Παραδείγματα χρεωστικών σημειώσεων σε συναλλαγές από επιχείρηση σε επιχείρηση

Χρεωστικές σημειώσεις αποτελούν μια απόδειξη ότι μια επιχείρηση έχει δημιουργήσει μια νόμιμη εγγραφή χρέωσης κατά τη διάρκεια της συναλλαγής με μια άλλη επιχείρηση. Αυτό μπορεί να συμβεί όταν ένας αγοραστής επιστρέφει υλικά σε έναν προμηθευτή και χρειάζεται να επικυρώσει το ποσό που επιστρέφεται. Σε αυτήν την περίπτωση, ο αγοραστής εκδίδει χρεωστικό σημείωμα που αντικατοπτρίζει τη λογιστική συναλλαγή.

Μια επιχείρηση ενδέχεται να εκδώσει χρεωστικό χαρτονόμισμα ως απάντηση σε ληφθέν πιστωτικό σημείωμα. Λάθη (συχνά χρεώσεις τόκων και τέλη) σε τιμολόγιο πώλησης, αγοράς ή δανείου μπορεί να ωθήσουν μια εταιρεία να εκδώσει χρεωστικό σημείωμα για να βοηθήσει στη διόρθωση του σφάλματος.

Χρεωστικές σημειώσεις σε συναλλαγές

Σχεδόν πάντα εμπλέκονται χρεωστικά χαρτονομίσματα και πιστωτικά χαρτονομίσματα επιχείρηση-σε-επιχείρηση (B2B) συναλλαγές. Αντιστοιχούν σε χρεωστικές και πιστωτικές εγγραφές σε λογιστικά ημερολόγια, τα οποία χρησιμεύουν περαιτέρω ως απόδειξη προηγούμενης επιχειρηματικής συναλλαγής. Μπορούν επίσης να αναφέρονται ως χρεωστικά σημειώματα.

Συνήθως όλες οι χρεωστικές σημειώσεις περιλαμβάνουν τις ίδιες γενικές πληροφορίες: την ημερομηνία του σημειώματος, έναν αύξοντα αριθμό, μια σύντομη περιγραφή της προηγούμενης επιχειρηματικής συναλλαγής, τα στοιχεία των επιστρεφόμενων στοιχείων (συμπεριλαμβανομένων φόρος πωλήσεων και μια αναφορά στο τιμολόγιο) και τις υπογραφές των αρμόδιων αρχών της εταιρείας.

Το πιο πιθανό είναι να ακούσετε για χρεωστικό σημείωμα μετά από μη τιμολογημένο τιμολόγιο. Ας υποθέσουμε ότι ένας προμηθευτής έστειλε υλικά αξίας $ 10.000 σε έναν πελάτη, αλλά έστειλε τιμολόγιο μόνο για $ 9.500. Μόλις συνειδητοποιήσει το λάθος του, ο προμηθευτής θα μπορούσε να υποβάλει ένα χρεωστικό σημείωμα στον πελάτη του για τη διαφορά των $ 500 για να επιλύσει το ζήτημα και να κάνει τις κατάλληλες προσαρμογές στο λογιστικές εγγραφές.

Χρεωστικές αποδείξεις

Υπάρχει κάποια ασάφεια μεταξύ των όρων "χρεωστικό σημείωμα" και "απόδειξη χρέωσης". Μερικές φορές μια απόδειξη χρέωσης χρησιμοποιείται εναλλακτικά με ένα χρεωστικό σημείωμα. άλλες φορές, οι χρεωστικές αποδείξεις προορίζονται μόνο για να περιγράψουν γραπτά αρχεία που αποδεικνύουν ότι ένας πελάτης οφείλει χρήματα σε μια εταιρεία. Είναι σπάνιο να δείτε τον όρο χρεωστική απόδειξη που χρησιμοποιείται για συναλλαγές B2B.

Τιμολόγια

Ένα χρεωστικό σημείωμα ή απόδειξη χρέωσης είναι πολύ παρόμοιο με ένα τιμολόγιο. Η κύρια διαφορά είναι ότι τα τιμολόγια εμφανίζουν πάντα μια πώληση, όπου οι χρεωστικές σημειώσεις και οι χρεωστικές αποδείξεις αντικατοπτρίζουν προσαρμογές ή αποδόσεις συναλλαγών που έχουν ήδη πραγματοποιηθεί.

