Cara Kerja Penagihan Kemajuan

Apa itu Progress Billings?

Tagihan kemajuan adalah faktur meminta pembayaran untuk pekerjaan yang diselesaikan sampai saat ini. Tagihan kemajuan disiapkan dan diajukan untuk pembayaran pada berbagai tahap dalam proses proyek besar.

Jenis penagihan ini biasa terjadi pada proyek yang bertahan lama. Ini memungkinkan orang yang menagih — biasanya kontraktor — untuk mendanai proyek dan diri mereka sendiri saat proyek berlanjut.

Faktur tagihan kemajuan dapat mencakup jumlah kontrak asli, jumlah yang telah dibayar klien hingga saat ini serta berapa persentase pekerjaan yang telah diselesaikan. Namun, tagihan kemajuan dapat mencakup item lain yang harus dipahami dan dikerjakan oleh pemilik dan kontraktor sebelum pekerjaan dimulai.

Memahami Penagihan Kemajuan

Penagihan kemajuan memungkinkan kontraktor untuk menagih klien mereka secara bertahap saat proyek sedang berlangsung. Agar tagihan kemajuan berfungsi, klien dan kontraktor harus menyetujui jadwal pembayaran saat faktur akan dikirimkan untuk pembayaran.

Mereka berguna untuk proyek jangka panjang yang sering kali datang dengan anggaran besar. Penagihan kemajuan mencegah klien dari keharusan mendanai proyek di muka. Kontraktor juga diuntungkan dengan mendapatkan pembayaran secara berkala dan juga dapat membayar biaya seperti bahan baku selama proyek dengan menagih pada berbagai tahap.

Pembayaran didasarkan pada persentase penyelesaian proyek yang diverifikasi. Dengan kata lain, pembayaran dapat dibagi sebagai proyek berlangsung berdasarkan tonggak tertentu yang ditetapkan oleh satu atau kedua belah pihak. Saldo akhir yang tersisa biasanya dikirimkan ke kontraktor setelah proyek selesai, dan klien puas dengan pekerjaannya.

Apa yang Termasuk dalam Progress Billings

Informasi yang disertakan dalam penagihan berjalan berbeda dari praktik faktur biasa di banyak perusahaan. Beberapa detail keuangan mungkin termasuk:

• Jumlah total kontrak yang harus dibayar untuk proyek
• Setiap perubahan yang disetujui serta jumlah hutang yang disesuaikan
• Jumlah total yang ditagih hingga saat itu
• Persentase penyelesaian proyek saat ini
• Sisa saldo terutang pada saat penyelesaian proyek

Jadwal Nilai

Penagihan kemajuan mencakup teknik yang disebut jadwal nilai, yang menguraikan biaya atau nilai yang berbeda untuk setiap tugas proyek. Jadwal nilai adalah umum di industri konstruksi dimana pemilik dan kontraktor bekerja sama untuk menentukan berapa banyak yang akan dihabiskan untuk setiap fase proyek. Selama proses penagihan kemajuan, nilai ditetapkan ke setiap fase sebagai bagian dari jadwal. Selain itu, persentase penyelesaian dapat ditentukan untuk setiap fase seiring dengan kemajuan yang dicapai pada keseluruhan proyek.

Jadwal nilai juga membantu untuk menentukan apakah ada pembengkakan biaya atau proyek berada di bawah anggaran. Misalnya, jadwal nilai akan menunjukkan apa yang dibayar untuk setiap tugas serta perkiraan awal. Akibatnya, dapat ditentukan pada titik mana dalam tahap konstruksi proyek melebihi perkiraan biaya proyek.

Memiliki jadwal nilai yang disertakan dalam proses penagihan kemajuan membantu kontraktor dan pemilik mengembangkan proses yang transparan di mana semua detail keuangan diketahui di muka. Ini juga melindungi perusahaan konstruksi secara hukum dan finansial dengan memiliki perkiraan secara tertulis sehingga tidak ada kejutan pada penyelesaian proyek.

