लेखा सूचना प्रणाली का परिचय - एआईएस

एक लेखा सूचना प्रणाली (एआईएस) एक ऐसी संरचना है जिसका उपयोग एक व्यवसाय अपने वित्तीय डेटा को एकत्र करने, संग्रहीत करने, प्रबंधित करने, संसाधित करने, पुनर्प्राप्त करने और रिपोर्ट करने के लिए करता है ताकि यह हो सके लेखाकारों, सलाहकारों, व्यापार विश्लेषकों, प्रबंधकों, मुख्य वित्तीय अधिकारियों (सीएफओ), लेखा परीक्षकों, नियामकों और कर द्वारा उपयोग किया जाता है एजेंसियां।

कंपनी के वित्तीय लेनदेन में उच्चतम स्तर की सटीकता सुनिश्चित करने के लिए विशेष रूप से प्रशिक्षित एकाउंटेंट एआईएस के साथ गहराई से काम करते हैं और रिकॉर्ड-कीपिंग, साथ ही उन लोगों को वित्तीय डेटा आसानी से उपलब्ध कराना, जिन्हें वैध रूप से इसकी पहुंच की आवश्यकता होती है - सभी डेटा को बरकरार रखते हुए और सुरक्षित।

लेखांकन सूचना प्रणाली (एआईएस) को समझना

एक लेखा सूचना प्रणाली एक कंपनी के लिए सभी लेखांकन और व्यावसायिक गतिविधियों पर नज़र रखने का एक तरीका है। लेखांकन सूचना प्रणाली में आम तौर पर छह प्राथमिक घटक होते हैं: लोग, प्रक्रियाएं और निर्देश, डेटा, सॉफ्टवेयर, सूचना प्रौद्योगिकी अवसंरचना और आंतरिक नियंत्रण। नीचे प्रत्येक घटक का विस्तार से विश्लेषण किया गया है।

1. एआईएस लोग

एआईएस में लोग सिस्टम उपयोगकर्ता हैं। एक एआईएस एक कंपनी के भीतर विभिन्न विभागों को एक साथ काम करने में मदद करता है। पेशेवर जिन्हें किसी संगठन के एआईएस का उपयोग करने की आवश्यकता हो सकती है उनमें शामिल हैं:

• एकाउंटेंट
• सलाहकार
• व्यापार विश्लेषक
• प्रबंधकों
• मुख्य वित्तीय अधिकारी
• लेखा परीक्षकों

उदाहरण के लिए, प्रबंधन बिक्री लक्ष्यों को स्थापित कर सकता है जिसके लिए कर्मचारी उचित मात्रा में सूची का आदेश दे सकते हैं। इन्वेंट्री ऑर्डर एक नए देय के लेखा विभाग को सूचित करता है। जब किसी व्यवसाय में बिक्री की जाती है, तो बिक्री प्रक्रिया में शामिल लोगों और विभागों में निम्नलिखित शामिल हो सकते हैं:

1. विक्रेता एआईएस में ग्राहक के आदेश दर्ज करते हैं।
2. लेखा बिल या भेजता है a बीजक ग्राहक के लिए।
3. वेयरहाउस ऑर्डर को असेंबल करता है।
4. शिपिंग विभाग ग्राहक को ऑर्डर भेजता है।
5. लेखा विभाग को एक नए के बारे में सूचित किया जाता है प्राप्य खाते, जो ग्राहक का एक IOU है जिसका भुगतान आमतौर पर 30, 60 या 90 दिनों के भीतर किया जाता है।
6. ग्राहक सेवा विभाग ऑर्डर और ग्राहक शिपमेंट को ट्रैक करता है।
7. प्रबंधन बिक्री रिपोर्ट बनाने और लागत विश्लेषण करने के लिए AIS का उपयोग करता है, जिसमें इन्वेंट्री, शिपिंग और निर्माण लागत शामिल हो सकती है।

एक अच्छी तरह से डिज़ाइन किए गए एआईएस के साथ, संगठन के भीतर हर कोई एक ही सिस्टम तक पहुंच सकता है और समान जानकारी प्राप्त कर सकता है। AIS आवश्यकता पड़ने पर संगठन से बाहर के लोगों को सूचना रिपोर्ट करने की प्रक्रिया को भी सरल बनाता है।

