Définition de la salle de données virtuelle (VDR)
Qu'est-ce qu'une data room virtuelle?
Une salle de données virtuelle (VDR), également connue sous le nom de salle des marchés, est un référentiel en ligne sécurisé pour le stockage et la distribution de documents. Il est généralement utilisé pendant le processus de diligence raisonnable précédant une fusion ou une acquisition pour examiner, partager et divulguer la documentation de l'entreprise.
Points clés à retenir
- Les salles de données virtuelles, ou VDR, existent comme un moyen sécurisé de stocker des documents auxquels plusieurs personnes ont besoin d'accéder simultanément.
- Les VDR sont couramment utilisés par les entreprises lorsqu'elles fusionnent, travaillent sur un projet ou une autre coentreprise nécessitant l'accès à des données partagées.
- Les VDR sont considérés comme plus sûrs que les documents physiques car il n'y a aucun risque de perte pendant le transport ou de destruction accidentelle.
- En règle générale, les actions telles que la copie, l'impression et le transfert sont désactivées dans les VDR.
Comprendre les salles de données virtuelles
Les salles de données virtuelles ont de plus en plus remplacé les salles de données physiques traditionnellement utilisées pour divulguer et partager des documents. Avec le mondialisation des affaires et un contrôle accru pour réduire les coûts, les salles de données virtuelles sont une alternative attrayante aux salles de données physiques. Les data room virtuelles sont largement accessibles, immédiatement disponibles et plus sécurisées.
À mesure que les problèmes de sécurité augmentent et que les incidents avec violations augmentent, les fournisseurs de VDR développent des bases de données plus sophistiquées et plus fiables. Offres publiques initiales (IPO), les opérations d'audit et les partenariats ou autres entreprises qui doivent travailler ensemble et partager des informations utiliseront des salles de données virtuelles.
Utilisations des salles de données virtuelles
Fusions et acquisitions Les procédures (F&A) sont l'utilisation la plus courante des VDR. Ces référentiels offrent un lieu de diligence raisonnable nécessaire lors de la finalisation de la transaction. Ces transactions commerciales impliquent de grandes quantités de documents, dont beaucoup sont confidentiels et contiennent des informations sensibles. L'utilisation d'un VDR est un moyen sûr et fiable pour toutes les parties intéressées d'examiner et d'échanger des documents lorsqu'elles s'engagent dans des négociations.
Les entreprises travaillent souvent entre elles pour produire et fabriquer des produits lors de la construction d'un bâtiment et pour offrir des services. La formation et le maintien de ces relations commerciales nécessitent des contrats et la transmission fréquente de données. Les salles de données virtuelles permettent le stockage de ces contrats et rendent facilement disponibles les documents nécessaires à la poursuite des partenariats commerciaux. À titre d'exemple, les modifications apportées aux plans d'une structure par un ingénieur sont immédiatement disponibles pour tous les entrepreneurs impliqués dans le projet.
Audit les pratiques, la conformité et les comptes de l'entreprise sont une pratique courante dans toutes les entreprises. Ce processus est souvent un problème car les travailleurs doivent interagir avec des régulateurs et des experts externes. De plus, aujourd'hui, de nombreuses entreprises ont des bureaux dans des endroits éloignés et dans le monde entier dans différents fuseaux horaires.
L'utilisation d'une salle de données virtuelle permet aux avocats, comptables, régulateurs internes et externes et autres parties intéressées d'avoir un point d'accès centralisé. Fournir un système central réduit les erreurs et le temps. En outre, il assure la transparence de la communication. Selon le type d'audit, le niveau d'accès et l'autorité varient.
Offrir une offre publique initiale (IPO) est une tâche ardue nécessitant une quantité inconcevable de paperasse. Comme les audits, la transparence est essentielle. Les entreprises doivent créer, échanger, conserver et gérer de gros volumes de documents. En raison de la nature de la transaction, la plupart des utilisateurs auront un accès restreint, tel que « visualiser uniquement ». La possibilité de copier, de transmettre ou d'imprimer peut être interdite.
Alternative à un VDR
Bien que les salles de données virtuelles offrent de nombreux avantages, elles ne conviennent pas à tous les secteurs. Par exemple, certains gouvernements peuvent choisir de continuer à utiliser des salles de données physiques pour des échanges d'informations hautement confidentiels. Les dommages causés par les cyberattaques potentielles et violations de données dépasse les avantages offerts par les salles de données virtuelles. Les résultats de tels événements pourraient être cataclysmiques si des parties menaçantes accédaient à des informations classifiées. Dans ces cas, l'utilisation d'un VDR ne sera pas prise en considération.