So werden Sie 401(k)-Administrator

Diese entscheidende Rolle beinhaltet viele alltägliche Aufgaben für die Umsetzung des Plans

Gemäß den Regeln, die 401(k)-Pläne regeln, müssen Plansponsoren einen Planverwalter haben, der den täglichen Betrieb überwacht. Einige größere Unternehmen stellen einen professionellen 401(k)-Administrator oder sogar ein ganzes Team ein, um die Arbeit zu erledigen. Andere verlassen sich auf Drittanbieter-Administratoren (TPAs) oder schließen einen Vertrag mit einem 401(k)-Verwaltungsdienst ab.

Bei sehr kleinen Unternehmen und Selbstständigen kann es sich bei Plansponsor und -verwalter um dieselbe Person handeln. Wenn Sie 401(k)-Administrator werden möchten oder einen einstellen müssen, finden Sie hier, was Sie wissen müssen.

Die zentralen Thesen

Die Regeln für 401(k)-Pläne erfordern, dass jeder Plan einen Administrator hat.
Ein 401(k)-Administrator verwaltet den Plan täglich und stellt sicher, dass er den Gesetzen entspricht.
Planverwalter sind Treuhänder, die dafür verantwortlich sind, ihre Pläne im besten Interesse der Teilnehmer zu verwalten.

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Einige kleine Unternehmen verwalten 401(k)-Pläne selbst, aber viele lagern viele dieser Aufgaben aus.
Sie benötigen keine „offizielle“ Zertifizierung, um ein 401(k)-Planadministrator zu sein.

Die Rolle eines 401(k)-Administrators

Der Gesetz zur Sicherung des Ruhestandseinkommens von Arbeitnehmern (ERISA), das primäre Bundesgesetz, das 401(k) s regelt, schreibt vor, dass in Plandokumenten ein Administrator benannt werden muss. Es legt auch die Pflichten dieser Person fest. Wenn in den Dokumenten kein konkreter Administrator genannt wird, übernimmt der Plansponsor (in der Regel der Arbeitgeber) diese Rolle. Viele kleine Unternehmen mit a Savings Incentive Match Plan for Employees (SIMPLE) 401(k)-Plan und Selbstständige mit eigenem Solo 401(k) übernehmen Sie die Rolle des Administrators.

Einen Plan verwalten bringt viele Verantwortlichkeiten mit sich. Einige dieser Aufgaben erfordern spezielle Kenntnisse der Rentenplanregeln und den Einsatz komplexer Aufzeichnungssysteme. Die Regeln erfordern außerdem, dass Planverwalter den Planteilnehmern, Begünstigten und den zuständigen Regierungsbehörden regelmäßig Informationen zur Verfügung stellen.

Aus diesem Grund lagern Planadministratoren häufig viele Aufgaben an einen Drittanbieter mit Erfahrung in diesen Bereichen aus, beispielsweise an ein Finanzdienstleistungsunternehmen wie Vanguard oder Fidelity.

401(k)-Planadministratoren werden berücksichtigt Treuhänder nach dem Gesetz. Daher sind sie verpflichtet, im besten Interesse der Planteilnehmer und Begünstigten zu handeln.

Wichtig

Da 401(k)-Planverwalter Treuhänder sind, können sie „persönlich haftbar gemacht werden, um etwaige Verluste auszugleichen.“ nach Angaben des US-Arbeitsministeriums.

Werden Sie ein 401(k)-Administrator

Die Regeln für 401(k)-Pläne sind kompliziert, können sich häufig ändern und erfordern, dass ein Administrator ständig auf alle Gesetzesänderungen achtet. Der Administrator der 401(k)-Plan stellt sicher, dass das Unternehmen die Gesetze befolgt und die Interessen der Planteilnehmer und Begünstigten schützt.

Kleine Unternehmen mit begrenzten Ressourcen benennen möglicherweise einen vertrauenswürdigen Mitarbeiter, der über geringe Fachkenntnisse in der Planverwaltung verfügt. Sobald ein Plan jedoch mehr als nur wenige Teilnehmer hat, beauftragen Unternehmen häufig einen Spezialisten oder auslagern Aspekte der Aufgaben der Planverwaltung. Dies wird entweder vom Unternehmen oder durch Verwaltungsgebühren bezahlt, die von den Planteilnehmern gezahlt werden.

