Näpunäiteid ajahalduseks finantsspetsialistidele

Rahandusmaailm on kujunenud väga konkurentsivõimeliseks töökohaks. Kuigi iga päev on ainult 24 tundi, nagu öeldakse, on aeg raha. Seetõttu on tõhus ajajuhtimine konkurentsieelis igale finantsspetsialistile, kes soovib saada produktiivsemaks ja pikendada töölt eemalolevat kvaliteetaega.

Siiski on palju segajaid, mis võivad sind tööl hoida kauem kui vaja. Lugege edasi, et saada teavet mõningate nende tavaliste ajaraiskajate kohta ja teada saada mitmeid ajahaldusnõuandeid, mis aitavad teil vähem ajaga rohkem tööd teha.

Must auk

On mitmeid aja raiskajaid, mis võivad tootlikkust vähendada. Näiteks on finantsspetsialistidel alati kiusatus mitme asjaga tegeleda. Oletame, et olete

nõustajaja kolmapäeva hommikul kella 8.30-10.00 saate teha järgmist.

• Töötate arvutustabeli kallal,
• Kuid lõpetage pärast kahe uue meilisõnumi katkestamist,
• Seejärel saatke kuus e -kirja järjest,
• Järgnes kolledžisõbra pulmapiltide kontrollimine Instagramis,
• Seejärel võtke Slacki sõnumiga vastu ettevõtte sotsiaalse väljasõidu kutse,
• Enne kahe ootamatu kõne saatmist potentsiaalsetelt klientidelt ja
• Lõpuks olete sunnitud järsult toru katkestama, kui teie juht peatub ja tuletab teile meelde, et olete töötajate koosolekule viis minutit hiljaks jäänud.

Kas see kõlab teie jaoks tavalise hommikuna? Kui jah, siis eriti kui töötate kõrgetasemelises ettevõtluskeskkonnas nagu erakapital kindel või investeerimispank, olete tõenäoliselt oma eakaaslastega võrreldes madalaima jõudlusega.

Viie või kümne aasta pärast ei mäleta keegi, ei hooli ega edenda teid kõigi nende kiirete tööde eest, mida olete teinud. Kas maailm oleks hoolinud sellest, kui Thomas Jefferson lõpetab palju paberi segamist, kuid pole kunagi aidanud iseseisvusdeklaratsiooni kirjutada? Sama kehtib ka teie töö kohta - teie organisatsioon hindab vajalikku tööd ja meistriteoseid, mitte hõivatud tööd.

Planeerimine ette

Lõpetage igal pühapäeva pärastlõunal oma eelseisva nädala ülesannete loend, eelistatavalt kasutades rakendust või veebiteenust, mis sünkroonib kõigis teie seadmetes. Tõstke esile esemed, mis on teie töö- ja isiklikus elus edu saavutamiseks üliolulised. Need, mida pole esile tõstetud, on tõenäoliselt asjad, mille saate delegeerida, edasi lükata või üldse vältida.

Rahanduse valdkonnas hõlmavad kriitilised tulemused aruandeid või uuringuid, mis peavad olema täpsed ja esitama enne tähtaega. Teie organisatsiooni teenindatakse paremini, kui keskendute nende aruannete kvaliteedi parandamisele, mitte ainult korralikule tegevusele töötage nende kallal, et saaksite vabastada aega võtmetähtsusega esemete jaoks (nt madala prioriteediga e-kirjadele vastamine või pikaajaliste sündmuste osalemine) koosolek).

Samamoodi lõpeta iga päev kümme minutit enne töölt lahkumist järgmise päeva toimingute loetlemine ja nummerda need tähtsuse ja tähtsuse järjekorras. Jällegi küsige endalt pidevalt kõike, mida teete mitte tõesti vaja teha - asju, mis ei vasta teatud tootlikkuse lävele.

Multitegumtöötlus

Edu rahanduses sõltub sellest, kas suudate alati kriitilisi ja koheseid tulemusi saavutada. Millisele olulisele teabele ja andmepunktidele teie finantsjuhid tuginevad? Mida saate pakkuda, et aidata oma organisatsioonil ja/või klientidel võita? Kas sellega kaasneb õigeaegne esitamine audit aruanne, täpsed arvutused nüüdisväärtus kavandatava projekti kohta või tagamaks, et Exceli valemid toovad kokku õiged kogusummad?

Päeva lõpuks ei huvita kedagi kõik teie vahetatud meilid, seltskondlike klubide kohtumised, kus osalesite, ega kappide kronoloogiline salvestamine. Multitegumtöötlus takistab pidevalt üksikisikutel andmast parimat nende väheste kriitiliste tulemuste osas, mida tööandjad neilt tegelikult ootavad.

Tehke kõigepealt olulised, rasked, kiireloomulised ja kõige väärtuslikumad tegevused. Rahanduse edu võib hõlbustada meetodite lihtsust, kuidas oma ülesannetele läheneda. See võib tunduda hästiloetud ja asjatundmatu värske koolilõpetaja jaoks jõhkralt lihtne, kuid tehke üks asi korraga ja ärge lõpetage enne, kui see on lõpetatud. Kui teie ülesanded on seotud pikaajalise projektiga, lõigake see lühiajalisteks vahe-eesmärkideks ja lõpetage enne tähtaega. Asjade tegemine algusest lõpuni välistab kuluka ebaefektiivsuse, sest te ei pea pidevalt otsast alustama ja uuesti kalibreerima erinevate, omavahel mitteseotud esemete jaoks.

