დროის მენეჯმენტის რჩევები ფინანსური პროფესიონალებისთვის

ფინანსების სამყარო გადაიზარდა მაღალ კონკურენტულ სამუშაო ადგილად. მიუხედავად იმისა, რომ ერთ დღეში მხოლოდ 24 საათია, როგორც ამბობენ, დრო არის ფული. ამრიგად, დროის ეფექტური მენეჯმენტი არის კონკურენტული უპირატესობა ნებისმიერი ფინანსური პროფესიონალისთვის, რომელიც ცდილობს გახდეს უფრო პროდუქტიული და გაზარდოს ხარისხიანი სამუშაო დროდან.

თუმცა, არსებობს ბევრი ყურადღების გამახვილება, რამაც შეიძლება საჭიროზე მეტ ხანს შეინარჩუნოს სამსახურში მუშაობა. წაიკითხეთ, რომ გაეცნოთ ზოგად დროის გამანადგურებლებს და გაეცნოთ დროის მართვის რამოდენიმე რჩევას, რაც დაგეხმარებათ უფრო მეტი სამუშაოს შესრულებაში ნაკლებ დროში.

შავი ხვრელი

არსებობს დროის დაკარგვის სხვადასხვა საშუალებები, რომლებსაც შეუძლიათ შეამცირონ პროდუქტიულობა. მაგალითად, ფინანსთა პროფესიონალები მუდმივად ცდებიან მრავალმხრივი ამოცანის შესრულებისკენ. დავუშვათ, რომ თქვენ ხართ მრჩეველიდა ოთხშაბათს დილის 8:30 საათიდან 10 საათამდე თქვენ ახერხებთ შემდეგს:

• თქვენ მუშაობთ ცხრილებზე,
• მაგრამ შეჩერდით მას შემდეგ, რაც გაწყვეტილი გაქვთ ორი ახალი ელ.ფოსტის შეტყობინება,
• შემდეგ გააგზავნეთ ზედიზედ ექვსი წერილი,
• რასაც მოჰყვება ინსტაგრამზე კოლეჯის მეგობრის ქორწილის სურათების შემოწმება,
• შემდეგ მიიღეთ კომპანიის სოციალური გასვლითი მოწვევა Slack შეტყობინების საშუალებით,
• სანამ ორი მოულოდნელი ზარი განხორციელდებოდა პერსპექტიული კლიენტებისგან და
• საბოლოოდ იძულებულნი გახდებიან მოულოდნელად გათიშონ, როდესაც მენეჯერი გაჩერდება და შეგახსენოთ, რომ თანამშრომელთა შეხვედრაზე ხუთი წუთით აგვიანებთ.

ეს ჟღერს თქვენთვის ტიპიური დილა? თუ ასეა, და განსაკუთრებით იმ შემთხვევაში, თუ თქვენ მუშაობთ საშინელ კორპორატიულ გარემოში, როგორიცაა კერძო კაპიტალი ფირმა ან საინვესტიციო ბანკითქვენ ალბათ ყველაზე დაბალ დონეზე ხართ თანატოლებთან შედარებით.

ხუთიდან ათი წლის შემდეგ, არავინ დაიმახსოვრებს, არ აინტერესებს და არ შეგიწყალებს ხელს იმ ყველა დაკავებული სამუშაოსთვის, რაც თქვენ შეასრულეთ. იქნებოდა თუ არა მსოფლიო დაინტერესებული, თომას ჯეფერსონმა რომ დაასრულოს ბევრი ქაღალდის გადარევა, მაგრამ არასოდეს შეუწყოს ხელი დამოუკიდებლობის დეკლარაციის დაწერას? იგივე შეიძლება ითქვას თქვენს სამსახურში - თქვენი ორგანიზაცია აფასებს საჭირო სამუშაოს და შედევრებს და არა დაკავებულს.

დაგეგმვა წინ

ყოველ კვირა დღის მეორე ნახევარში დაასრულეთ თქვენი მომავალი კვირის "გასაკეთებელი" სია, სასურველია გამოიყენოთ აპლიკაცია ან ვებ სერვისი, რომელიც სინქრონიზდება თქვენს ყველა მოწყობილობაზე. მონიშნეთ ის საგნები, რომლებიც აბსოლუტურად გადამწყვეტია თქვენი წარმატებისათვის სამსახურში და პირად ცხოვრებაში. ის, რაც არ არის ხაზგასმული, არის ის, რისი დელეგირებაც შეგიძლიათ, გადადება ან საერთოდ თავიდან აცილება.

