Πώς χρησιμοποιείται μια αρνητική επιβεβαίωση στην επιχείρηση

Τι είναι η Αρνητική Επιβεβαίωση;

Αρνητική επιβεβαίωση είναι ένα γράμμα ή ένα έγγραφο που ζητά από τον παραλήπτη να απαντήσει στον αποστολέα μόνο εάν υπάρχει ήταν ένα ζήτημα με το περιεχόμενο του μηνύματος ή ο παραλήπτης ήθελε να εξαιρεθεί από το συμβάν που είχε το γράμμα απευθύνεται.

Οι αρνητικές επιστολές επιβεβαίωσης μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε πολλούς τύπους επιχειρηματικών καταστάσεων και χρησιμοποιούνται συχνά στη βιομηχανία χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών. Ο σκοπός της επικοινωνίας είναι να μειώσει τον αριθμό των εισερχόμενων απαντήσεων που λαμβάνει ένας οργανισμός σε απάντηση σε επιστολή που αποστέλλεται στη βάση πελατών του. Σε περίπτωση αρνητικής επιβεβαίωσης ή αρνητικής συναίνεσης, η εταιρεία ή η οντότητα αποστέλλει το Το μήνυμα λαμβάνει μόνο απαντήσεις από ψήφους "όχι", σε αντίθεση με απαντήσεις από όλους ανεξάρτητα από τη δική τους γνώμη.

Μια αρνητική επιβεβαίωση μπορεί να αντιπαραβληθεί με α θετική επιβεβαίωση.

Κατανόηση των αρνητικών επιβεβαιώσεων

Αρνητικές επιβεβαιώσεις χρησιμοποιούνται συχνά από ελεγκτές και περιλαμβάνει έγγραφο που αποστέλλεται σε δείγμα πελατών μιας εταιρείας, ζητώντας τους να απαντήσουν μόνο εάν διαπιστώσουν ασυμφωνία μεταξύ των βιβλίων τους και του λογαριασμού που καταγράφεται στο οικονομικές δηλώσεις της υπό έλεγχο εταιρείας. Η αρνητική επιβεβαίωση χρησιμοποιείται συνήθως όταν οι λογιστικοί έλεγχοι μιας εταιρείας είχαν ιστορικά πολύ λίγα λάθη και ως εκ τούτου θεωρούνται ισχυροί. Η εταιρεία καλείται να ελέγξει ξανά τους αριθμούς και να επιβεβαιώσει μόνο εάν υπάρχει ασυμφωνία.

Η αποστολή αρνητικής επιβεβαίωσης σε αντίθεση με τη θετική επιβεβαίωση, η οποία απαιτεί απάντηση, μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο που θα δαπανηθεί για την παρακολούθηση των απαντήσεων και την παρακολούθηση των παραληπτών που δεν ανταποκρίνονται. Η αρνητική επιβεβαίωση είναι απλώς ένας τρόπος για έναν λογιστή να βεβαιωθεί ότι και οι δύο εταιρείες αναφέρουν τους ίδιους αριθμούς.

Παραδείγματα αρνητικών επιβεβαιώσεων

Οι αρνητικές επιβεβαιώσεις έχουν πολλές εφαρμογές που περιλαμβάνουν τόσο λογιστές όσο και εταιρείες χρηματοπιστωτικών υπηρεσιών.

Σχέδια συνταξιοδότησης εργαζομένων

Συχνά αποστέλλονται αρνητικές επιστολές επιβεβαίωσης 401 (κ) σχέδια που διαθέτουν λειτουργία αυτόματης κλιμάκωσης. Με την αυτόματη κλιμάκωση, το ποσοστό του μισθού ενός εργαζομένου που συνεισφέρει σε κάθε περίοδο αμοιβής αυξάνεται αυτόματα κάθε χρόνο.

Ο σκοπός αυτού του αυτόματα αυξανόμενου ποσοστού αποταμίευσης είναι να βοηθήσει τους ανθρώπους να εξοικονομήσουν περισσότερα χρήματα συνταξιοδότηση. Ένα μήνα περίπου πριν συμβεί η κλιμάκωση, ο καταχωρητής στέλνει αρνητική επιβεβαίωση ή αρνητική επιστολή συγκατάθεσης. Η επιστολή ενημερώνει τον συμμετέχοντα ότι η κλιμάκωση της συνεισφοράς θα συμβεί εκτός εάν ο συμμετέχων έρχεται σε επαφή με τον υπεύθυνο καταγραφής 401 (k) και επιλέγει την αύξηση για να διατηρήσει την τρέχουσα συνεισφορά τους τιμή.

Λογιστική για έσοδα

Ένα αρνητικό αίτημα μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για τον υπολογισμό των πωλήσεων σε έναν κατασκευαστή αυτοκινήτων. Σύμφωνα με τα βιβλία, ο κατασκευαστής πούλησε 200 αυτοκίνητα στην αντιπροσωπεία για συνολικά 6 εκατομμύρια δολάρια έσοδα. Η αρνητική επιστολή επιβεβαίωσης θα έλεγε ότι εάν το ποσό των 6 εκατομμυρίων δολαρίων ήταν ακριβές, δεν χρειάζεται να απαντήσετε. Ωστόσο, εάν το ποσό των εσόδων ήταν μόνο 5 εκατομμύρια δολάρια, ο κατασκευαστής θα έπρεπε να ειδοποιήσει τον λογιστή για την απόκλιση στα βιβλία της αντιπροσωπείας.