Zašto je usklađivanje važno u računovodstvu?

Pomirenje je temeljni računovodstveni proces koji osigurava da se stvarni potrošeni ili zarađeni novac podudara s novcem koji odlazi ili ulazi na račun na kraju a fiskalna razdoblje.

Usklađivanje računa posebno je važna aktivnost za tvrtke i pojedince jer je to prilika za provjeru prijevaran aktivnosti i spriječiti financijska izjava pogreške. Usklađivanje se obično vrši u redovitim intervalima, kao što je mjesečno ili tromjesečno, kao dio uobičajenih računovodstvenih procedura.

Kako pomirenje funkcionira

Na kraju svakog fiskalnog mjeseca i tromjesečja dobra je praksa uskladiti račun. Prilikom usklađivanja računa, tvrtke i pojedinci provjeravaju da li svaka transakcija odgovara ispravnom završnom stanju računa. Općenito, postoje dva načina za usklađivanje računa: pregled dokumenata i pregled analitike.

Pregled dokumentacije

Postupak pregleda dokumentacije uspoređuje iznos svake transakcije sa iznosom koji je prikazan kao ulazni ili odlazni na odgovarajućem računu. Na primjer, pretpostavimo da odgovorna osoba zadržava sve svoje primitke od kreditnih kartica, ali primjećuje nekoliko novih terećenja na računu za kreditnu karticu koje ne prepoznaju. Možda su troškovi mali, pa ih osoba zanemari misleći da su to, na primjer, troškovi ručka.

Na kraju mjeseca, vlasnik računa provjerava transakcije na računu kreditne kartice svojim kreditom primitke kartice i otkriva da nemaju primitke za neke od navodnih troškova ručka koji se pojavljuju na račun.

Budući da je pojedinac zahtjevan u čuvanju računa, poziva kreditnu karticu kako bi osporio iznose. Nakon istrage, utvrđeno je da je kreditnu karticu kompromitirao kriminalac koji je uspio pribaviti podatke o tvrtki i naplatiti kreditnu karticu pojedinca. Pojedincu se nadoknađuju netočni troškovi, kartica se poništava i lažna aktivnost prestaje.

Pregled Analyticsa

Pristup analitičkog pregleda također može otkriti lažne aktivnosti ili bilans stanja pogreške. U tom slučaju tvrtke procjenjuju iznos koji bi trebao biti na računima na temelju prethodnih razina aktivnosti računa.

Na primjer, tvrtka za ulaganje u nekretnine ABC kupuje otprilike pet zgrada po fiskalna godina na temelju prethodnih razina aktivnosti. Tvrtka usklađuje svoje račune svake godine kako bi provjerila ima li razlika. Ove godine, procijenjeni iznos očekivanog salda računa premašen je za značajan iznos.

Na temelju prijašnjih računovodstvenih aktivnosti i kupnji, procjena kreditnih obveza trebala bi iznositi 5 milijuna USD. Stvarno stanje obveza prema dobavljačima iznosi 48 milijuna USD za godinu, što je velika razlika u bilanci.

Računovođa tvrtke ABC pregledava bilancu stanja i otkriva da je knjigovođa unio dodatnu nulu na kraju svojih računa koji su slučajno nastali. Računovođa prilagođava računi dospjeli do 4,8 milijuna USD, što je približan iznos procijenjene kreditne obveze.

Razlozi za usklađivanje bankovnih izvoda

Pomirenje banaka vrlo je važan zadatak za svako poduzeće. Za male tvrtke, glavni cilj usklađivanja bankovnog izvoda je osigurati da se evidentirano stanje vašeg poslovanja i zabilježeno stanje banke podudaraju. Također vam pomaže u upravljanju i praćenju tijeka novca.