ფინანსებში, კრიტიკული მიწოდება მოიცავს ანგარიშებს ან კვლევებს, რომლებიც უნდა იყოს ზუსტი და წარმოდგენილი ვადის გასვლამდე. თქვენი ორგანიზაცია უკეთესად იქცევა, თუ თქვენ ყურადღებას გაამახვილებთ ამ ანგარიშების ხარისხის გაუმჯობესებაზე და არა მხოლოდ ღირსეული საქმის კეთებაზე იმუშავეთ მათზე, ასე რომ თქვენ შეგიძლიათ გაათავისუფლოთ დრო არასასურველი საქონლისთვის (როგორიცაა დაბალი პრიორიტეტის ელ.ფოსტის პასუხის გაცემა ან გრძელვადიანი მონაწილეობა შეხვედრა).

ანალოგიურად, სამუშაოდან წასვლამდე ათი წუთით ადრე, დაასრულეთ მეორე დღის მოქმედებების ჩამონათვალი და დაითვალეთ ისინი მნიშვნელობისა და პრიორიტეტის მიხედვით. ისევ და ისევ, მუდმივად ჰკითხეთ საკუთარ თავს ყველა ის საქმე, რასაც აკეთებთ არა ნამდვილად უნდა გავაკეთოთ - ის, რაც არ აკმაყოფილებს პროდუქტიულობის გარკვეულ ზღვარს.

მრავალ ამოცანა

ფინანსებში წარმატება განპირობებულია იმაში, რომ თქვენ ყოველთვის შეგიძლიათ მიაღწიოთ კრიტიკულ და დაუყოვნებლივ მიღწევებს. რა არის გადამწყვეტი ინფორმაცია და მონაცემები, რომელსაც თქვენი ფინანსური მენეჯერები ეყრდნობიან? რისი მიწოდება შეგიძლიათ იმისათვის, რომ დაეხმაროთ თქვენს ორგანიზაციას და/ან თქვენს კლიენტებს გაიმარჯვონ? გულისხმობს ის დროულად წარდგენას აუდიტი ანგარიში, ზუსტი გათვლები წმინდა მიმდინარე ღირებულება შემოთავაზებულ პროექტზე ან იმის უზრუნველყოფაზე, რომ Excel– ის ფორმულები იწვევს სათანადო საერთო ჯამს?

დღის ბოლოს არავის აინტერესებს ყველა ელ.წერილი, რომელიც თქვენ გაცვალეთ, სოციალური კლუბის შეხვედრები, რომელსაც ესწრებოდი ან საქაღალდეების ქრონოლოგიური შენახვა თქვენს კაბინეტში. მრავალმხრივი ამოცანა მუდმივად აფერხებს ინდივიდებს, გააკეთონ თავიანთი შესაძლებლობები იმ რამოდენიმე კრიტიკულ შედეგზე, რასაც დამსაქმებლები ნამდვილად ელიან მათგან.

ჯერ შეასრულეთ მნიშვნელოვანი, რთული, გადაუდებელი და უმაღლესი ღირებულების მოქმედებები. ფინანსებში წარმატება შეიძლება შეიცავდეს სიმარტივეს იმ მეთოდებში, თუ როგორ მიუდგებით თქვენს ამოცანებს. ეს შეიძლება სასტიკად მარტივი ჩანდეს კარგად წაკითხული და გაუცნობიერებელი ბოლო კურსდამთავრებულისთვის, მაგრამ გააკეთეთ ერთი საქმე ერთდროულად და არ შეწყვიტოთ მისი დასრულებამდე. თუ თქვენი ამოცანები ეხება გრძელვადიან პროექტს, გაყავით იგი მოკლევადიან ეტაპებად და დაასრულეთ დროზე ადრე. საქმის კეთება თავიდან ბოლომდე გამორიცხავს ძვირადღირებულ არაეფექტურობას, რადგან თქვენ თავიდან აიცილებთ თავიდან ახლიდან დაწყებას და სხვადასხვა, ერთმანეთთან დაკავშირებულ ნივთებზე ხელახლა დაკალიბრებას.

თუ კვირაში სამ საათს ხარჯავთ უსარგებლო დავალებებზე, ეს წელიწადში დაახლოებით 150 საათს შეადგენს. თქვენი ასოციაცია თქვენგან რამდენიმე მაგიდას, რომელიც უფრო ეფექტურია და წელიწადში 150 საათს მეტს ხარჯავს, სავარაუდოდ ისარგებლებს რამდენიმე დაწინაურებით და ხელფასის ზრდით, რაც სხვებმა არ მიიღეს.

