Κατανόηση Περιοδικών vs. Συνεχής απογραφή
Περιοδική απογραφή εναντίον Διαρκής απογραφή: Μια επισκόπηση
Τα περιοδικά και αέναα συστήματα απογραφής είναι δύο αντίθετες λογιστικές μέθοδοι που χρησιμοποιούν οι επιχειρήσεις για να παρακολουθούν τον αριθμό των προϊόντων που διαθέτουν. Συνολικά, το συνεχής απογραφή Το σύστημα προσφέρει πολλά οφέλη σε σχέση με το περιοδικό σύστημα και τώρα χρησιμοποιείται από όλους τους μεγάλους λιανοπωλητές. Ωστόσο, ο ιδιοκτήτης μιας μικρής επιχείρησης πρέπει ακόμα να λάβει υπόψη εάν τα οφέλη από την εγκατάσταση ενός συστήματος διαρκούς απογραφής θα υπερτερούν του πρόσθετου κόστους.
- Το περιοδικό σύστημα απογραφής χρησιμοποιεί μια περιστασιακή φυσική καταμέτρηση για τη μέτρηση του επιπέδου της απογραφής και του κόστους των πωληθέντων αγαθών (COGS).
- Το διαρκές σύστημα παρακολουθεί τα υπόλοιπα αποθέματος συνεχώς, με ενημερώσεις να γίνονται αυτόματα κάθε φορά που ένα προϊόν λαμβάνεται ή πωλείται.
- Τα περιοδικά λογιστικά συστήματα απογραφής είναι συνήθως καλύτερα προσαρμοσμένα στις μικρές επιχειρήσεις, ενώ οι επιχειρήσεις με ο μεγάλος όγκος πωλήσεων και τα πολλαπλά καταστήματα λιανικής (όπως παντοπωλεία ή φαρμακεία) χρειάζονται διαρκή απογραφή συστήματα.
Περιοδική Απογραφή
Το περιοδικό σύστημα χρησιμοποιεί μια περιστασιακή φυσική καταμέτρηση για να μετρήσει το επίπεδο του αποθέματος και το κόστος των αγαθών που πουλήθηκαν (COGS). Οι αγορές εμπορευμάτων καταγράφονται στο λογαριασμό αγορών. Ο λογαριασμός αποθέματος και το κόστος των πωληθέντων λογαριασμών ενημερώνονται στο τέλος μιας καθορισμένης περιόδου - αυτό θα μπορούσε να είναι μία φορά το μήνα, μία φορά το τρίμηνο ή μία φορά το χρόνο. Το κόστος των πωληθέντων αγαθών είναι μια σημαντική λογιστική μέτρηση, η οποία, όταν αφαιρεθεί από τα έσοδα, δείχνει το μεικτό περιθώριο μιας εταιρείας.
Κόστος αγαθών που πωλούνται κάτω από το περιοδική απογραφή Το σύστημα υπολογίζεται ως εξής:
Αρχικό υπόλοιπο αποθέματος + Κόστος αγορών αποθέματος - Κόστος Τερματισμός απογραφής = Κόστος Πωληθέντων Αγαθών.
Δεδομένου ότι οι επιχειρήσεις μεταφέρουν συχνά προϊόντα σε χιλιάδες, η φυσική καταμέτρηση μπορεί να είναι δύσκολη και χρονοβόρα. Φανταστείτε να έχετε ένα κατάστημα ειδών γραφείου και να προσπαθείτε να μετρήσετε και να καταγράψετε κάθε στυλό που υπάρχει σε απόθεμα. Τώρα πολλαπλασιάστε αυτό για μια αλυσίδα εφοδιασμού γραφείου. Για τους λόγους αυτούς, πολλές εταιρείες πραγματοποιούν μια φυσική καταμέτρηση μόνο μία φορά το τέταρτο ή ακόμη και μία φορά το χρόνο. Για τις εταιρείες με περιοδικό σύστημα, αυτό σημαίνει ότι ο λογαριασμός αποθέματος και το κόστος των πωληθέντων στοιχείων δεν είναι απαραίτητα πολύ νέοι ή ακριβείς.