Persentase Ditahan

Dalam beberapa proyek, jumlah atau persentase tertentu mungkin ditahan oleh pemilik sampai proyek selesai. Jumlah retensi atau retensi bisa 5% sampai 10% dari total proyek atau untuk setiap nilai kemajuan. Pada dasarnya, uang disimpan sebagai cadangan jika ada masalah selama proyek berlangsung.

Penahanan juga membantu melindungi pemilik jika proyek tidak selesai, kontrak diikuti dengan benar, atau jika ada masalah dengan kontraktor dan subkontraktor. Namun, jumlah retensi dapat menciptakan masalah arus kas bagi perusahaan konstruksi. Akibatnya, baik pemilik maupun kontraktor harus mencapai jumlah retensi yang disepakati di awal proses.

Siapa yang Menggunakan Progress Billings?

Penagihan kemajuan cukup umum di sejumlah industri yang berbeda termasuk proyek konstruksi. Banyak tukang atap, tukang ledeng, kontraktor umum, pelukis, tukang listrik, dan tukang ledeng akan menggunakan tagihan kemajuan sebagai bagian dari bisnis mereka. Biaya bahan baku, tenaga kerja, dan keterlambatan konstruksi adalah beberapa alasan mengapa industri menggunakan tagihan kemajuan.

Mereka juga digunakan dalam kedirgantaraan dan pertahanan karena proyek-proyek ini biasanya memiliki anggaran yang luar biasa dan dapat memakan waktu bertahun-tahun untuk diselesaikan. Akibatnya, penagihan kemajuan adalah solusi alami.

Pertimbangan Khusus: Anjak Perubahan Biaya

Adalah umum untuk biaya proyek berubah, mengingat total dolar yang terlibat dan kompleksitas proyek. Kontrak bangunan menyatakan bagaimana klien menyetujui perubahan biaya, dan biasanya, pelanggan harus menandatangani atau menandatangani dokumen yang menunjukkan perubahan tertentu. Namun, beberapa pembengkakan biaya tidak dapat dihindari sementara yang lain karena kurangnya perencanaan. Beberapa pembengkakan biaya umum dapat mencakup:

• Pemilik mengubah ruang lingkup tugas proyek atau meminta pekerjaan tambahan
• Kerusakan tak terduga pada proyek atau bangunan seperti rayap, jamur, atau kerusakan air
• Kesalahan desain atau perencanaan proyek yang buruk
• Perubahan harga pada tenaga kerja atau bahan terutama jika itu adalah proyek yang diperpanjang

Banyak faktor kontraktor dalam tunjangan harga, seperti persentase kecil yang memberikan kemampuan untuk menaikkan harga proyek. Pemilik harus mendiskusikan dengan kontraktor sejauh mana kelonggaran harga.

Contoh Progress Billing

Setelah klien memilih kontraktor, keduanya akan negosiasi ketentuan kontrak. Proses ini meliputi penetapan jadwal pembayaran atau frekuensi pembayaran sesuai dengan milestone tertentu yang disepakati oleh kedua belah pihak. Setelah pekerjaan dimulai, dan tonggak tercapai, kontraktor kemudian dapat mulai mengirimkan faktur kepada klien.

Asumsikan ABC Construction menandatangani perjanjian untuk membangun gedung perkantoran seharga $1,6 juta selama periode dua tahun dan laba ABC adalah $600.000.

Total biaya proyek dan keuntungan akan dipecah sebagai berikut:

• biaya $1.000.000
• $600.000 dalam keuntungan

Tahun Pertama

• Pada tahun pertama, 40% proyek selesai
• Perusahaan menagih klien $640.000 (40% x $1.600.000)
• Perusahaan mencatat laba sebesar $240.000 pada tahun pertama (40% x $600.000 dalam total laba).

Tahun Kedua

• Pada tahun kedua, 100% proyek selesai
• Perusahaan menagih klien sisa 60% atau $960.000 (60% x $1.600.000)
• Perusahaan mencatat laba sebesar $360.000 pada tahun kedua (60% x $600.000 dalam total laba).