შემოსულების მენეჯმენტი

თქვენი შემოსულები არის დროის ძირითადი გამანაწილებელი. თუ თქვენი ელ.ფოსტის უმეტესი ნაწილი შეუსაბამოა თქვენს უშუალო ამოცანებთან დაკავშირებით, მაშინ თქვენ სპორადულად ავსებთ თქვენს დღეს ნაგვის ინფორმაციას.

ამის თავიდან ასაცილებლად:

• განსაზღვრეთ წინასწარ განსაზღვრული დრო თქვენი ელ.ფოსტის შესამოწმებლად და შეამოწმეთ თქვენი შემოსულები არა უმეტეს სამჯერ ან ოთხჯერ დღეში.
• შექმენით საქაღალდე ელექტრონული ფოსტისთვის, სადაც უნდა მიიღოთ, მაგრამ ეს არ არის გადაუდებელი. ეს საქაღალდე განსაკუთრებით დაგეხმარებათ თქვენთვის მნიშვნელოვანი მოთხოვნების დასაბრუნებლად, რომლებსაც შეუძლიათ დაელოდონ რამდენიმე სამუშაო დღით ადრე თქვენგან პასუხის მიღებამდე.
• გაგზავნეთ მხოლოდ ყველაზე კრიტიკული წერილები თქვენი სამუშაო დღის განმავლობაში. მიუხედავად იმისა, რომ მნიშვნელოვანია იყოთ განახლებული თქვენს ჯგუფში, თქვენი დროის დიდი ნაწილი შეიძლება დაიხარჯოს გამოუცდელმა ან ნაკლებად დისციპლინირებულმა კოლეგებმა, რომლებიც თქვენს შემოსულებს დატბორავენ შეუსაბამო შეტყობინებებით. თქვენ შეგიძლიათ შეამციროთ ამ ტიპის წერილები, თუ არ პასუხობთ მათ, ვინც არ არის დაკავშირებული სამუშაოსთან.
• სამსახურიდან გასვლამდე გაასუფთავეთ შემოსულები. ამის მიღწევა შეგიძლიათ პროექტთან დაკავშირებული საქაღალდეების შექმნით, რომლებშიც შეგიძლიათ გააჩეროთ წერილები, რომლებიც დაკავშირებულია კონკრეტულ პრობლემებთან. თქვენი შემოსულების ცარიელი შენახვა დაზოგავს თქვენს დროს არასასიამოვნო შეტყობინებების თქვენი ყურადღებიდან ამოღებით. თუ არის ნივთები, რომლებიც აბსოლუტურად მოითხოვს ყურადღებას მომდევნო რამდენიმე საათში ან მეორე დღეს, მაშინ განათავსეთ ისინი გადაუდებელ საქაღალდეში.

ზოგიერთი სხვა რჩევა დროის დაზოგვის შესახებ

თვალყური ადევნეთ რამდენი დრო ნამდვილად დახარჯეთ

შექმენით მარტივი ცხრილი, რომელიც საშუალებას მოგცემთ შეიყვანოთ სავარაუდო დრო, რომელიც თქვენ დაკარგეთ წვრილმან საკითხებში. გააკეთეთ ეს ყოველდღიურად. ამ ჩვევის გამომუშავებისა და შენარჩუნებისთანავე თქვენ საკუთარ თავს გაწვრთნით, რომ გააცნობიეროთ უმნიშვნელო საკითხები მათთან შეხვედრისას.

მხოლოდ ქაღალდის დოკუმენტების დამუშავება ერთხელ

მას შემდეგ რაც დამუშავდება, შეგიძლიათ შეიტანოთ ისინი, წარადგინოთ ისინი ან მოიშოროთ ისინი.

პირდაპირი შეტყობინება თქვენს კოლეგებს

თქვენს ოფისში ან განყოფილებებს შორის სიარული შეიძლება დაგიჯდეთ კვირაში რამდენიმე საათი - და ჩვენ ვიცით, რამდენად ძვირი ღირს ყოველწლიურად. თუ ეს არ არის მნიშვნელოვანი ან რთული საკითხი, კორპორატიული შეტყობინებების საშუალებით პირდაპირი შეტყობინებების გამოყენება სისტემა ან დამტკიცებული ვებ სერვისი ხშირად უფრო ეფექტური საშუალებაა სხვადასხვა სახის პასუხების სწრაფად მისაღებად კითხვები.