Evo nekoliko drugih razloga zašto bi tvrtke trebale usklađivati ​​svoje bankovne izvode svaki mjesec:

• Identificirajte prijevaru: Znakovi prijevare trebali bi vam biti na prvom mjestu pri usklađivanju transakcija na vašem bankovnom računu. Na primjer, jesu li legitimni čekovi koje ste izdali duplicirani ili promijenjeni? Jesu li čekovi izdani bez odobrenja? Je li bilo neovlaštenih prijenosa s računa? Ima li na računu nedostajućih depozita?
• Potvrdite unos podataka: Usklađivanje bankovnih izvoda omogućuje vam da identificirate sve nepravilnosti, poput unosa pogrešnih iznosa, dupliciranja unosa i drugih pogrešaka pri unosu podataka.
• Potvrdite točnost financijskih izvještaja: Rijetko je, ali banke mogu pogriješiti. Usklađivanje bankovnih izvoda jedan je od načina da potvrdite da se vaše financijsko izvješće podudara s izvodom vaše banke.
• Točno porezno izvještavanje: Da biste generirali ispravnu poreznu prijavu, morate uskladiti svoje bankovne izvode.
• Kontrolira krađu: Usklađivanje bankovnih izvoda također može spriječiti zaposlenike ili druge osobe da kradu iz vaše tvrtke.

Općenito, usklađivanje bankovnih izvoda može vam pomoći identificirati sve neobične transakcije koje bi mogle biti uzrokovane prijevarom ili računovodstvenim pogreškama. Taj se proces može obaviti formalno ili neformalno.

To vrijedi i za tvrtke i za pojedince, koji bi trebali provjeriti svaku transakciju pojedinačno, pazeći da se iznosi savršeno podudaraju, a ako ne, bilježe sve razlike koje trebaju dalje istraga.

Posljedice neusklađivanja bankovnog izvoda

Ako postoje razlike između računa i iznosa, te razlike treba objasniti. Usklađivanje bankovnih izvoda omogućuje vam da identificirate probleme prije nego što vam izmaknu kontroli.

Ono što je najvažnije, usklađivanje bankovnih izvoda pomaže vam uhvatiti prijevaru prije nego što bude prekasno. Važno je imati na umu da prema saveznim zakonima potrošači imaju više zaštite u pogledu svojih bankovnih računa nego poduzeća. Stoga je za tvrtke posebno važno da rano otkriju bilo kakvu prijevaru ili sumnjivu aktivnost - ne mogu uvijek računati na to da će banka pokriti prijevare ili pogreške na njihovom računu.

Donja linija

Usklađivanje bankovnih izvoda jednostavno znači uspoređivanje vaše interne financijske evidencije sa evidencijom koju vam je dostavila vaša banka. Ovaj je proces važan jer osigurava da možete identificirati sve neobične transakcije uzrokovane prijevarom ili računovodstvenim pogreškama. Kao posao, praksa vam također može pomoći da upravljate novčanim tokovima i uočite sve neučinkovitosti.

Česta pitanja o usklađivanju bankovnih izvoda

Koji su koraci za usklađivanje bankovnog izvoda?

Prvi korak u usklađivanju banaka je usporediti evidenciju transakcija i stanja vašeg poslovanja sa vašim mjesečnim bankovnim izvodom. Svakako provjerite svaku transakciju pojedinačno; ako se iznosi ne podudaraju točno, te će razlike trebati dodatno istražiti.

U slučaju da se nešto ne podudara, slijedite nekoliko različitih koraka. Prvo, postoje neki očiti razlozi zbog kojih bi moglo doći do odstupanja na vašem računu. Ako ste dobavljaču napisali ček i shodno tome smanjili stanje računa u svojim internim sustavima, vaša bi banka mogla prikazivati ​​veći saldo dok ček ne dođe na vaš račun. Slično, ako ste očekivali elektroničko plaćanje u jednom mjesecu, ali zapravo nije postalo jasno tek dan prije ili nakon kraja mjeseca, to bi moglo uzrokovati odstupanje.

Pravi znakovi prijevare uključuju neovlaštene provjere i nedostajuće depozite.

Kada je najbolje vrijeme za usklađivanje bankovnog izvoda?

Preporučuje se usklađivanje bankovnih izvoda barem jednom mjesečno. Neka poduzeća s velikim opsegom ili ona koja rade u industrijama u kojima je rizik od prijevare mogu češće usklađivati ​​svoje bankovne izvode (ponekad čak i svakodnevno).

Što se nalazi na Izvještaju o usklađivanju banaka?

Neka poduzeća izrađuju izvješće o usklađivanju banaka kako bi dokumentirala da redovito usklađuju račune. Ovaj dokument sažima bankarske i poslovne aktivnosti, usklađujući bankovni račun subjekta s njegovom financijskom evidencijom. Izvještaji o usklađivanju banaka potvrđuju da su plaćanja obrađena, a naplata gotovine položena na bankovni račun.