Τα χρεωστικά χαρτονομίσματα μπορούν επίσης να υποκατασταθούν με παραδοσιακά τιμολόγια όταν παρέχεται ένα αγαθό ή μια υπηρεσία που είναι εκτός του κανονικού πεδίου της επιχείρησης. Αυτό βοηθά στη διάκριση της συναλλαγής και για τα δύο λογιστικά τμήματα και επίσης εμποδίζει την εταιρεία έκδοσης να δημιουργήσει ένα νέο τύπο τιμολογίου.

Επιστροφή υλικού

Σκεφτείτε τις χρεωστικές σημειώσεις ως αξιώσεις έναντι επιχειρηματικών σφαλμάτων. Σε περίπτωση επιστροφής αγαθών από αγοραστή σε α Προμηθευτή ή προμηθευτή, το χρεωστικό σημείωμα δείχνει την αλλαγή στα λογιστικά ημερολόγια και ζητά επιστροφή κεφαλαίων (πίστωση). Ο προμηθευτής/πωλητής στέλνει συχνά ένα πιστωτικό σημείωμα ως απόδειξη της αναστροφής.

Για παράδειγμα, λάβετε υπόψη την περίπτωση κατά την οποία η εταιρεία XYZ επιστρέφει υλικό στον προμηθευτή της, την εταιρεία ABC. Για να αποδείξει το ποσό που πρέπει να είναι αποζημιώθηκε, Το XYZ συντάσσει χρεωστικό σημείωμα. Η αρχική αγορά ήταν για 5.000 $, οπότε το χρεωστικό σημείωμα θα πρέπει να αντικατοπτρίζει το κόστος των υλικών συν τα τοπικά φόρος επί των πωλήσεων ποσοστά. Οι φόροι και το κόστος των αγαθών πρέπει πάντα να είναι ξεχωριστά στοιχεία γραμμής στη σημείωση.

Με την παραλαβή, η ABC θα πρέπει να δημιουργήσει ένα μικρό πιστωτικό σημείωμα ως απόδειξη κατανόησης και, στη συνέχεια, να επιστρέψει (ή να προσφέρει πίστωση) σε XYZ (εφόσον το χρεωστικό σημείωμα περιείχε σωστές πληροφορίες).

Τόκοι/Απαιτήσεις προμήθειας

Ας υποθέσουμε ότι μια επιχείρηση οφείλει ενδιαφέρον σε έναν πιστωτή ή επιτροπή σε τρίτους για παρεχόμενες υπηρεσίες. Σε μια τέτοια περίπτωση, το χρεωστικό χαρτονόμισμα εκδίδεται κανονικά για να απαντήσει σε ένα ληφθέν πιστωτικό σημείωμα, αλλά ο οφειλέτης θα μπορούσε πάντα να εκδώσει ένα απροβλημάτιστο.

Οι χρεωστικές εισπράξεις από την Επιτροπή είναι κοινές μεταξύ των μητρικών εταιρειών και θυγατρικές. Οι χρεωστικές ομολογίες εισπρακτέων τόκων μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την προσαρμογή προηγούμενων πληρωμών ή ως απλή μορφή τήρησης αρχείων.

Η κατώτατη γραμμή

Οι χρεωστικές σημειώσεις χρησιμοποιούνται σε συναλλαγές όταν απαιτείται προσαρμογή εγγραφής χρέωσης σε περίπτωση που οφείλονται χρήματα. Βρίσκονται κυρίως εντός τιμολογίων κάτω από τιμολόγια όπου ένας προμηθευτής έχει στείλει τιμολόγιο σε πελάτη για ένα χαμηλότερο ποσό από το πραγματικό κόστος, όταν οφείλονται τόκοι ή προμήθειες, ή απαιτήσεις έναντι επιχειρηματικών σφαλμάτων. Ένα χρεωστικό σημείωμα θα ορίζει το ποσό των χρημάτων που οφείλονται από το ένα μέρος στο άλλο.