იცოდე სად არის ყველაფერი ნებისმიერ დროს

ეს მოიცავს როგორც ელექტრონულ, ისე ქაღალდის ინფორმაციას. თუ აფასებთ თქვენს დროს, ნუ დაკარგავთ მას ნივთების ძებნაში.

გაყავით თქვენი ამოცანები ოთხ კატეგორიად:

1. სასწრაფო და მნიშვნელოვანი: როგორიცაა ფინანსური და საბუღალტრო ანგარიშები მკაცრი და მოახლოებული ვადებით.
2. არ არის სასწრაფო და მნიშვნელოვანი: როგორიცაა თქვენი ფინანსების ჯგუფის ქსელში ჩართვა, ტრენინგის კლასები და ა.
3. სასწრაფო და არა მნიშვნელოვანი: როგორიცაა სპორადული შეტყობინებები თქვენი შემოსულიდან და "რეგისტრაციის ვადა" კლუბის შეხვედრებზე.
4. არ არის გადაუდებელი და არ არის მნიშვნელოვანი: როგორიცაა ათწუთიანი საუბარი გამყიდველთან, ფანტაზიის ფეხბურთის შემოწმება და ა.შ.

(ცხადია, თქვენ უნდა გაატაროთ რაც შეიძლება მეტი დღე პირველ კატეგორიაში.)

დელეგატი, დელეგატი, დელეგატი

ეს არის ის, რაც გამოგარჩევთ პაკეტიდან ორგანიზაციაში ასვლისას. გაუმკლავდეს დავალებებს, რომ მხოლოდშენ შეუძლია შეასრულოს. თქვენი დროის მართვის უნარების გაუმჯობესებისთანავე მალე გექნებათ პირდაპირი ანგარიშები. დაასახელეთ ის ამოცანები, რომელთა შესრულებაც თქვენ არ გჭირდებათ მაქსიმალურად. თქვენ უნდა გააკეთოთ მხოლოდ ის, რაც აბსოლუტურად მოითხოვს თქვენს ყურადღებას ან გამოცდილებას.

ნუ მართავ შენს პიროვნებას

ფინანსთა პროფესიონალებს უნდა ჰქონდეთ დროის მართვის უნარი, მაგრამ მათ ასევე უნდა ჰქონდეთ ურთიერთობა და კეთილგანწყობა შიდა კოლეგებთან და გარე საზოგადოებასთან. ექსკლუზიურად დროზე ფოკუსირებამ შეიძლება აბრაზიულად მოგაჩვენოთ, რაც ბევრ ადამიანს დააყოვნებს, როდესაც ისინი თქვენს გვერდით არიან, მათ შორის სოციალურ და ბიზნესის განვითარების გარემოში. თუ ფრთხილად არ იქნებით, თქვენ შემოხვალთ იფიქრებთ, რომ თქვენ ხართ დროის მენეჯმენტის გურუ, მაგრამ თქვენ საერთოდ არ იცნობთ შუბლზე "სოციალური იდიოტის" ბეჭედს.

კომუნიკაციის, ლიდერობის და ბიზნესის განვითარების უნარები ისეთივე მნიშვნელოვანია, როგორც დროის მართვის უნარი. ფინანსების პროფესიონალების კარიერული წინსვლისას, მხოლოდ დროის მენეჯმენტის უნარი აღარ იქნება საკმარისი მათ დასახმარებლად შემდეგ საფეხურზე (ანუ აღმასრულებელ დონეზე).

დედააზრი

თუ თქვენ აფასებთ თქვენს ცხოვრებას, მაშინ აფასებთ თქვენს დროს. სამუშაო ცხოვრება არის თქვენი ცხოვრების უფრო ფართო სურათის ქვეკომპონენტი-წვლილისა და მომსახურების დონე თქვენ შეგიძლიათ მიაწოდოთ სხვებს, ეს დამოკიდებულია თქვენს შესაძლებლობებზე, რომ მაქსიმალურად გამოიყენოთ გამოყოფილი დრო შენ დაიმახსოვრეთ: ეს არის მნიშვნელოვანი რამ, რასაც თქვენი დამსაქმებელი ელოდება თქვენ ამ მაჩვენებლის შესრულებით. თქვენს დამსაქმებელს არ აინტერესებს სხვა ყველაფერი და არც თქვენ.