Ορισμός εικονικού δωματίου δεδομένων (VDR)
Τι είναι το Virtual Data Room;
Ένα εικονικό δωμάτιο δεδομένων (VDR), γνωστό και ως δωμάτιο διαπραγμάτευσης, είναι ένα ασφαλές διαδικτυακό αποθετήριο για αποθήκευση και διανομή εγγράφων. Συνήθως χρησιμοποιείται κατά τη διαδικασία της δέουσας επιμέλειας που προηγείται της συγχώνευσης ή εξαγοράς για την επανεξέταση, κοινοποίηση και αποκάλυψη της τεκμηρίωσης της εταιρείας.
Βασικά Takeaways
- Τα Virtual Room Rooms, ή VDR, υπάρχουν ως ασφαλής τρόπος αποθήκευσης εγγράφων στα οποία χρειάζονται πρόσβαση πολλαπλά άτομα ταυτόχρονα.
- Τα VDR χρησιμοποιούνται συνήθως από επιχειρήσεις όταν συγχωνεύονται, εργάζονται σε ένα έργο ή σε άλλη κοινοπραξία που απαιτεί πρόσβαση σε κοινόχρηστα δεδομένα.
- Τα VDR θεωρούνται πιο ασφαλή από τα φυσικά έγγραφα, καθώς δεν υπάρχει κίνδυνος απώλειας κατά τη μεταφορά ή καταστραφεί κατά λάθος.
- Γενικά, ενέργειες όπως η αντιγραφή, η εκτύπωση και η προώθηση απενεργοποιούνται στα VDR.
Κατανόηση εικονικών δωματίων δεδομένων
Οι εικονικές αίθουσες δεδομένων έχουν αντικαταστήσει όλο και περισσότερο τους χώρους φυσικών δεδομένων που παραδοσιακά χρησιμοποιούνται για την αποκάλυψη και κοινή χρήση εγγράφων. Με την
παγκοσμιοποίηση των επιχειρήσεων και του αυξημένου ελέγχου για τη μείωση του κόστους, τα εικονικά δωμάτια δεδομένων αποτελούν μια ελκυστική εναλλακτική λύση στα φυσικά δωμάτια. Τα δωμάτια εικονικών δεδομένων είναι ευρέως προσβάσιμα, άμεσα διαθέσιμα και πιο ασφαλή.Καθώς οι ανησυχίες για την ασφάλεια αυξάνονται και τα περιστατικά με παραβιάσεις αυξάνονται, οι πάροχοι VDR αναπτύσσουν πιο εξελιγμένες και αξιόπιστες βάσεις δεδομένων. Αρχικές δημόσιες προσφορές (IPO), οι ελεγκτικές λειτουργίες και οι συνεργασίες ή άλλες επιχειρήσεις που πρέπει να συνεργάζονται και να μοιράζονται πληροφορίες θα χρησιμοποιούν εικονικούς χώρους δεδομένων.
Χρήσεις εικονικών δωματίων δεδομένων
Συγχωνεύσεις και εξαγορές Οι διαδικασίες (M&A) είναι η πιο κοινή χρήση των VDR. Αυτά τα αποθετήρια παρέχουν μια θέση για τη δέουσα επιμέλεια που απαιτείται κατά την οριστικοποίηση της συμφωνίας. Αυτές οι επιχειρηματικές συναλλαγές περιλαμβάνουν μεγάλο αριθμό εγγράφων, πολλά από τα οποία είναι εμπιστευτικά και περιέχουν ευαίσθητες πληροφορίες. Η χρήση ενός VDR είναι ένας ασφαλής και αξιόπιστος τρόπος για όλα τα ενδιαφερόμενα μέρη να αναθεωρήσουν και να ανταλλάξουν έγγραφα καθώς συμμετέχουν σε διαπραγματεύσεις.
Οι επιχειρήσεις συχνά συνεργάζονται μεταξύ τους για την παραγωγή και την παραγωγή προϊόντων κατά την κατασκευή ενός κτιρίου και για την προσφορά υπηρεσιών. Η διαμόρφωση και διατήρηση αυτών των επιχειρηματικών σχέσεων απαιτεί συμβάσεις και συχνή μετάδοση δεδομένων. Οι εικονικές αίθουσες δεδομένων προβλέπουν την αποθήκευση αυτών των συμβάσεων και καθιστούν άμεσα διαθέσιμα έγγραφα που απαιτούνται για τη συνέχιση των επιχειρηματικών συνεργασιών. Για παράδειγμα, οι αλλαγές που έγιναν στα σχέδια μιας δομής από έναν μηχανικό είναι άμεσα διαθέσιμες σε όλους τους εργολάβους που εμπλέκονται στο έργο.
Έλεγχος οι πρακτικές της εταιρείας, η συμμόρφωση και οι λογαριασμοί είναι μια κοινή πρακτική σε όλες τις επιχειρήσεις. Αυτή η διαδικασία είναι συχνά πρόβλημα καθώς οι εργαζόμενοι πρέπει να αλληλεπιδρούν με εξωτερικούς ρυθμιστές και προσαρμογείς. Επίσης, σήμερα πολλές εταιρείες έχουν γραφεία σε απομακρυσμένες τοποθεσίες και σε όλο τον κόσμο σε διάφορες ζώνες ώρας.
Η χρήση μιας εικονικής αίθουσας δεδομένων επιτρέπει σε δικηγόρους, λογιστές, εσωτερικούς και εξωτερικούς ρυθμιστικούς φορείς και άλλα ενδιαφερόμενα μέρη να έχουν ένα κεντρικό σημείο πρόσβασης. Η παροχή κεντρικού συστήματος μειώνει τα σφάλματα και το χρόνο. Επίσης, παρέχει διαφάνεια στην επικοινωνία. Ανάλογα με τον τύπο του ελέγχου, το επίπεδο πρόσβασης και η εξουσία ποικίλλουν.
Η προσφορά μιας αρχικής δημόσιας πρότασης (IPO) είναι μια αποθαρρυντική εργασία που απαιτεί ασύλληπτη ποσότητα γραφειοκρατίας. Όπως και οι έλεγχοι, η διαφάνεια είναι απαραίτητη. Οι εταιρείες πρέπει να δημιουργούν, να ανταλλάσσουν, να διατηρούν και να διαχειρίζονται μεγάλο όγκο εγγράφων. Λόγω της φύσης της συναλλαγής, οι περισσότεροι χρήστες θα έχουν περιορισμένη πρόσβαση, όπως "μόνο προβολή". Η δυνατότητα αντιγραφής, προώθησης ή εκτύπωσης μπορεί να απαγορευτεί.
Εναλλακτική λύση σε VDR
Παρόλο που τα δωμάτια εικονικών δεδομένων προσφέρουν πολλά οφέλη, δεν είναι κατάλληλα για κάθε κλάδο. Για παράδειγμα, ορισμένες κυβερνήσεις μπορεί να επιλέξουν να συνεχίσουν να χρησιμοποιούν αίθουσες φυσικών δεδομένων για ιδιαίτερα εμπιστευτικές ανταλλαγές πληροφοριών. Η ζημιά από πιθανές κυβερνοεπιθέσεις και παραβιάσεις δεδομένων υπερβαίνει τα οφέλη που προσφέρουν τα δωμάτια εικονικών δεδομένων. Τα αποτελέσματα τέτοιων γεγονότων θα μπορούσαν να είναι κατακλυσμικά εάν τα απειλητικά μέρη είχαν πρόσβαση σε διαβαθμισμένες πληροφορίες. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η χρήση ενός VDR δεν θα ληφθεί υπόψη.
