elektronisch und werden in eine digitale Kalkulationstabelle oder ein Ledger eingegeben. Aber es kann hilfreich sein, auch Papierbelege zusammen mit Quittungen über die Einkäufe oder Zahlungen (wenn möglich) aufzubewahren.

Nach einem festgelegten Intervall – normalerweise jeden Monat oder jede Woche zur gleichen Zeit – ist es an der Zeit, das Haushaltskonto abzugleichen oder auszugleichen. Notieren Sie zunächst den aktuellen Betrag im Fonds. Ziehen Sie diesen Betrag dann vom Startguthaben ab. Dieser Betrag ist der Gesamtbetrag, der während dieses Zeitraums vom Konto abgebucht wurde.

Als nächstes summieren Sie den Betrag aller ausstehenden Belege (plus beigefügte Quittungen). Diese Zahl sollte mit dem abgehobenen Betrag übereinstimmen, den Sie aus dem Anfangs- und Endsaldo des Kontos berechnet haben. Und der Bargeldbetrag, den Sie in Ihrer Aufbewahrungsbox oder Schublade haben, sollte dem aktuellen Kontostand entsprechen.

Wenn sie nicht übereinstimmen, müssen Sie untersuchen, warum: Gab es einen mathematischen Fehler? fehlt eine Quittung oder ist sie falsch?

Der Ausgleich des Portokassenkontos erfolgt normalerweise, wenn der Fonds wieder aufgefüllt werden muss. Der Kassenwart bringt alle Belege oder Belege zum Buchhalter, Kassierer oder Buchhalter des Unternehmens. Die Kassenbelege werden im Hauptbuch des Unternehmens als Gutschriften auf dem Kassenkonto und wahrscheinlich als Belastungen auf mehreren verschiedenen Spesenkonten angemeldet. Wenn der Portofonds aufgefüllt wird, in der Regel durch Einziehung eines vom Unternehmen ausgestellten Schecks, wird dies als Belastung auf dem Kassenkonto und als Gutschrift auf dem Kassenkonto verbucht.

Die Quintessenz

Kleingeld ist ein kleiner Bargeldbetrag, der in einem Geschäfts- oder Firmengelände aufbewahrt wird, um kleinere Ausgaben und Bedürfnisse zu bezahlen – normalerweise nicht mehr als ein paar hundert Dollar. Obwohl es leicht verständlich und einfach zu verwenden ist, wird Kleingeld missbraucht, leicht aus den Augen verloren und ist anfällig für Diebstahl. Manche meinen, in der heutigen Gesellschaft sei die Kleinkasse überholt: Für kleine Einkäufe gibt es viele Alternativen, die sicherer und ebenso bequem sind.