एक प्रेषण पत्र क्या है?

एक प्रेषण पत्र क्या है?

एक प्रेषण पत्र एक ग्राहक द्वारा भेजा गया एक दस्तावेज है, जो अक्सर एक वित्तीय संस्थान या किसी अन्य प्रकार की फर्म होता है। भुगतान के साथ लेनदार या आपूर्तिकर्ता को संक्षेप में बताएं कि भुगतान किस लिए है ताकि ग्राहक के खाते में जमा किया जा सके अच्छी तरह से।

एक प्रेषण पत्र को चालान की प्रेषण प्रति के रूप में भी संदर्भित किया जा सकता है क्योंकि यह आम तौर पर होता है इनवॉइस जैसी ही अधिकांश जानकारी होती है, जैसे कि ग्राहक का खाता नंबर और चालान संख्या। प्रेषण पत्रों का उपयोग तब भी किया जा सकता है जब ग्राहक का कंपनी या आपूर्तिकर्ता के साथ पूर्ण रूप से स्थापित खाता न हो।

प्रेषण पत्रों को समझना

प्रेषण एक पक्ष से दूसरे पक्ष को भेजे गए भुगतान होते हैं, आमतौर पर ग्राहक से विक्रेता या आपूर्तिकर्ता को। प्रेषण इलेक्ट्रॉनिक भुगतान, वायर ट्रांसफर, या चेक के माध्यम से भेजे जा सकते हैं। हालांकि प्रेषण का उपयोग व्यवसाय में किया जाता है, वे उस व्यक्ति के गृह देश को भेजे गए परिवार के सदस्यों द्वारा किए गए भुगतानों का भी उल्लेख करते हैं।

ग्राहक द्वारा किए जा रहे भुगतान के बारे में सूचित करने के लिए एक आपूर्तिकर्ता को एक प्रेषण पत्र भेजा जाता है। आमतौर पर, एक चेक पत्र के साथ संलग्न होता है। हालांकि, कंपनी को यह सूचित करते हुए कि भुगतान किसी अन्य तरीके से किया गया था, जैसे कि वायर ट्रांसफर, एक प्रेषण पत्र स्वयं या बिना चेक के भी भेजा जा सकता है। प्रेषण पत्र आपूर्तिकर्ता या कंपनी को भुगतान करने वाले ग्राहक की ओर से केवल एक अधिसूचना है कि चालान या बकाया राशि का भुगतान किया गया है।

हालांकि, एक प्रेषण पत्र भुगतान का प्रमाण नहीं है, न ही यह साबित करता है कि संलग्न चेक ग्राहक के बैंक के माध्यम से ठीक से साफ हो गया है। दूसरे शब्दों में, पत्र यह साबित नहीं करता है कि शेष राशि का भुगतान करने के लिए ग्राहक के बैंक खाते में पर्याप्त धनराशि थी। प्रेषण पत्र ग्राहक द्वारा भेजा जाता है ताकि भुगतान को ठीक से संसाधित किया जा सके और चालान को भुगतान के रूप में चिह्नित किया जा सके।

ग्राहक उन स्थितियों में प्रेषण पत्र का उपयोग कर सकते हैं जब कोई चालान या बिल नहीं होता है। यदि कोई चालान था, तो ग्राहकों को चालान की एक प्रति संलग्न करनी चाहिए या प्रेषण पत्र में चालान से जानकारी शामिल करनी चाहिए। ग्राहक को कोई अन्य विशिष्ट जानकारी भी शामिल करनी चाहिए जो उन्हें लगता है कि भुगतान को उचित रूप से जमा करने में आपूर्तिकर्ता या विक्रेता के लिए सहायक होगी।

प्रेषण पत्र में आम तौर पर निम्नलिखित जानकारी होती है:

• दिनांक
• ग्राहक का नाम
• ग्राहक का पता
• विक्रेता की जानकारी, जैसे कंपनी का नाम और पता
• खाता संख्या
• बकाया राशि या चालान राशि
• नियत तारीख
• बीजक संख्या
• भुगतान का तरीका, जैसे चेक

प्रेषण पर्ची

आम तौर पर, यदि बिल में एक प्रेषण पर्ची है, तो एक प्रेषण पत्र की आवश्यकता नहीं होती है, जो कि बिल का एक छिद्रित भाग होता है जिसे फाड़ा जा सकता है और ग्राहक के भुगतान के साथ भेजा जा सकता है।

प्रेषण पर्ची आपूर्तिकर्ता को भुगतान को अधिक कुशलता से संसाधित करने में मदद करती है क्योंकि ग्राहक द्वारा बकाया राशि को संलग्न भुगतान के साथ मिलान किया जा सकता है। नतीजतन, ग्राहक द्वारा बकाया राशि का भुगतान किया जा सकता है या भुगतान के रूप में चिह्नित किया जा सकता है।

प्रेषण पत्र, प्रेषण पत्र की तरह, यह सुनिश्चित करने में मदद करता है कि ग्राहक के खाते में ठीक से जमा किया गया है और आपूर्तिकर्ता या लेनदार अपनी पुस्तकों को सटीक रखता है।