Introduction aux Systèmes d'Information Comptables – AIS

Une système d'information comptable (AIS) est une structure qu'une entreprise utilise pour collecter, stocker, gérer, traiter, récupérer et rapporter ses données financières afin qu'elles puissent être utilisé par les comptables, les consultants, les analystes commerciaux, les gestionnaires, les directeurs financiers (CFO), les auditeurs, les régulateurs et les services fiscaux agences.

Des comptables spécialement formés travaillent en profondeur avec AIS pour assurer le plus haut niveau d'exactitude dans les transactions financières d'une entreprise et la tenue de dossiers, ainsi que de rendre les données financières facilement accessibles à ceux qui ont légitimement besoin d'y accéder, tout en préservant les données intactes et sécurise.

Comprendre les systèmes d'information comptable (AIS)

Un système d'information comptable est un moyen de suivre l'ensemble de l'activité comptable et commerciale d'une entreprise. Les systèmes d'information comptable se composent généralement de six éléments principaux: les personnes, les procédures et les instructions, les données, les logiciels, l'infrastructure informatique et les contrôles internes. Vous trouverez ci-dessous une ventilation détaillée de chaque composant.

1. Personnes AIS

Les personnes dans un AIS sont les utilisateurs du système. Un AIS aide les différents départements d'une entreprise à travailler ensemble. Les professionnels qui peuvent avoir besoin d'utiliser l'AIS d'une organisation comprennent:

• Comptables
• Conseillers
• Analystes d'affaires
• Gestionnaires
• Directeurs financiers
• Auditeurs

Par exemple, la direction peut établir des objectifs de vente pour lesquels le personnel peut ensuite commander la quantité appropriée de stock. L'ordre d'inventaire signale au service comptable une nouvelle dette. Lorsque des ventes sont réalisées dans une entreprise, les personnes et les services impliqués dans le processus de vente peuvent inclure les éléments suivants:

1. Les vendeurs saisissent les commandes des clients dans l'AIS.
2. La comptabilité facture ou envoie un facture d'achat au client.
3. L'entrepôt assemble la commande.
4. Le service d'expédition envoie la commande au client.
5. Le service comptable est informé d'un nouveau comptes débiteurs, qui est une reconnaissance de dette du client qui est généralement payée dans les 30, 60 ou 90 jours.
6. Le service client suit la commande et les expéditions des clients.
7. La direction utilise AIS pour créer des rapports de vente et effectuer une analyse des coûts, qui peut inclure les coûts d'inventaire, d'expédition et de fabrication.

Avec un AIS bien conçu, tout le monde au sein d'une organisation peut accéder au même système et récupérer les mêmes informations. Un AIS simplifie également le processus de communication d'informations à des personnes extérieures à l'organisation, si nécessaire.

Par exemple, les consultants peuvent utiliser les informations d'un AIS pour analyser l'efficacité de la structure de prix de l'entreprise en examinant les données de coûts, les données de vente et les revenus. Aussi, auditeurs peut utiliser les données pour évaluer les contrôles internes d'une entreprise, sa situation financière et sa conformité aux réglementations telles que la Loi Sarbanes-Oxley (SOX).

L'AIS doit être conçu pour répondre aux besoins des personnes qui l'utiliseront. Le système devrait également être facile à utiliser et devrait améliorer, sans entraver l'efficacité.

2. Procédures et instructions

La procédure et les instructions d'un AIS sont les méthodes qu'il utilise pour collecter, stocker, récupérer et traiter les données. Ces méthodes sont à la fois manuelles et automatisées. Les données peuvent provenir à la fois de sources internes (par exemple, les employés) et de sources externes (par exemple, les commandes en ligne des clients). Les procédures et les instructions seront codées dans le logiciel AIS. Cependant, les procédures et les instructions devraient également être « codées » dans les employés par le biais de la documentation et de la formation. Les procédures et les instructions doivent être suivies de manière cohérente pour être efficaces.

3. Données AIS

Un AIS doit avoir une structure de base de données pour stocker des informations, comme le langage de requête structuré (SQL), qui est un langage informatique couramment utilisé pour les bases de données. SQL permet aux données contenues dans l'AIS d'être manipulées et récupérées à des fins de reporting. L'AIS aura également besoin de divers écrans de saisie pour les différents types d'utilisateurs du système et de saisie de données, ainsi que différents formats de sortie pour répondre aux besoins des différents utilisateurs et différents types de information.

