I migliori strumenti per la pianificazione delle risorse aziendali ERP
Pianificazione delle risorse aziendali (ERP) è una metodologia orientata ai processi che integra i sistemi utilizzati nei diversi reparti di un'azienda, consentendo il flusso di informazioni facile e uniforme sotto controlli definiti, aiutato dall'uso di applicazioni software e definito migliori pratiche.
Questo articolo descrive gli strumenti utilizzati nell'ERP e le loro caratteristiche per le varie funzioni a cui si rivolgono. Per comprendere meglio gli strumenti, iniziamo con i requisiti funzionali.
Cosa è necessario da un sistema ERP?
Qualsiasi sistema ERP deve sostanzialmente soddisfare i seguenti requisiti funzionali.
- Deve essere un sistema unificato, con applicazioni e interfacce di facile utilizzo, che funzioni perfettamente tra più reparti con l'accesso controllato necessario
- Un database comune (o database multipli ma condivisi) accessibile attraverso diverse applicazioni
- Utilità di ricerca e reporting per generare report basati su vari parametri (come "tutti gli ordini non spediti a partire da ieri nella categoria 'giocattoli'")
- Scalabilità, personalizzazione e facile integrazione di moduli ad hoc, secondo necessità
Per soddisfare le esigenze dei suddetti requisiti funzionali, i seguenti strumenti e applicazioni sono obbligatoriamente integrati nel sistema ERP.
Strumenti di gestione delle informazioni
Archiviazione dei dati e gestione delle informazioni con stabilito flusso di lavoro tra i diversi reparti e funzioni sono la spina dorsale di qualsiasi sistema ERP. Sono disponibili più soluzioni e strumenti per l'archiviazione dei dati, che includono database relazionali da aziende come Oracle, Sybase, DB2 e offerte gratuite open source come Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby, ecc. Altri strumenti di gestione delle informazioni possono includere sistemi di gestione dei contenuti (CMS) e applicazioni di repository.
A seconda del settore e delle funzioni richieste, è necessario selezionarne uno appropriato. Un produttore può trovare un database transazionale come Oracle o MySQL più rilevante come basato sulle transazioni i dati si muovono attraverso diversi stati (dalla produzione all'inventario all'acquisizione dell'ordine alla vendita alla fornitura stato). D'altra parte, un'azienda di scrittura di contenuti online può trovare un sistema di repository CMS con controllo della versione più adatto alle proprie esigenze.
Il database o repository può essere singolo centralizzato o multiplo con flusso dati automatico da un database all'altro. Il flusso di lavoro definito garantisce lo spostamento dei dati senza interruzioni. I database possono essere ospitati localmente o in remoto o anche nel cloud.
Applicazioni e interfacce con adeguato controllo delle autorizzazioni
L'archiviazione e la gestione dei dati richiedono l'accesso in sola lettura o in modifica per elaborare i dati. Una volta che gli articoli sono stati prodotti, devono essere contrassegnati come inventario pronto. Il dipartimento di gestione delle scorte lo aggiorna quindi come pronto per la vendita. Dopo un acquisto, l'articolo dovrebbe essere aggiornato allo stato venduto e così via.
Per ottenere ciò, applicazioni e interfacce di facile utilizzo sono parte integrante di qualsiasi sistema ERP che dispone anche di controlli e autorizzazioni definiti. Ad esempio, una volta che un articolo è contrassegnato come venduto, solo la logistica gli operatori del reparto dovrebbero essere in grado di aggiornarlo ulteriormente, mentre quelli del reparto di produzione o inventario dovrebbero ottenere l'accesso di sola visualizzazione.
Allo stesso modo, per uno strumento ERP per la scrittura di contenuti, una volta che uno scrittore invia il contenuto all'editor per la revisione, solo l'editor dovrebbe essere in grado di modificarlo, per evitare duplicazioni e conflitti di contenuto.
Per consentire l'integrazione di tali controlli, applicazioni e interfacce basati su autorizzazioni, qualsiasi soluzione ERP che possa essere basata su browser, installazioni desktop o app tablet/mobile. Un team di produzione in una sede fissa preferirà un'interfaccia basata su desktop, mentre un team di vendita costantemente in movimento trarrà vantaggio da un'interfaccia basata su browser o un'app mobile.
Strumento di gestione del flusso di lavoro
Un sistema ERP è costituito da più moduli e repository di dati in cui gli aggiornamenti dei dati e le azioni seguono una sequenza logicamente definita in base alle esigenze aziendali. Questo costituisce il flusso di lavoro. Il flusso di lavoro può essere pensato come il controllo mentale delle varie funzioni del corpo (flusso di sangue, aria, cibo e altre provviste, movimento delle parti del corpo, ecc.). Un flusso di lavoro chiaramente definito con accesso appropriato a vari livelli è una parte necessaria di qualsiasi soluzione ERP.