उदाहरण के लिए, सलाहकार एआईएस में जानकारी का उपयोग लागत डेटा, बिक्री डेटा और राजस्व को देखकर कंपनी की मूल्य निर्धारण संरचना की प्रभावशीलता का विश्लेषण करने के लिए कर सकते हैं। भी, लेखा परीक्षकों कंपनी के आंतरिक नियंत्रण, वित्तीय स्थिति, और नियमों के अनुपालन का आकलन करने के लिए डेटा का उपयोग कर सकते हैं जैसे कि Sarbanes-Oxley अधिनियम (एसओएक्स)।

एआईएस को उन लोगों की जरूरतों को पूरा करने के लिए डिज़ाइन किया जाना चाहिए जो इसका इस्तेमाल करेंगे। प्रणाली का उपयोग करना भी आसान होना चाहिए और इसमें सुधार होना चाहिए, दक्षता में बाधा नहीं।

2. प्रक्रियाएं और निर्देश

एआईएस की प्रक्रिया और निर्देश डेटा एकत्र करने, संग्रहीत करने, पुनर्प्राप्त करने और संसाधित करने के लिए उपयोग की जाने वाली विधियां हैं। ये विधियां मैनुअल और स्वचालित दोनों हैं। डेटा आंतरिक स्रोतों (जैसे, कर्मचारी) और बाहरी स्रोतों (जैसे, ग्राहकों के ऑनलाइन ऑर्डर) दोनों से आ सकता है। प्रक्रियाओं और निर्देशों को एआईएस सॉफ्टवेयर में कोडित किया जाएगा। हालाँकि, प्रक्रियाओं और निर्देशों को दस्तावेज़ीकरण और प्रशिक्षण के माध्यम से कर्मचारियों में "कोडित" भी किया जाना चाहिए। प्रभावी होने के लिए प्रक्रियाओं और निर्देशों का लगातार पालन किया जाना चाहिए।

3. एआईएस डेटा

AIS में जानकारी संग्रहीत करने के लिए एक डेटाबेस संरचना होनी चाहिए, जैसे कि संरचित क्वेरी भाषा (SQL), जो आमतौर पर डेटाबेस के लिए उपयोग की जाने वाली कंप्यूटर भाषा है। एसक्यूएल एआईएस में मौजूद डेटा को रिपोर्टिंग उद्देश्यों के लिए हेरफेर और पुनर्प्राप्त करने की अनुमति देता है। एआईएस को विभिन्न प्रकार के सिस्टम उपयोगकर्ताओं और डेटा प्रविष्टि के लिए विभिन्न इनपुट स्क्रीन की भी आवश्यकता होगी, साथ ही विभिन्न उपयोगकर्ताओं और विभिन्न प्रकार की जरूरतों को पूरा करने के लिए विभिन्न आउटपुट स्वरूप जानकारी।

एआईएस में निहित डेटा संगठन की व्यावसायिक प्रथाओं से संबंधित सभी वित्तीय जानकारी है। कंपनी के वित्त को प्रभावित करने वाला कोई भी व्यावसायिक डेटा एआईएस में जाना चाहिए।

AIS में शामिल डेटा का प्रकार व्यवसाय की प्रकृति पर निर्भर करता है, लेकिन इसमें निम्नलिखित शामिल हो सकते हैं:

• विक्रय आदेश
• ग्राहक बिलिंग विवरण
• बिक्री विश्लेषण रिपोर्ट
• क्रय पत्र
• विक्रेता चालान
• रजिस्टरों की जाँच करें
• सामान्य बहीखाता
• इन्वेंटरी डेटा
• पेरोल की जानकारी
• समयनिर्धारक
• कर सूचना

