Definition des Barauszahlungsjournals

Was ist ein Barauszahlungsjournal?

Ein Barauszahlungsjournal ist eine Aufzeichnung, die von den internen Buchhaltern eines Unternehmens geführt wird und die alle finanziellen Ausgaben eines Unternehmens auflistet, bevor diese Zahlungen an den Hauptbuch. Auf monatlicher Basis werden diese Journale mit den Hauptbuchkonten abgeglichen, die dann verwendet werden, um Jahresabschluss für reguläre Abrechnungsperioden.

Ein Barauszahlungsjournal verstehen

Diese Journale werden im Allgemeinen von einer Buchhaltungssoftware verwaltet und enthalten wichtige Informationen wie Auszahlungsbetrag, Schecknummer, Transaktionsart, Zahlungsempfänger, Zahler und Notiz. Einige Unternehmen zeichnen jedoch andere wichtige Details auf, z. B. Rabatte auf gekaufte Massenartikel. Unterschiedliche Arten von Ausgaben können entweder in verschiedenen Spalten aufgeführt sein oder unterschiedliche Codes erhalten.

Journalmanager müssen detailorientiert sein und jede Transaktion sorgfältig aufzeichnen, um zu verhindern, dass Bargeld fehlgeleitet oder zweckentfremdet wird. Darüber hinaus können Barauszahlungsjournale Geschäftsinhabern dabei helfen, Cash-Management durch Bereitstellung klarer Bilder von Lagerkosten, Löhnen, Mietkosten und anderen externen Ausgaben. Diese Daten können entscheidend sein, um fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Ein Barauszahlungsjournal zeigt einem Geschäftsinhaber an, ob mehr Geld das Unternehmen verlässt als eingeht und umgekehrt, sodass sie Anpassungen am Geschäft vornehmen können, um sicherzustellen, dass es immer ein positives Ergebnis gibt Cashflow.

Bei einer Barauszahlung wird jeder Bargeldtransfer erfasst, nicht nur der von physischem Bargeld. Dies schließt Schecks und elektronische Überweisungen oder andere Zahlungsmitteläquivalente ein.

Struktur des Barauszahlungsjournals

Das Auszahlungsjournal enthält eine Vielzahl von Spalten, um die Zahlungsmittelabflüsse des Unternehmens zu erfassen. Die Spalten enthalten das Datum jeder Barzahlung, die Details des anderen betroffenen Hauptkontos, die vom Unternehmen ausgestellte Schecknummer, den Gesamtbetrag der Barzahlung, die Kreditkontrollkonto, das den vom Konto des Gläubigers abgezogenen Betrag, die gezahlten Steuern und spezielle Spalten anzeigt, die die Art der Transaktion wie Werbung, Löhne, etc.

Jede dieser Spalten wird dann am Ende des Erfassungszeitraums zu einer Gesamtsumme addiert. Diese Informationen werden dann in das Hauptbuch übertragen.

Beispiel für ein Barauszahlungsjournal

Angenommen, Unternehmen ABC kauft in einem Monat eine Maschine vom Hersteller BZY für 5.000 US-Dollar und mietet einen LKW von Rental Trucks für 500 US-Dollar. Das Unternehmen müsste seine Barguthaben gutschreiben und entsprechende Konten belasten. Das Kassenbuch würde ungefähr so ​​aussehen.

Datum	Art des Kaufs	Zahlungsempfänger	Barkredit	Andere Lastschrift
6/5/21	Maschinenkauf	Hersteller BZY	$5,000	$5,000
6/12/21	LKW-Vermietung	Mietfahrzeuge	$500	$500
Gesamt	$5,500	$5,500

Dies ist ein sehr vereinfachtes Beispiel, würde aber zeigen, wie Transaktionen aufgezeichnet werden. Sowohl der Geldbetrag muss auf dem Geldguthabenkonto verbucht werden als auch der gleiche Betrag von einem entsprechenden Konto abgebucht werden. Je nach Typ kann dieses Konto ein Inventar Konto oder ein anderes traditionelles Bilanzkonto. In diesem Fall wurde es einem Konto der Kategorie "andere" zugeordnet.

Für jede Art von Unternehmen sieht ein Barauszahlungsjournal sehr unterschiedlich aus. Das Barauszahlungsjournal eines Einzelhändlers würde Inventar, Forderungen, Verbindlichkeiten, Gehälter und Löhne umfassen. Ein Hersteller kann all dies haben, berücksichtigt aber auch rohes Material Anschaffungs- und Herstellungskosten. Ein Softwareunternehmen darf nur Gehälter und Hardware-(Computer-)Kosten haben.

Unabhängig von der Art des Unternehmens muss ein Geschäftsinhaber jedes Mal, wenn Bargeld ausgezahlt wird, ein Barauszahlungsjournal verwenden, um aufzuzeichnen, wo Geld ausgegeben wird. Es ist ein entscheidendes Instrument für den Erfolg jedes Unternehmens und stellt sicher, dass alle Informationen an die Internal Revenue Service (IRS) ist zur Steuerzeit korrekt.