Gli strumenti comunemente usati implementati all'interno del framework ERP includono Agilft Flusso di lavoro, flusso di lavoroGen, Inceptico DMS, Intelex Gestione aziendale, SimpleECM, ecc.
Pannello di controllo dei rapporti
Il livello di gestione, il livello di reparto, il livello di squadra o la generazione di report a livello individuale è un altro requisito importante per un sistema ERP. Di solito è disponibile sotto forma di dashboard (con una visualizzazione dei dati in tempo reale, che mostra informazioni come ordini ricevuti ma non ancora spediti, pagamenti non riusciti dell'ultima settimana, ecc.) o rapporti personalizzabili generati in comuni applicazioni di modifica di parole o dati come fogli di calcolo.
La maggior parte degli strumenti di reporting e cruscotti operano in tempo reale (o con un tempo di ritardo minimo). Come le applicazioni utilizzate dai reparti per gli aggiornamenti dei dati, questi strumenti di reporting/visualizzazioni dashboard sono disponibili come installazioni basate su browser o desktop. Includono anche funzionalità di reporting di fine giornata che offrono rapporti via e-mail con grafici/grafici/tabelle come Microsoft Excel o allegati di Word.
Strumenti di comunicazione
All'interno di ogni sistema di lavoro in più reparti, la comunicazione è obbligatoria. I sistemi ERP facilitano ciò offrendo strumenti per la generazione di posta automatizzata basata sull'azione, messaggistica istantanea, chat o funzionalità di trasmissione generale a livello individuale e di gruppo.
Diciamo che una volta che un ordine è contrassegnato come "Pronto per la spedizione", dovrebbe essere attivato un mailer automatico per il logistica reparto per avviare il processo di invio (o se una cucina negozio di pizza ha sviluppato un problema); un messaggio di trasmissione generale può essere inviato a tutti gli altri reparti per interrompere l'assunzione di ulteriori ordini.
Ulteriori funzioni di messaggistica istantanea (come quelle di Lync, Chatter o Yammer) sono incorporate per consentire una comunicazione facile e immediata.
Oltre agli strumenti di cui sopra che sono parte integrante di qualsiasi sistema ERP, ce ne sono altri che possono essere integrati in base alle esigenze.
Strumenti di analisi
Un sacco di strumenti di analisi può essere integrato all'interno del sistema ERP per la business intelligence, analisi predittiva, estrazione dei dati e relativa analisi. Questi strumenti analitici vengono utilizzati per ottenere informazioni preziose per la creazione di decisioni aziendali strategiche basate sui dati disponibili (come il monitoraggio comportamento dei consumatori in merito allo shopping natalizio, risultati comparativi per i prodotti nello scaffale di colore rosso che hanno più vendite rispetto a quelli in colore blu scaffale, ecc)
Strumenti per l'allocazione delle risorse e la pianificazione delle attività
sistemi ERP possono anche integrare gli strumenti di ripartizione delle risorse tra i reparti e le attività (per alta intensità di lavoro industrie). Questi strumenti funzionano in base al semplice principio del tempo definito impiegato da un'attività/progetto rispetto alla pianificazione della disponibilità delle risorse. Al completamento dell'attività, alla risorsa viene assegnata automaticamente una nuova attività corrispondente alle sue competenze o viene inserita in un pool per l'assegnazione successiva.
Strumenti hanno funzionalità di intervento manuale a livello supervisore in caso di ritardo un'attività. I vantaggi includono chiaro visibilità sulla attuale e futura dei carichi di lavoro, l'utilizzo ottimale delle risorse, esplorando le possibilità per l'automazione, ecc
Altre funzionalità aggiuntive
sistemi ERP possono integrare i moduli per la gestione delle risorse umane, gestione di progetto, Tempo di sistemi di monitoraggio e gestione dei documenti, in base alle esigenze del business. È disponibile un gran numero di strumenti specifici per ogni settore e tipo di funzione e i fornitori di ERP forniscono la loro assistenza ai clienti interessati nella scelta della soluzione migliore. Internet è sempre a disposizione per l'auto-aiuto su come ottenere informazioni richieste.
La linea di fondo
ERP è un quadro complesso da implementare e di solito ha bisogno di un apposito venditore per l'attuazione. due grandi i colli di bottiglia identificato con le implementazioni ERP sono i costi elevati e la mancata adesione alle migliori pratiche. Sebbene il costo possa essere mitigato in una certa misura da un'attenta valutazione dei diversi fornitori e dalla valutazione dell'open source gratuito strumenti, l'altra sfida dei fallimenti dovuti alla mancanza di aderenza alle migliori pratiche può essere mitigata da una formazione mirata a dipendenti. Una valutazione adeguata nelle fasi iniziali, la collaborazione con fornitori con le giuste competenze ed essere chiari sui requisiti fin dall'inizio contribuiranno a un'implementazione efficiente e di successo degli strumenti ERP. (Per la lettura correlata, vedere "Studi di casi di successo Enterprise Resource Planning")