डेटा का उपयोग लेखा विवरण और वित्तीय रिपोर्ट तैयार करने के लिए किया जा सकता है, जिसमें प्राप्य उम्र बढ़ने वाले खाते शामिल हैं, मूल्यह्रास या परिशोधन कार्यक्रम, ए संतुलन परीक्षण, और एक लाभ और हानि विवरण। इस सभी डेटा को एक ही स्थान पर रखने से - AIS में - व्यवसाय के रिकॉर्ड-कीपिंग, रिपोर्टिंग, विश्लेषण, ऑडिटिंग और निर्णय लेने की गतिविधियों को सुविधाजनक बनाता है। डेटा उपयोगी होने के लिए, यह पूर्ण, सटीक और प्रासंगिक होना चाहिए।

दूसरी ओर, डेटा के उदाहरण जो एआईएस में नहीं जाएंगे, उनमें मेमो, पत्राचार, प्रस्तुतीकरण और मैनुअल शामिल हैं। इन दस्तावेज़ों का कंपनी के वित्त के साथ संबंध हो सकता है, लेकिन, मानक फ़ुटनोट को छोड़कर, वे वास्तव में कंपनी के वित्तीय रिकॉर्ड-कीपिंग का हिस्सा नहीं हैं।

4. एआईएस सॉफ्टवेयर

एआईएस का सॉफ्टवेयर घटक कंपनी के वित्तीय डेटा को स्टोर करने, पुनर्प्राप्त करने, संसाधित करने और विश्लेषण करने के लिए उपयोग किया जाने वाला कंप्यूटर प्रोग्राम है। कंप्यूटर होने से पहले, AIS एक मैनुअल, पेपर-आधारित प्रणाली थी, लेकिन आज, अधिकांश कंपनियां AIS के आधार के रूप में कंप्यूटर सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर रही हैं। छोटे व्यवसाय Intuit's Quickbooks या Sage's Sage 50 Accounting का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन अन्य भी हैं। छोटे से मध्यम आकार के व्यवसाय उपयोग कर सकते हैं एसएपीका व्यवसाय एक।मध्यम आकार और बड़े व्यवसाय Microsoft के Dynamics GP, Sage Group के MAS 90, या MAS 200, Oracle के PeopleSoft, या Epicor Financial Management का उपयोग कर सकते हैं।   

गुणवत्ता, विश्वसनीयता और सुरक्षा प्रभावी के प्रमुख घटक हैं एआईएस सॉफ्टवेयर. प्रबंधक कंपनी के लिए निर्णय लेने के लिए आउटपुट की जानकारी पर भरोसा करते हैं, और उन्हें ध्वनि निर्णय लेने के लिए उच्च गुणवत्ता वाली जानकारी की आवश्यकता होती है।

एआईएस सॉफ्टवेयर प्रोग्राम को विभिन्न प्रकार के व्यवसायों की अनूठी जरूरतों को पूरा करने के लिए अनुकूलित किया जा सकता है। यदि कोई मौजूदा प्रोग्राम किसी कंपनी की ज़रूरतों को पूरा नहीं करता है, तो सॉफ़्टवेयर को इन-हाउस के साथ भी विकसित किया जा सकता है अंतिम-उपयोगकर्ताओं से पर्याप्त इनपुट या किसी तृतीय-पक्ष कंपनी द्वारा विशेष रूप से विकसित किया जा सकता है संगठन। सिस्टम को किसी विशेष कंपनी को आउटसोर्स भी किया जा सकता है।

सार्वजनिक रूप से कारोबार करने वाली कंपनियों के लिए, कोई फर्क नहीं पड़ता कि व्यवसाय कौन सा सॉफ्टवेयर प्रोग्राम और अनुकूलन विकल्प चुनता है, Sarbanes-Oxley नियम कुछ हद तक AIS की संरचना को निर्देशित करेंगे। ऐसा इसलिए है क्योंकि SOX नियम स्थापित करते हैं आंतरिक नियंत्रण और ऑडिटिंग प्रक्रियाएं जिनका सार्वजनिक कंपनियों को पालन करना चाहिए।

5. सूचना प्रौद्योगिकी की आधारभूत संरचना

सूचना प्रौद्योगिकी अवसंरचना लेखांकन सूचना प्रणाली को संचालित करने के लिए उपयोग किए जाने वाले हार्डवेयर के लिए सिर्फ एक फैंसी नाम है। इनमें से अधिकांश हार्डवेयर आइटम एक व्यवसाय के लिए वैसे भी आवश्यक होंगे और इसमें निम्नलिखित शामिल हो सकते हैं:

