Perché la riconciliazione è importante nella contabilità?

Riconciliazione è un processo contabile fondamentale che garantisce che il denaro effettivamente speso o guadagnato corrisponda al denaro che esce o entra in un conto alla fine di a fiscale periodo.

La riconciliazione dei conti è un'attività particolarmente importante per imprese e privati ​​perché è un'occasione per verificare fraudolento attività e per prevenire rendiconto finanziario errori. La riconciliazione viene in genere eseguita a intervalli regolari, ad esempio mensili o trimestrali, come parte delle normali procedure contabili.

Come funziona la riconciliazione

Alla fine di ogni mese e trimestre fiscale, è buona norma riconciliare un account. Durante la riconciliazione di un conto, le aziende e gli individui verificano che ogni transazione si somme al saldo finale corretto del conto. In genere, ci sono due modi per riconciliare un account: rivedere i documenti e rivedere le analisi.

Revisione della documentazione

Il processo di revisione della documentazione confronta l'importo di ciascuna transazione con l'importo indicato come in entrata o in uscita nel conto corrispondente. Ad esempio, supponiamo che un individuo responsabile conservi tutte le ricevute della carta di credito ma nota diversi nuovi addebiti sull'estratto conto della carta di credito che non riconosce. Forse le spese sono piccole e la persona le trascura pensando che siano spese per il pranzo, ad esempio.

Alla fine del mese, il titolare del conto controlla le transazioni sulla fattura della carta di credito con il proprio credito ricevute della carta e scopre che non hanno ricevute per alcuni dei presunti addebiti per il pranzo che appaiono sul conto.

Poiché l'individuo è meticoloso nel conservare le ricevute, chiama la carta di credito per contestare gli importi. Dopo un'indagine, si scopre che la carta di credito è stata compromessa da un criminale che è stato in grado di ottenere informazioni sulla società e addebitare l'importo sulla carta di credito dell'individuo. L'individuo viene rimborsato per gli addebiti errati, la carta viene annullata e l'attività fraudolenta viene interrotta.

Revisione analitica

L'approccio di revisione dell'analisi può anche rivelare attività fraudolente o bilancio errori. In questo caso, le aziende stimano l'importo che dovrebbe essere nei conti in base ai precedenti livelli di attività dell'account.

Ad esempio, la società di investimento immobiliare ABC acquista circa cinque edifici per anno fiscale sulla base dei precedenti livelli di attività. La società riconcilia ogni anno i propri conti per verificare eventuali discrepanze. Quest'anno, l'importo stimato del saldo del conto previsto si è ridotto di un importo significativo.

Sulla base dell'attività contabile e degli acquisti precedenti, la stima dei conti da pagare dovrebbe essere di $ 5 milioni. Il saldo effettivo dei conti da pagare è di 48 milioni di dollari per l'anno, che è una grande discrepanza nel bilancio.

Il contabile della società ABC esamina il bilancio e scopre che il contabile ha inserito uno zero in più alla fine dei suoi conti dovuti per errore. Il ragioniere regola il è possibile pagare per questi account a $ 4,8 milioni, che è l'importo approssimativo dei conti da pagare stimati.

Motivi per riconciliare gli estratti conto

La riconciliazione bancaria è un compito molto importante per qualsiasi azienda. Per le piccole imprese, l'obiettivo principale della riconciliazione dell'estratto conto è garantire che il saldo registrato della tua attività e il saldo registrato della banca corrispondano. Ti aiuta anche a gestire e monitorare il tuo flusso di cassa.

Ecco alcuni altri motivi per cui le aziende dovrebbero riconciliare il proprio estratto conto ogni mese:

• Identificare le frodi: I segni di frode dovrebbero essere la tua prima priorità quando riconcilia le transazioni nel tuo conto bancario. Ad esempio, gli assegni legittimi emessi sono stati duplicati o modificati? Gli assegni sono stati emessi senza autorizzazione? Ci sono stati trasferimenti non autorizzati dal conto? Il conto ha depositi mancanti?
• Convalida inserimento dati: La riconciliazione dei tuoi estratti conto ti consente di identificare eventuali irregolarità, come l'inserimento di importi errati, la duplicazione di voci e altri errori di immissione dei dati.
• Confermare l'accuratezza dei rendiconti finanziari: È raro, ma le banche possono sbagliare. La riconciliazione dei tuoi estratti conto bancari è un modo per confermare che il tuo rendiconto finanziario corrisponda all'estratto conto della tua banca.
• Rendicontazione fiscale accurata: Per generare una dichiarazione dei redditi corretta, devi riconciliare i tuoi estratti conto.
• Controlla il furto: La riconciliazione dei tuoi estratti conto può anche impedire ai dipendenti o ad altre persone di rubare alla tua azienda.

In generale, la riconciliazione degli estratti conto può aiutarti a identificare eventuali transazioni insolite che potrebbero essere causate da frodi o errori contabili. Questo processo può essere svolto formalmente o informalmente.

Questo vale sia per le aziende che per i privati, che dovrebbero verificare ogni transazione individualmente, assicurandosi che gli importi corrispondano perfettamente e, in caso contrario, prendendo nota di eventuali differenze che necessitano di ulteriori indagine.

Conseguenze della mancata riconciliazione dell'estratto conto

Se vi sono differenze tra i conti e gli importi, è necessario spiegare tali differenze. La riconciliazione dei tuoi estratti conto ti consente di identificare i problemi prima che sfuggano di mano.

Ancora più importante, riconciliare i tuoi estratti conto ti aiuta a catturare le frodi prima che sia troppo tardi. È importante tenere presente che i consumatori hanno maggiori tutele ai sensi della legge federale in termini di conti bancari rispetto alle imprese. Pertanto, è particolarmente importante per le aziende rilevare tempestivamente qualsiasi attività fraudolenta o sospetta: non possono sempre contare sulla banca per coprire frodi o errori nel proprio conto.

La linea di fondo

Riconciliare i tuoi estratti conto significa semplicemente confrontare i tuoi dati finanziari interni con quelli forniti dalla tua banca. Questo processo è importante perché garantisce la possibilità di identificare eventuali transazioni insolite causate da frodi o errori contabili. Come azienda, la pratica può anche aiutarti a gestire il tuo flusso di cassa e individuare eventuali inefficienze.

Domande frequenti sulla riconciliazione dell'estratto conto

Quali sono i passaggi per riconciliare un estratto conto?

Il primo passo nella riconciliazione bancaria consiste nel confrontare il record di transazioni e saldi della tua azienda con il tuo estratto conto mensile. Assicurati di verificare ogni transazione singolarmente; se gli importi non corrispondono esattamente, tali differenze richiederanno ulteriori indagini.

Nel caso in cui qualcosa non corrisponda, dovresti seguire un paio di passaggi diversi. Innanzitutto, ci sono alcune ovvie ragioni per cui potrebbero esserci discrepanze nel tuo account. Se hai emesso un assegno a un fornitore e hai ridotto di conseguenza il saldo del tuo conto nei tuoi sistemi interni, la tua banca potrebbe mostrare un saldo più elevato fino a quando l'assegno non raggiunge il tuo conto. Allo stesso modo, se ti aspettavi un pagamento elettronico in un mese, ma in realtà non è stato cancellato fino a un giorno prima o dopo la fine del mese, ciò potrebbe causare una discrepanza.

I veri segni di frode includono assegni non autorizzati e depositi mancanti.

Quando è il momento migliore per riconciliare un estratto conto?

Si consiglia di riconciliare gli estratti conto almeno una volta al mese. Alcune aziende con un volume elevato o quelle che lavorano in settori in cui il rischio di frode è elevato possono riconciliare i loro estratti conto più spesso (a volte anche quotidianamente).

Cosa appare su un estratto conto di riconciliazione bancaria?

Alcune aziende creano un estratto conto di riconciliazione bancaria per documentare che riconciliano regolarmente i conti. Questo documento riassume l'attività bancaria e commerciale, riconciliando il conto bancario di un'entità con i suoi documenti finanziari. Gli estratti conto di riconciliazione bancaria confermano che i pagamenti sono stati elaborati e gli incassi in contanti sono stati depositati su un conto bancario.