Definisi Sistem Informasi Akuntansi (AIS)
Apa itu Sistem Informasi Akuntansi (SIA)?
Sistem informasi akuntansi (AIS) melibatkan pengumpulan, penyimpanan, dan pemrosesan data keuangan dan akuntansi yang digunakan oleh pengguna internal untuk melaporkan informasi kepada investor, kreditur, dan otoritas pajak. Ini umumnya merupakan metode berbasis komputer untuk melacak aktivitas akuntansi dalam hubungannya dengan sumber daya teknologi informasi. Sebuah AIS menggabungkan tradisional praktik akuntansi, seperti penggunaan Prinsip Akuntansi yang Diterima Umum (GAAP), dengan sumber daya teknologi informasi modern.
Bagaimana Sistem Informasi Akuntansi (AIS) Digunakan
Suatu sistem informasi akuntansi mengandung berbagai elemen penting dalam siklus akuntansi. Meskipun informasi yang terkandung dalam suatu sistem bervariasi di antara industri dan ukuran bisnis, SIA tipikal mencakup data yang berkaitan dengan: pendapatan, pengeluaran, informasi pelanggan, informasi karyawan, dan informasi pajak. Data spesifik termasuk pesanan penjualan dan laporan analisis, permintaan pembelian, faktur, register cek, inventaris, penggajian, buku besar, neraca saldo, dan informasi laporan keuangan.
Sebuah sistem informasi akuntansi harus memiliki struktur database untuk menyimpan informasi. Struktur database ini biasanya diprogram dengan bahasa query yang memungkinkan manipulasi tabel dan data. AIS memiliki banyak bidang untuk memasukkan data serta mengedit data yang disimpan sebelumnya. Selain itu, sistem informasi akuntansi seringkali merupakan platform yang sangat aman dengan tindakan pencegahan yang diambil terhadap virus, peretas, dan sumber eksternal lainnya yang mencoba mengumpulkan informasi. Keamanan cyber semakin penting karena semakin banyak perusahaan menyimpan data mereka secara elektronik.
Berbagai output dari sistem informasi akuntansi mencontohkan fleksibilitas kemampuan manipulasi datanya. Sebuah AIS menghasilkan laporan termasuk: piutang laporan penuaan berdasarkan informasi pelanggan, depresiasi jadwal untuk aset tetap, dan neraca percobaan untuk pelaporan keuangan. Daftar pelanggan, perhitungan perpajakan, dan tingkat inventaris juga dapat direproduksi. Namun, korespondensi, memo, atau presentasi tidak termasuk dalam AIS karena item ini tidak terkait langsung dengan pelaporan keuangan atau pembukuan perusahaan.
Manfaat Sistem Informasi Akuntansi
Antarmuka Antardepartemen
Sebuah sistem informasi akuntansi berusaha untuk antarmuka di beberapa departemen. Dalam sistem, departemen penjualan dapat mengunggah anggaran penjualan. Informasi ini digunakan oleh tim manajemen inventaris untuk melakukan penghitungan inventaris dan pembelian bahan. Setelah pembelian inventaris, sistem dapat memberi tahu akun hutang departemen faktur baru. AIS juga dapat berbagi informasi tentang pesanan baru sehingga departemen manufaktur, pengiriman, dan layanan pelanggan mengetahui penjualan tersebut.
Kontrol Internal
Bagian integral dari sistem informasi akuntansi berkaitan dengan pengendalian internal. Kebijakan dan prosedur dapat ditempatkan di dalam sistem untuk memastikan bahwa informasi pelanggan, vendor, dan bisnis yang sensitif dipertahankan dalam perusahaan. Melalui penggunaan persetujuan akses fisik, persyaratan login, log akses, otorisasi, dan pemisahan tugas, pengguna dapat dibatasi hanya pada informasi relevan yang diperlukan untuk melakukan fungsi bisnis.