Cómo se usa una confirmación negativa en los negocios

¿Qué es una confirmación negativa?

La confirmación negativa es una carta o documento que solicita que el destinatario solo responda al remitente si existe hubo un problema con el contenido del mensaje o el destinatario quiso optar por no participar en el evento de que la carta dirigido.

Las cartas de confirmación negativas se pueden utilizar en muchos tipos de situaciones comerciales y, a menudo, se utilizan en la industria de servicios financieros. El propósito de la comunicación es reducir el número de respuestas entrantes que recibe una organización en respuesta a una carta enviada a su base de clientes. En una situación de comunicación de confirmación negativa o consentimiento negativo, la empresa o entidad que envía el El mensaje solo recibe respuestas de votos "no", a diferencia de las respuestas de todos, independientemente de su opinión.

Una confirmación negativa se puede contrastar con una confirmación positiva.

Comprensión de las confirmaciones negativas

Las confirmaciones negativas suelen ser utilizadas por auditores e involucrar un documento enviado a una muestra de clientes de una empresa, pidiéndoles que respondan solo si encuentran una discrepancia entre sus libros y la cuenta registrada en el Estados financieros de la empresa auditada. La confirmación negativa se usa generalmente cuando los controles contables de una empresa históricamente han tenido muy pocos errores y, por lo tanto, se consideran sólidos. Se solicita a la empresa que vuelva a comprobar los números y que solo confirme si hay alguna discrepancia.

Enviar una confirmación negativa en lugar de una confirmación positiva, que requiere una respuesta, puede ahorrar tiempo que se dedicaría al seguimiento de las respuestas y al seguimiento de los destinatarios que no responden. La confirmación negativa es simplemente una forma de que un contador se asegure de que ambas empresas estén informando las mismas cifras.

Ejemplos de confirmaciones negativas

Las confirmaciones negativas tienen muchas aplicaciones que incluyen tanto a contadores como a empresas de servicios financieros.

Planes de jubilación de empleados

Las cartas de confirmación negativas a menudo se envían con 401 (k) planes que tienen una función de escalado automático. Con el escalamiento automático, el porcentaje del cheque de pago de un empleado contribuido a cada período de pago aumenta automáticamente cada año.

La intención de esta tasa de ahorro que aumenta automáticamente es ayudar a las personas a ahorrar más dinero para Jubilación. Aproximadamente un mes antes de que se produzca la escalada, el encargado del registro envía una confirmación negativa o una carta de consentimiento negativo. La carta le informa al participante que la escalada de contribución ocurrirá a menos que el participante se comunica con el encargado del registro 401 (k) y se excluye del aumento para mantener su contribución actual Velocidad.

Contabilidad de ingresos

Una solicitud negativa también se puede utilizar para contabilizar las ventas en un fabricante de automóviles. Según los libros, el fabricante vendió 200 automóviles al concesionario por un total de $ 6 millones en ingresos. La carta de confirmación negativa indicaría que si la cifra de $ 6 millones era correcta, no hay necesidad de responder. Sin embargo, si el monto de los ingresos fuera de solo $ 5 millones, el fabricante tendría que notificar al contador de la discrepancia en los libros del concesionario.