Im Wesentlichen gibt es also zwei Hauptwege, um ein 401(k)-Zertifikat zu erhalten. Planadministrator:

Wenn Sie in einem kleinen Unternehmen arbeiten, werden Sie möglicherweise zum Planadministrator ernannt, auch wenn Sie keine Fachkenntnisse über 401(k)-Pläne haben.
Sie können sich dafür entscheiden, ein professioneller 401(k)-Planadministrator zu werden und entweder als Angestellter eines Unternehmens zu arbeiten mit einem eigenen 401(k)-Plan oder für eine Organisation, die Verwaltungsdienstleistungen für andere Unternehmen erbringt 401(k) s.

Trotz der Komplexität der Planverwaltung gibt es für 401(k)-Planadministratoren keine offizielle Bildungsvoraussetzung oder ein Akkreditierungsverfahren. Viele neue Administratoren müssen einfach „on the job“ lernen.

Es gibt jedoch einige Trainingsprogramme, die hilfreich sein können. Das 401(k) Practice Builder-Zertifikatsprogramm, angeboten von der National Association of Plan Advisors ist eine relativ kurze, relativ kostengünstige Option für diejenigen, die eine Einführung in das Thema suchen das Thema. Die gleiche Organisation bietet auch ein umfassenderes Programm an, das zu einem Certified Plan Fiduciary Advisor (CPFA)-Zertifikat führt.

Welche Informationen müssen 401(k)-Planadministratoren den Teilnehmern zur Verfügung stellen?

Planverwalter müssen den Planteilnehmern in einem regelmäßigen, festgelegten Zeitplan eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumente zur Verfügung stellen. Wenn ein Mitarbeiter dem Plan beitritt, sollte er eine erhalten Zusammenfassende Planbeschreibung (SPD), in dem die Regeln dieses bestimmten Plans aufgeführt sind. Wenn das SPD geändert wird, sollte der Administrator eine Zusammenfassung der wesentlichen Änderungen (SMM) bereitstellen.

Jedes Jahr sollte der Administrator außerdem eine bereitstellen Zusammenfassender Jahresbericht, in dem die finanzielle Lage des Plans beschrieben wird. Abhängig vom Plan müssen Administratoren jedem Teilnehmer entweder vierteljährlich oder jährlich eine ausstellen eine individuelle Leistungsabrechnung, aus der hervorgeht, wie viel Geld sie auf ihrem Konto haben und wie hoch die Höhe davon ist momentan bekleidet. Das sind einige der wichtigsten Dokumente, aber es gibt noch andere.

Welche Informationen müssen 401(k)-Planverwalter der Regierung zur Verfügung stellen?

Administratoren oder Sponsoren des 401(k)-Plans müssen jedes Jahr ein Formular 5500 bei der Regierung einreichen. Es berichtet über den Betrieb, die Finanzlage, die Investitionen und andere Angelegenheiten des Plans. Abhängig von der Größe des Plans gibt es verschiedene Versionen des Formulars 5500.

Kann ein 401(k)-Plan-Administrator verklagt werden?

Aufgrund eines Urteils des Obersten Gerichtshofs der USA aus dem Jahr 2008 kann ein Planverwalter nun von 401(k)-Planteilnehmern verklagt werden, wenn ihr „Fehlverhalten den Wert des individuellen Kontos des Teilnehmers beeinträchtigt hat“.

Das Fazit

Die Regeln für 401(k)-Pläne sehen vor, dass jeder Plan einen Administrator haben muss, der den Plan täglich überwacht und verwaltet und dafür sorgt, dass er den sich ändernden Gesetzen entspricht. Einige kleine Unternehmen entscheiden sich möglicherweise dafür, ihre 401(k)-Pläne selbst zu verwalten, aber viele lagern einen Großteil der Administratoraufgaben aus. Für 401(k)-Planadministratoren gibt es keine offizielle Ausbildungs- oder Akkreditierungsanforderung, es gibt jedoch Schulungskurse, die Bildungsressourcen bereitstellen können.