खरीद-से-भुगतान परिभाषा

खरीद-से-भुगतान क्या है?

खरीद-से-भुगतान एक एकीकृत प्रणाली है जो किसी व्यवसाय के लिए वस्तुओं और सेवाओं की खरीद प्रक्रिया को पूरी तरह से स्वचालित करती है। सिस्टम ने अपना नाम अर्जित किया क्योंकि यह सामान की खरीद से लेकर विक्रेता के भुगतान तक अधिग्रहण के सभी पहलुओं को संभालता है। खरीद-से-भुगतान के प्रमुख लाभ दक्षता, लागत बचत, और बढ़ी हुई वित्तीय और. हैं खरीद दृश्यता।

खरीद-से-भुगतान को समझना

खरीद-से-भुगतान प्रणाली मांग के साथ शुरू होती है, खरीद के लिए आगे बढ़ती है और भुगतान के साथ समाप्त होती है। अध्यपेक्षा एक खरीद अनुरोध फ़ॉर्म के साथ औपचारिक रूप से किसी सेवा, वस्तु या उत्पाद का अनुरोध करने की प्रक्रिया है। खरीद तब होती है जब सामान या सेवाएं प्राप्त होती हैं। भुगतान होने पर सिस्टम समाप्त हो जाता है।

खरीद-से-भुगतान क्रय प्रक्रिया को अनुकूलित करने का प्रयास करता है, जिससे बेहतर वित्तीय नियंत्रणों के माध्यम से संगठन को लाभ होता है और दक्षता. यह सुव्यवस्थित, एकीकृत प्रणाली लागत बचाती है और जोखिम कम करती है। एक विशिष्ट खरीद-से-भुगतान प्रणाली में पांच चरण और पूरा करने की आवश्यकताएं शामिल हैं:

• कैटलाग: खरीद-से-भुगतान प्रणाली में पसंदीदा आपूर्तिकर्ताओं के कैटलॉग पहली आवश्यकता हैं।
• क्रय पत्र: एक बार कैटलॉग से उत्पाद का चयन हो जाने के बाद, खरीदार उपयुक्त प्रबंधक को एक खरीद अनुरोध भेजता है।
• क्रय आदेश कार्यप्रवाह: एक बार खरीद आदेश प्रबंधक द्वारा अनुमोदित किए जाने के बाद एक खरीद आदेश उत्पन्न होता है।
• चालान-प्रक्रिया: यह खरीद-से-भुगतान प्रणाली का एक महत्वपूर्ण घटक है क्योंकि चालानों की मैन्युअल प्रसंस्करण एक अत्यधिक श्रमसाध्य और समय लेने वाली प्रक्रिया है। स्वचालित चालान प्रसंस्करण समय और धन बचाता है और इसमें एक समाधान सुविधा शामिल होती है जो चालान के लिए खरीद आदेश से मेल खाती है।
• भुगतान: एक बार भुगतान के लिए चालान स्वीकृत हो जाने के बाद, कंपनी में एक फ़ाइल उत्पन्न होती है देय खाते प्रणाली। स्वीकृत इनवॉयस के परिणामस्वरूप आपूर्तिकर्ता को उस अवधि के अंत तक भुगतान हो जाता है, जिसके लिए आपूर्तिकर्ता ने क्रेडिट बढ़ाया है।

खरीद-से-भुगतान प्रणाली का उद्देश्य भुगतान प्रक्रिया को गति देना नहीं है। हालांकि यह एक प्रशंसनीय उद्देश्य होगा, वास्तविकता यह है कि अधिकांश कंपनियों के लिए यह प्राथमिकता नहीं होगी क्योंकि तेजी से बिलों का भुगतान करने से उनके स्वयं के समय पर असर पड़ेगा। नकदी प्रवाह. इसके बजाय, खरीद-से-भुगतान प्रणाली का लक्ष्य दक्षता और वित्तीय नियंत्रण में सुधार करना है क्योंकि वित्त विभागों के पास समय पर डेटा खरीदना उनकी उंगलियों पर है।

खरीद-से-भुगतान प्रणालियों के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं में ठोस तकनीक शामिल है जो संपर्क के एकल बिंदु का उपयोग करती है, जैसे आपूर्तिकर्ता पोर्टल, कैटलॉग और चैनल खरीदने में कम जटिलता, और शीर्ष से समर्थन प्रबंध। यह महत्वपूर्ण डेटा प्रदान कर सकता है कि कितना खर्च किया जा रहा है, कौन से उत्पाद या सेवाएं प्राप्त की जा रही हैं, और डिलीवरी का समय।