Definisi Ruang Data Virtual (VDR)

Apa itu Ruang Data Virtual?

Ruang data virtual (VDR), juga dikenal sebagai ruang kesepakatan, adalah tempat penyimpanan online yang aman untuk penyimpanan dan distribusi dokumen. Biasanya digunakan selama proses uji tuntas sebelum merger atau akuisisi untuk meninjau, membagikan, dan mengungkapkan dokumentasi perusahaan.

Memahami Ruang Data Virtual

Ruang data virtual semakin menggantikan ruang data fisik yang biasanya digunakan untuk mengungkapkan dan berbagi dokumen. Dengan globalisasi

 bisnis dan peningkatan pengawasan untuk mengurangi biaya, ruang data virtual merupakan alternatif yang menarik untuk ruang data fisik. Ruang data virtual dapat diakses secara luas, segera tersedia, dan lebih aman.

Saat masalah keamanan tumbuh dan insiden dengan pelanggaran meningkat, penyedia VDR mengembangkan database yang lebih canggih dan andal. Penawaran umum perdana (IPO), operasi audit, dan kemitraan atau bisnis lain yang harus bekerja bersama dan berbagi informasi akan menggunakan ruang data virtual.

Penggunaan Ruang Data Virtual

Merger dan akuisisi (M&A) prosedur adalah penggunaan VDR yang paling umum. Repositori ini menyediakan tempat untuk uji tuntas yang diperlukan selama finalisasi kesepakatan. Transaksi bisnis ini melibatkan sejumlah besar dokumen, banyak di antaranya bersifat rahasia dan berisi informasi sensitif. Menggunakan VDR adalah cara yang aman dan andal bagi semua pihak yang berkepentingan untuk meninjau dan bertukar dokumen saat mereka terlibat dalam negosiasi.

Bisnis sering bekerja dengan satu sama lain untuk memproduksi dan memproduksi produk selama pembangunan gedung dan menawarkan layanan. Membentuk dan memelihara hubungan bisnis ini memerlukan kontrak dan transmisi data yang sering. Ruang data virtual menyediakan penyimpanan kontrak ini dan menyediakan dokumen yang diperlukan untuk kelanjutan kemitraan bisnis. Sebagai contoh, perubahan yang dibuat pada cetak biru struktur oleh seorang insinyur segera tersedia untuk semua kontraktor yang terlibat dalam proyek.

Audit praktik perusahaan, kepatuhan, dan akun adalah praktik umum di semua bisnis. Proses ini sering menjadi masalah karena pekerja harus berinteraksi dengan regulator dan pengatur eksternal. Juga, saat ini banyak perusahaan memiliki kantor di lokasi terpencil dan di seluruh dunia dalam berbagai zona waktu.

Penggunaan ruang data virtual memungkinkan pengacara, akuntan, regulator internal dan eksternal, dan pihak berkepentingan lainnya memiliki titik akses terpusat. Menyediakan sistem pusat mengurangi kesalahan dan waktu. Juga, ini memberikan transparansi komunikasi. Tergantung pada jenis audit, tingkat akses, dan otoritas bervariasi.

Menawarkan penawaran umum perdana (initial public offering / IPO) adalah tugas yang menakutkan yang membutuhkan jumlah dokumen yang tak terbayangkan. Seperti halnya audit, transparansi sangat penting. Perusahaan harus membuat, menukar, menyimpan, dan mengelola sejumlah besar dokumen. Karena sifat transaksinya, sebagian besar pengguna akan memiliki akses terbatas, seperti "hanya lihat". Kemampuan untuk menyalin, meneruskan, atau mencetak mungkin dilarang.

Alternatif untuk VDR

Meskipun ruang data virtual menawarkan banyak manfaat, namun tidak cocok untuk setiap industri. Misalnya, beberapa pemerintah mungkin memilih untuk terus menggunakan ruang data fisik untuk pertukaran informasi yang sangat rahasia. Kerusakan dari potensi serangan siber dan pelanggaran data melebihi manfaat yang ditawarkan oleh ruang data virtual. Hasil dari peristiwa tersebut bisa menjadi bencana jika pihak yang mengancam mengakses informasi rahasia. Dalam hal ini, penggunaan VDR tidak akan menjadi pertimbangan.