Virtual Data Room (VDR) -määritys

Mikä on virtuaalinen datahuone?

Virtuaalinen datahuone (VDR), joka tunnetaan myös nimellä kauppahuone, on turvallinen online -arkisto asiakirjojen tallentamiseen ja jakeluun. Sitä käytetään tyypillisesti sulautumista tai yrityskauppaa edeltävän due diligence -prosessin aikana yrityksen asiakirjojen tarkistamiseen, jakamiseen ja paljastamiseen.

Virtuaalisten tietohuoneiden ymmärtäminen

Virtuaaliset tietohuoneet ovat korvanneet yhä enemmän fyysisiä tietohuoneita, joita perinteisesti käytetään asiakirjojen paljastamiseen ja jakamiseen. Kanssa

globalisaatio virtuaaliset tietohuoneet ovat houkutteleva vaihtoehto fyysisille tietohuoneille. Virtuaaliset tietohuoneet ovat laajalti saatavilla, heti saatavilla ja turvallisempia.

Turvallisuusongelmien kasvaessa ja rikkomusten aiheuttamien tapahtumien lisääntyessä VDR -palveluntarjoajat kehittävät kehittyneempiä ja luotettavampia tietokantoja. Ensimmäiset julkiset tarjoukset (IPO), tilintarkastukset ja kumppanuudet tai muut yritykset, joiden on toimittava yhdessä ja jaettava tietoja, käyttävät virtuaalisia tietohuoneita.

Virtuaalisten datahuoneiden käyttö

Sulautumiset ja yritysostot (M&A) -menettelyt ovat yleisin VDR -käyttö. Nämä tietovarastot tarjoavat paikan due diligence -ratkaisulle, jota tarvitaan kaupan viimeistelyn aikana. Näihin liiketoimiin liittyy suuria määriä asiakirjoja, joista monet ovat luottamuksellisia ja sisältävät arkaluonteisia tietoja. VDR: n käyttö on turvallinen ja luotettava tapa kaikille asianomaisille osapuolille tarkastella ja vaihtaa asiakirjoja neuvotteluissa.

Yritykset usein työskentelevät keskenään tuottaakseen ja valmistaakseen rakennuksia rakennuksen aikana ja tarjotakseen palveluja. Näiden liikesuhteiden muodostaminen ja ylläpitäminen edellyttää sopimuksia ja usein tapahtuvaa tiedonsiirtoa. Virtuaaliset tietohuoneet mahdollistavat näiden sopimusten tallentamisen ja tarjoavat helposti saatavilla olevia asiakirjoja liikekumppanuuksien jatkamiseksi. Esimerkiksi insinöörin tekemät muutokset rakenteen piirustuksiin ovat välittömästi kaikkien hankkeessa mukana olevien urakoitsijoiden käytettävissä.

Tarkastus yritysten käytännöt, vaatimustenmukaisuus ja tilit ovat yleinen käytäntö kaikissa yrityksissä. Tämä prosessi on usein ongelma, koska työntekijöiden on oltava vuorovaikutuksessa ulkoisten sääntelyviranomaisten ja säätäjien kanssa. Lisäksi nykyään monilla yrityksillä on toimistoja syrjäisillä alueilla ja ympäri maailmaa eri aikavyöhykkeillä.

Virtuaalisen tietohuoneen avulla asianajajat, kirjanpitäjät, sisäiset ja ulkoiset sääntelyviranomaiset ja muut asianomaiset voivat saada keskitetyn yhteyspisteen. Keskusjärjestelmän tarjoaminen vähentää virheitä ja aikaa. Se tarjoaa myös viestinnän avoimuuden. Tarkastuksen tyypistä riippuen käyttöoikeustaso ja valtuudet vaihtelevat.

Ensimmäisen julkisen tarjouksen (IPO) tarjoaminen on pelottava tehtävä, joka vaatii käsittämättömän paljon paperityötä. Tarkastusten tapaan myös avoimuus on välttämätöntä. Yritysten on luotava, vaihdettava, säilytettävä ja hallittava suuria määriä asiakirjoja. Tapahtuman luonteen vuoksi useimmilla käyttäjillä on rajoitettu käyttöoikeus, kuten "vain näkymä". Mahdollisuus kopioida, lähettää eteenpäin tai tulostaa voi olla kielletty.

Vaihtoehto VDR: lle

Vaikka virtuaaliset tietohuoneet tarjoavat monia etuja, ne eivät sovellu kaikille teollisuudenaloille. Jotkut hallitukset voivat esimerkiksi päättää jatkaa fyysisten tietohuoneiden käyttöä erittäin luottamukselliseen tiedonvaihtoon. Vahingot mahdollisista tietohyökkäyksistä ja tietomurtoja ylittää virtuaalisten tietohuoneiden tarjoamat edut. Tällaisten tapahtumien tulokset voivat olla katastrofaalisia, jos uhkaavat osapuolet pääsisivät turvaluokiteltuihin tietoihin. Näissä tapauksissa VDR: n käyttöä ei oteta huomioon.