Kui kulutate iga nädal kolm tundi kasutute ülesannete täitmiseks, annab see kokku umbes 150 tundi aastas. Teie töökaaslane, kes on tõhusam ja teeb aastas 150 tundi rohkem töölauda, ​​naudib tõenäoliselt mõningaid edutamisi ja palgatõusu, mida teised ei saanud.

Postkasti haldamine

Teie postkast on ajaraisk. Kui enamik teie e -kirju ei ole teie käepäraste ülesannete jaoks asjakohased, täidate oma päeva juhuslikult prügiteabega.

Selle vältimiseks:

• Määrake e -posti kontrollimiseks etteantud ajad ja kontrollige oma postkasti mitte rohkem kui kolm või neli korda päevas.
• Looge e-kirjadele kausta pärast tööaega, kuhu peaksite jõudma, kuid mis pole kiireloomuline. See kaust on teile eriti kasulik, et saada tagasi oluliste päringute juurde, mis võivad oodata paar tööpäeva enne teie vastuse saamist.
• Saatke oma tööpäeva jooksul ainult kõige kriitilisemaid e -kirju. Kuigi on oluline oma grupis end kursis hoida, võivad kogenematud või vähem distsiplineeritud kolleegid raisata suure osa teie ajast, kes uputavad teie postkasti ebaoluliste sõnumitega. Seda tüüpi e-kirju saate vähendada, kui ei vasta neile, mis pole tööga seotud.
• Enne töölt lahkumist tühjendage postkast. Seda saate teha, luues projektiga seotud kaustu, kuhu saate parkida konkreetsete probleemidega seotud e-kirju. Kui hoiate oma postkasti tühjana, säästate teie aega, kuna te välistate oma tähelepanu all olevad sõnumid. Kui mõne tunni või järgmise päeva jooksul on esemeid, mis nõuavad kindlasti tähelepanu, asetage need kiiremasse kausta.

Mõned muud aja säästmise näpunäited

Jälgige, kui palju aega tegelikult raiskate

Looge lihtne arvutustabel, mis võimaldab sisestada hinnangulise aja, mille olete tühistele asjadele raisanud. Tehke seda igapäevaselt. Seda harjumust arendades ja säilitades treenite end ära tundma ebaolulisi asju, kui nendega kokku puutute.

Töötle paberdokumente ainult üks kord

Kui need on töödeldud, saate need esitada, esitada või neist lahti saada.

Otsesõnum oma kolleegidele

Kontoris või osakondade vahel jalutamine võib teile maksta paar tundi nädalas - ja me teame, kui kulukas see on igal aastal. Otsesõnumite kasutamine ettevõtte sõnumite kaudu, kui see pole oluline või keeruline asi süsteem või heakskiidetud veebiteenus on sageli tõhusam viis erinevatele küsimustele kiiresti vastuste saamiseks küsimused.

Tea, kus kõik on igal ajahetkel

See hõlmab nii elektroonilist kui ka paberkandjal teavet. Kui hindate oma aega, ärge raisake seda asjade otsimisele.

Eraldage oma ülesanded nelja kategooriasse:

1. Kiire ja oluline: näiteks finants- ja raamatupidamisaruanded, millel on ranged ja lähenevad tähtajad.
2. Pole kiire ja oluline: näiteks võrgustike loomine oma finantsgrupis, koolitused jne.
3. Kiire ja mitte oluline: näiteks juhuslikud sõnumid postkastist ja klubi koosolekute "registreerumise tähtajad".
4. Pole kiire ja pole oluline: näiteks kümneminutilised vestlused automaadi poolt, fantaasiajalgpalli kontrollimine jne.

(Ilmselgelt peaksite esimesel päeval kulutama võimalikult palju oma päevast.)

Delegaat, delegaat, delegaat

See eraldab teid organisatsioonist ülespoole liikudes pakist. Tegelege ülesannetega, mis ainultsina saab teostada. Oma ajajuhtimisoskusi lihvides antakse teile peagi otsearuanded. Määrake ülesanded, mida te ei pea ise võimalikult palju lahendama. Te peaksite tegema ainult seda, mis nõuab teie tähelepanu või teadmisi.

Ärge hallake oma isiksust

Rahandusspetsialistidel peaksid olema ajajuhtimisoskused, kuid neil peaks olema ka suhted ja hea tahe sisemiste kolleegide ja välise kogukonnaga. Kui keskendute ainult ajale, võite tunduda abrasiivne, mis heidutab palju inimesi teie läheduses, sealhulgas sotsiaal- ja äriarenduses. Kui te ei ole ettevaatlik, lähete ringi, mõeldes, et olete ajajuhtimise guru, kuid te ei ole täiesti teadlik "sotsiaalse idioodi" templist laubal.

Suhtlus-, juhtimis- ja äriarendusoskus on sama olulised kui ajajuhtimise oskus. Kui rahandusspetsialistid oma karjääris edasi liiguvad, ei piisa ajajuhtimisoskusest üksi, et aidata neil jõuda järgmisele tasemele (st juhtivtasandile).

Alumine rida

Kui hindate oma elu, siis hindate ka oma aega. Tööelu on osa teie elu laiemast pildist-panuse ja teeninduse tase mida saate teistele pakkuda, sõltub teie võimest kasutada ära piiratud ajakulu sina. Pidage meeles: need on olulised asjad, mida teie tööandja eeldab, et te seda arvestust täidate. Teie tööandja ei hooli kõigest muust eriti ja ka teie ei peaks.