Les données contenues dans un AIS sont toutes les informations financières pertinentes aux pratiques commerciales de l'organisation. Toutes les données commerciales ayant un impact sur les finances de l'entreprise doivent être enregistrées dans un AIS.

Le type de données incluses dans un AIS dépend de la nature de l'entreprise, mais il peut s'agir des éléments suivants:

• Commandes
• Relevés de facturation client
• Rapports d'analyse des ventes
• Demandes d'achat
• Factures fournisseurs
• Vérifier les registres
• Grand livre général
• Données d'inventaire
• Informations sur la paie
• Chronométrage
• Informations fiscales

Les données peuvent être utilisées pour préparer des états comptables et des rapports financiers, y compris l'ancienneté des comptes débiteurs, dépréciation ou alors calendriers d'amortissement, une balance de vérification, et un compte de résultat. Le fait de disposer de toutes ces données au même endroit, dans l'AIS, facilite les activités de tenue de registres, de reporting, d'analyse, d'audit et de prise de décision d'une entreprise. Pour que les données soient utiles, elles doivent être complètes, exactes et pertinentes.

D'un autre côté, les exemples de données qui n'entreraient pas dans un AIS comprennent les notes de service, la correspondance, les présentations et les manuels. Ces documents peuvent avoir une relation tangentielle avec les finances de l'entreprise, mais, à l'exception des notes de bas de page standard, ils ne font pas vraiment partie de la tenue des dossiers financiers de l'entreprise.

4. Logiciel AIS

Le composant logiciel d'un AIS est constitué des programmes informatiques utilisés pour stocker, récupérer, traiter et analyser les données financières de l'entreprise. Avant qu'il n'y ait des ordinateurs, un AIS était un système manuel sur papier, mais aujourd'hui, la plupart des entreprises utilisent un logiciel informatique comme base de l'AIS. Les petites entreprises peuvent utiliser Quickbooks d'Intuit ou Sage 50 Comptabilité de Sage, mais il y en a d'autres. Les petites et moyennes entreprises peuvent utiliser SÈVE's Business One.Les moyennes et grandes entreprises peuvent utiliser Dynamics GP de Microsoft, MAS 90 ou MAS 200 de Sage Group, PeopleSoft d'Oracle ou Epicor Financial Management.   

La qualité, la fiabilité et la sécurité sont des éléments clés d'un Logiciel AIS. Les gestionnaires s'appuient sur les informations qu'il génère pour prendre des décisions pour l'entreprise, et ils ont besoin d'informations de haute qualité pour prendre des décisions judicieuses.

Les logiciels AIS peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins uniques de différents types d'entreprises. Si un programme existant ne répond pas aux besoins d'une entreprise, le logiciel peut également être développé en interne avec contribution substantielle des utilisateurs finaux ou peut être développé par une société tierce spécifiquement pour le organisation. Le système pourrait même être sous-traité à une entreprise spécialisée.

Pour les sociétés cotées en bourse, quel que soit le logiciel et les options de personnalisation choisies par l'entreprise, les réglementations Sarbanes-Oxley dicteront dans une certaine mesure la structure de l'AIS. En effet, les réglementations SOX établissent contrôles internes et les procédures d'audit auxquelles les entreprises publiques doivent se conformer.

5. Infrastructure informatique

L'infrastructure des technologies de l'information n'est qu'un nom fantaisiste pour le matériel utilisé pour faire fonctionner le système d'information comptable. La plupart de ces éléments matériels dont une entreprise aurait besoin de toute façon et peuvent inclure les éléments suivants:

• Des ordinateurs
• Appareils mobiles
• Les serveurs
• Imprimantes
• Parasurtenseurs
• Routeurs
• Supports de stockage
• Une alimentation de secours

Outre le coût, les facteurs à prendre en compte lors du choix du matériel incluent la vitesse, la capacité de stockage et la possibilité d'étendre et de mettre à niveau.

Peut-être plus important encore, le matériel sélectionné pour un AIS doit être compatible avec le logiciel prévu. Idéalement, ce ne serait pas seulement compatible, mais optimal - un système maladroit sera beaucoup moins utile qu'un système rapide. Les entreprises peuvent facilement répondre aux exigences de compatibilité matérielle et logicielle en achetant un système clé en main qui comprend à la fois le matériel et les logiciels dont l'entreprise a besoin. L'achat d'un système clé en main signifie, en théorie, que l'entreprise obtiendra une combinaison optimale de matériel et de logiciels pour son AIS.