Συνεχής απογραφή
Αντίθετα, το αέναο σύστημα παρακολουθεί συνεχώς τα υπόλοιπα αποθέματος, με ενημερώσεις να γίνονται αυτόματα κάθε φορά που ένα προϊόν λαμβάνεται ή πωλείται. Αγορές και επιστροφές καταγράφονται αμέσως στο λογαριασμό αποθέματος. Εφόσον δεν υπάρχει κλοπή ή ζημιά, το υπόλοιπο του λογαριασμού αποθέματος θα πρέπει να είναι ακριβές. Το κόστος των πωληθέντων λογαριασμών ενημερώνεται επίσης συνεχώς καθώς πραγματοποιείται κάθε πώληση. Τα διαρκή συστήματα απογραφής χρησιμοποιούν ψηφιακή τεχνολογία για την παρακολούθηση του αποθέματος πραγματικός χρόνος χρησιμοποιώντας ενημερώσεις που αποστέλλονται ηλεκτρονικά σε κεντρικές βάσεις δεδομένων.
Σε ένα παντοπωλείο που χρησιμοποιεί το σύστημα διαρκούς απογραφής, όταν τα προϊόντα με γραμμωτούς κωδικούς μεταφέρονται και πληρώνονται, το σύστημα ενημερώνει αυτόματα τα επίπεδα αποθέματος σε μια βάση δεδομένων.
Βασικές διαφορές
Περιοδικός λογιστική αποθεμάτων τα συστήματα είναι συνήθως καλύτερα προσαρμοσμένα σε μικρές επιχειρήσεις λόγω του κόστους απόκτησης της τεχνολογίας και του προσωπικού για την υποστήριξη ενός διαρκούς συστήματος. Μια επιχείρηση, όπως μια αντιπροσωπεία αυτοκινήτων ή μια γκαλερί τέχνης, μπορεί να ταιριάζει καλύτερα στο περιοδικό σύστημα λόγω του χαμηλού όγκου πωλήσεων και της σχετικής ευκολίας παρακολούθησης των αποθεμάτων με μη αυτόματο τρόπο.
Ωστόσο, η έλλειψη ακριβών πληροφοριών σχετικά με το κόστος των πωληθέντων αγαθών ή το υπόλοιπο των αποθεμάτων κατά τις περιόδους που δεν υπήρξε πρόσφατη καταμέτρηση φυσικών αποθεμάτων θα μπορούσε να εμποδίσει τις επιχειρηματικές αποφάσεις.
Οι επιχειρήσεις με υψηλό όγκο πωλήσεων και πολλαπλά καταστήματα λιανικής (όπως παντοπωλεία ή φαρμακεία) χρειάζονται διαρκή συστήματα απογραφής. Η τεχνολογική πτυχή του διαρκούς συστήματος απογραφής έχει πολλά πλεονεκτήματα, όπως η δυνατότητα ευκολότερης αναγνώρισης που σχετίζεται με τα αποθέματα Σφάλματα. Το αέναο σύστημα μπορεί να εμφανίζει όλες τις συναλλαγές ολοκληρωμένα σε επίπεδο μεμονωμένης μονάδας.
Στο πλαίσιο του διαρκούς συστήματος, οι διαχειριστές είναι σε θέση να πραγματοποιήσουν το κατάλληλο χρονικό διάστημα για τις αγορές με σαφή γνώση της ποσότητας των προϊόντων που είναι διαθέσιμα σε διάφορες τοποθεσίες. Η ακριβέστερη παρακολούθηση των επιπέδων αποθέματος παρέχει επίσης έναν καλύτερο τρόπο παρακολούθησης προβλημάτων όπως η κλοπή.