• कंप्यूटर
• मोबाइल उपकरण
• सर्वर
• प्रिंटर
• लहरों के संरक्षक
• राउटर्स
• भंडारण मीडिया
• एक बैक-अप बिजली की आपूर्ति

लागत के अलावा, हार्डवेयर के चयन में विचार करने वाले कारकों में गति, भंडारण क्षमता, और क्या इसे विस्तारित और उन्नत किया जा सकता है।

शायद सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि एआईएस के लिए चुना गया हार्डवेयर इच्छित सॉफ़्टवेयर के साथ संगत होना चाहिए। आदर्श रूप से, यह न केवल संगत होगा, बल्कि इष्टतम-एक क्लंकी सिस्टम एक तेज़ सिस्टम की तुलना में बहुत कम सहायक होगा। एक तरह से व्यवसाय आसानी से हार्डवेयर और सॉफ़्टवेयर संगतता आवश्यकताओं को पूरा कर सकते हैं, एक टर्नकी सिस्टम खरीदकर जिसमें हार्डवेयर और सॉफ़्टवेयर दोनों शामिल होते हैं जिनकी व्यवसाय को आवश्यकता होती है। टर्नकी सिस्टम खरीदने का मतलब सैद्धांतिक रूप से यह है कि व्यवसाय को अपने एआईएस के लिए हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर का इष्टतम संयोजन मिलेगा।

एक अच्छे एआईएस में हार्डवेयर के घटकों को बनाए रखने, सर्विसिंग, बदलने और अपग्रेड करने की योजना भी शामिल होनी चाहिए सिस्टम, साथ ही टूटे और पुराने हार्डवेयर के निपटान की योजना, ताकि संवेदनशील डेटा पूरी तरह से हो नष्ट किया हुआ।

6. आंतरिक नियंत्रण

एआईएस के आंतरिक नियंत्रण संवेदनशील डेटा की सुरक्षा के लिए इसमें शामिल सुरक्षा उपाय हैं। ये पासवर्ड जितने सरल या बायोमेट्रिक पहचान जितने जटिल हो सकते हैं। बायोमेट्रिक सुरक्षा प्रोटोकॉल में मानवीय विशेषताओं को संग्रहीत करना शामिल हो सकता है जो समय के साथ नहीं बदलते हैं, जैसे कि उंगलियों के निशान, आवाज और चेहरे की पहचान।

अनधिकृत कंप्यूटर एक्सेस से सुरक्षा और अधिकृत उपयोगकर्ताओं तक पहुंच को सीमित करने के लिए AIS के पास आंतरिक नियंत्रण होना चाहिए, जिसमें कंपनी के कुछ उपयोगकर्ता शामिल हैं। इसे उन व्यक्तियों द्वारा अनधिकृत फ़ाइल एक्सेस को भी रोकना चाहिए जिन्हें सिस्टम के केवल चुनिंदा हिस्सों तक पहुंचने की अनुमति है।

AIS में न केवल कंपनी बल्कि उसके कर्मचारियों और ग्राहकों से संबंधित गोपनीय जानकारी होती है। इस डेटा में शामिल हो सकते हैं:

• सामाजिक सुरक्षा संख्या
• वेतन और कर्मियों की जानकारी
• क्रेडिट कार्ड नंबर
• ग्राहक सूचना
• कंपनी वित्तीय डेटा
• आपूर्तिकर्ताओं और विक्रेताओं की वित्तीय जानकारी

एआईएस में सभी डेटा एन्क्रिप्ट किया जाना चाहिए, और सिस्टम तक पहुंच लॉग और सर्वेक्षण किया जाना चाहिए। सिस्टम गतिविधि भी पता लगाने योग्य होनी चाहिए।

AIS को आंतरिक नियंत्रणों की भी आवश्यकता होती है जो इसे कंप्यूटर वायरस, हैकर्स और अन्य आंतरिक और बाहरी खतरों से बचाते हैं नेटवर्क सुरक्षा. इसे प्राकृतिक आपदाओं और बिजली की वृद्धि से भी संरक्षित किया जाना चाहिए जिससे डेटा हानि हो सकती है।

