Comment une confirmation négative est utilisée dans les affaires

Qu'est-ce qu'une confirmation négative?

La confirmation négative est une lettre ou un document demandant que le destinataire ne réponde à l'expéditeur que s'il étaient un problème avec le contenu du message ou le destinataire voulait se retirer de l'événement que la lettre avait adressé.

Les lettres de confirmation négatives peuvent être utilisées dans de nombreux types de situations commerciales et sont souvent utilisées dans le secteur des services financiers. Le but de la communication est de réduire le nombre de réponses entrantes qu'une organisation reçoit en réponse à une lettre envoyée à sa clientèle. Dans une situation de confirmation négative ou de communication de consentement négatif, l'entreprise ou l'entité qui envoie le le message ne reçoit que les réponses des votes "non", par opposition aux réponses de tout le monde, indépendamment de leur avis.

Une confirmation négative peut être opposée à une confirmation positive.

Comprendre les confirmations négatives

Les confirmations négatives sont souvent utilisées par auditeurs et impliquent un document envoyé à un échantillon de clients d'une entreprise, leur demandant de répondre uniquement s'ils constatent un écart entre leurs livres et le compte enregistré sur le États financiers de l'entreprise auditée. La confirmation négative est généralement utilisée lorsque les contrôles comptables d'une entreprise ont historiquement très peu d'erreurs et sont donc considérés comme solides. L'entreprise est invitée à revérifier les chiffres et à confirmer uniquement s'il y a une divergence.

L'envoi d'une confirmation négative par opposition à une confirmation positive, qui nécessite une réponse, peut faire gagner du temps qui serait consacré au suivi des réponses et au suivi des destinataires qui ne répondent pas. La confirmation négative est simplement un moyen pour un comptable de s'assurer que les deux sociétés déclarent les mêmes chiffres.

Exemples de confirmations négatives

Les confirmations négatives ont de nombreuses applications qui incluent à la fois les comptables et les sociétés de services financiers.

Régimes de retraite des employés

Les lettres de confirmation négatives sont souvent envoyées avec 401 (k) plans qui ont une fonction d'escalade automatique. Avec l'escalade automatique, le pourcentage du salaire d'un employé cotisé à chaque période de paie est automatiquement augmenté chaque année.

L'objectif de ce taux d'épargne qui augmente automatiquement est d'aider les gens à économiser plus d'argent pour retraite. Un mois environ avant l'escalade, l'archiviste envoie une confirmation négative ou une lettre de consentement négative. La lettre informe le participant que l'augmentation de la contribution aura lieu à moins que le participant contacte l'archiviste 401(k) et se retire de l'augmentation pour maintenir sa contribution actuelle taux.

Comptabilisation des revenus

Une demande négative peut également être utilisée pour comptabiliser les ventes d'un constructeur automobile. Selon les livres, le constructeur a vendu 200 voitures au concessionnaire pour un total de 6 millions de dollars en revenu. La lettre de confirmation négative indiquerait que si le chiffre de 6 millions de dollars était exact, il n'est pas nécessaire de répondre. Cependant, si le montant des revenus n'était que de 5 millions de dollars, le fabricant devrait aviser le comptable de l'écart dans les livres du concessionnaire.