Un bon AIS doit également inclure un plan de maintenance, d'entretien, de remplacement et de mise à niveau des composants du matériel. système, ainsi qu'un plan d'élimination du matériel défectueux et obsolète, afin que les données sensibles soient complètement détruit.

6. Contrôles internes

Les contrôles internes d'un AIS sont les mesures de sécurité qu'il contient pour protéger les données sensibles. Ceux-ci peuvent être aussi simples que des mots de passe ou aussi complexes que l'identification biométrique. Les protocoles de sécurité biométrique peuvent inclure le stockage de caractéristiques humaines qui ne changent pas avec le temps, telles que les empreintes digitales, la voix et la reconnaissance faciale.

Un AIS doit disposer de contrôles internes pour se protéger contre les accès informatiques non autorisés et pour limiter l'accès aux utilisateurs autorisés, ce qui inclut certains utilisateurs au sein de l'entreprise. Il doit également empêcher l'accès non autorisé aux fichiers par des personnes autorisées à accéder uniquement à certaines parties du système.

Un AIS contient des informations confidentielles appartenant non seulement à l'entreprise mais aussi à ses employés et clients. Ces données peuvent inclure:

• Numéros de sécurité sociale
• Informations sur les salaires et le personnel
• Numéros de carte de crédit
• Informations client
• Données financières de l'entreprise
• Informations financières des fournisseurs et vendeurs

Toutes les données d'un AIS doivent être cryptées et l'accès au système doit être enregistré et surveillé. L'activité du système doit également être traçable.

Un AIS a également besoin de contrôles internes qui le protègent contre les virus informatiques, les pirates et autres menaces internes et externes à sécurité Internet. Il doit également être protégé des catastrophes naturelles et des surtensions pouvant entraîner des pertes de données.

Exemples réels de systèmes d'information comptable

Un AIS bien conçu permet à une entreprise de fonctionner correctement au quotidien, tandis qu'un AIS mal conçu peut entraver son fonctionnement. La troisième utilisation d'un AIS est que, lorsqu'une entreprise est en difficulté, les données de son AIS peuvent être utilisées pour découvrir l'histoire de ce qui s'est mal passé. Les cas de WorldCom et Lehman Brothers donner deux exemples.

WorldCom

En 2002, les auditeurs internes de WorldCom, Eugene Morse et Cynthia Cooper, ont utilisé l'AIS de l'entreprise pour découvrir près de 4 milliards de dollars d'affectations de dépenses frauduleuses et d'autres écritures comptables.Leur enquête a mené au licenciement du directeur financier Scott Sullivan, ainsi qu'à de nouveaux législation—article 404 de la loi Sarbanes-Oxley, qui réglemente les finances internes des entreprises contrôles et procédures. 

Lehman Brothers

Lors de l'enquête sur les causes de l'effondrement de Lehman, un examen de son AIS et d'autres systèmes de données était un élément clé, ainsi que la collecte et l'examen de documents, ainsi que des entretiens avec des témoins. La recherche des causes de la défaillance de l'entreprise « a nécessité une enquête approfondie et un examen des activités d'exploitation, de négociation, évaluation, financiers, comptables et autres systèmes de données », selon le rapport de l'examinateur de 2 200 pages et neuf volumes.

Les systèmes de Lehman fournissent un exemple de la façon dont un AIS doit ne pas être structuré. L'examinateur Anton R. Le rapport de Valukas déclare: « Au moment de sa la faillite dépôt, Lehman a maintenu un patchwork de plus de 2 600 systèmes logiciels et applications... De nombreux systèmes de Lehman étaient obscurs, obsolètes ou non standard."

L'examinateur a décidé de concentrer ses efforts sur les 96 systèmes qui semblaient les plus pertinents. Cet examen nécessitait une formation, des études et des essais et erreurs juste pour apprendre à utiliser les systèmes.

Le rapport de Valukas a également noté que « les systèmes de Lehman étaient très interdépendants, mais leurs relations étaient difficiles à déchiffrer et pas bien documentées. Il a fallu des efforts extraordinaires pour démêler ces systèmes afin d'obtenir les informations nécessaires."

La ligne de fond

Les six composants d'un AIS fonctionnent tous ensemble pour aider employés clés collecter, stocker, gérer, traiter, récupérer et rapporter leurs données financières. Disposer d'un système d'information comptable bien développé et tenu à jour, efficace et précis est une composante indispensable d'une entreprise prospère.