लेखा सूचना प्रणाली के वास्तविक विश्व उदाहरण

एक अच्छी तरह से डिज़ाइन किया गया AIS एक व्यवसाय को दिन-प्रतिदिन के आधार पर सुचारू रूप से चलाने की अनुमति देता है जबकि खराब डिज़ाइन वाला AIS इसके संचालन में बाधा उत्पन्न कर सकता है। AIS के लिए तीसरा उपयोग यह है कि, जब कोई व्यवसाय संकट में होता है, तो उसके AIS के डेटा का उपयोग गलत होने की कहानी को उजागर करने के लिए किया जा सकता है। के मामले वर्ल्डकॉम तथा लेहमन बंधु दो उदाहरण प्रदान करें।

वर्ल्डकॉम

2002 में, वर्ल्डकॉम के आंतरिक लेखा परीक्षकों यूजीन मोर्स और सिंथिया कूपर ने कंपनी के एआईएस का इस्तेमाल धोखाधड़ी व्यय आवंटन और अन्य लेखा प्रविष्टियों में लगभग 4 अरब डॉलर का खुलासा करने के लिए किया था।उनकी जांच के कारण सीएफओ स्कॉट सुलिवन को बर्खास्त कर दिया गया, साथ ही नए विधान—सर्बनेस-ऑक्सले अधिनियम की धारा ४०४, जो कंपनियों की आंतरिक वित्तीय व्यवस्था को नियंत्रित करती है नियंत्रण और प्रक्रियाएं। 

लेहमन बंधु

लेहमैन के पतन के कारणों की जांच करते समय, इसके एआईएस और अन्य डेटा सिस्टम की समीक्षा दस्तावेज़ संग्रह और समीक्षा के साथ-साथ गवाह साक्षात्कार के साथ एक महत्वपूर्ण घटक था। कंपनी की विफलता के कारणों की खोज के लिए "लेहमैन के संचालन, व्यापार की व्यापक जांच और समीक्षा की आवश्यकता थी, मूल्यांकन, वित्तीय, लेखा और अन्य डेटा सिस्टम," 2,200-पृष्ठ, नौ-खंड परीक्षक की रिपोर्ट के अनुसार।

लेहमैन के सिस्टम इस बात का उदाहरण प्रदान करते हैं कि एआईएस को कैसे करना चाहिए नहीं संरचित हो। परीक्षक एंटोन आर। वलुकस की रिपोर्ट में कहा गया है, "उसके समय दिवालियापन फाइलिंग, लेहमैन ने 2,600 से अधिक सॉफ्टवेयर सिस्टम और एप्लिकेशन का पैचवर्क बनाए रखा... लेहमैन की कई प्रणालियाँ रहस्यमय, पुरानी या गैर-मानक थीं।"

परीक्षक ने अपने प्रयासों को उन 96 प्रणालियों पर केंद्रित करने का निर्णय लिया जो सबसे अधिक प्रासंगिक थीं। इस परीक्षा के लिए प्रशिक्षण, अध्ययन और परीक्षण और त्रुटि की आवश्यकता होती है ताकि यह सीख सकें कि सिस्टम का उपयोग कैसे किया जाता है।

वालुकास की रिपोर्ट में यह भी कहा गया है, "लेहमैन की प्रणालियाँ अत्यधिक अन्योन्याश्रित थीं, लेकिन उनके संबंधों को समझना मुश्किल था और अच्छी तरह से प्रलेखित नहीं थे। आवश्यक जानकारी प्राप्त करने के लिए इन प्रणालियों को सुलझाने के लिए असाधारण प्रयास किए।"

तल - रेखा

AIS के सभी छह घटक मदद करने के लिए मिलकर काम करते हैं प्रमुख कर्मचारी अपने वित्तीय डेटा को एकत्रित, स्टोर, प्रबंधित, संसाधित, पुनर्प्राप्त और रिपोर्ट करें। एक अच्छी तरह से विकसित और अनुरक्षित लेखा सूचना प्रणाली जो कुशल और सटीक है, एक सफल व्यवसाय का एक अनिवार्य घटक है।