Apskaitos informacinės sistemos (AIS) apibrėžimas
Kas yra apskaitos informacinė sistema (AIS)?
Apskaitos informacinė sistema (AIS) apima finansinių ir apskaitos duomenų, kuriuos naudoja vidiniai vartotojai pranešdami apie informaciją, rinkimą, saugojimą ir apdorojimą investuotojai, kreditoriaiir mokesčių institucijos. Paprastai tai kompiuterinis apskaitos veiklos stebėjimo metodas kartu su informacinių technologijų ištekliais. AIS jungia tradicinius apskaitos praktika, pvz., naudojimas Visuotinai pripažinti apskaitos principai (GAAP), turėdamas šiuolaikinių informacinių technologijų išteklių.
Kaip naudojamos apskaitos informacinės sistemos (AIS)
Apskaitos informacinėje sistemoje yra įvairių elementų, svarbių apskaitos ciklas. Nors sistemoje esanti informacija įvairiose pramonės šakose ir verslo dydžiuose skiriasi, tipinė AIS apima duomenis, susijusius su pajamų, išlaidas, informacija apie klientus, informacija apie darbuotojus ir mokesčių informacija. Konkretūs duomenys apima pardavimo užsakymus ir analizės ataskaitas, pirkimo paraiškas, sąskaitas faktūras, čekių registrus, atsargas, darbo užmokestį, knygą, bandomąjį balansą ir finansinės atskaitomybės informaciją.
Apskaitos informacinė sistema turi turėti duomenų bazės struktūrą informacijai saugoti. Ši duomenų bazės struktūra paprastai yra užprogramuota užklausų kalba, leidžiančia manipuliuoti lentelėmis ir duomenimis. AIS turi daugybę laukų duomenims įvesti ir anksčiau saugotiems duomenims redaguoti. Be to, apskaitos informacinės sistemos dažnai yra labai apsaugotos platformos, kuriose imamasi prevencinių priemonių prieš virusus, įsilaužėlius ir kitus išorinius šaltinius, bandančius rinkti informaciją. Kibernetinė sauga tampa vis svarbesnis, nes vis daugiau įmonių savo duomenis saugo elektroniniu būdu.
Įvairūs apskaitos informacinės sistemos rezultatai parodo jos duomenų apdorojimo galimybių universalumą. AIS rengia ataskaitas, įskaitant gautinos sumos senėjimo ataskaitos, pagrįstos klientų informacija, nusidėvėjimas ilgalaikio turto tvarkaraščiai ir bandomieji likučiai finansinei atskaitomybei. Taip pat gali būti atkurti klientų sąrašai, mokesčių apskaičiavimai ir atsargų lygiai. Tačiau susirašinėjimai, atmintinės ar pristatymai nėra įtraukti į AIS, nes šie elementai nėra tiesiogiai susiję su įmonės finansine atskaitomybe ar buhalterija.
Apskaitos informacinių sistemų privalumai
Tarpžinybinė sąsaja
Apskaitos informacinė sistema siekia sąveikos tarp kelių padalinių. Sistemoje pardavimo skyrius gali įkelti pardavimo biudžetą. Šią informaciją naudoja atsargų valdymo komanda inventorizacijų skaičiavimui ir medžiagų pirkimui. Pirkdama atsargas, sistema gali pranešti mokėtinos sąskaitos naujos sąskaitos faktūros skyrius. AIS taip pat gali dalytis informacija apie naują užsakymą, kad gamybos, laivybos ir klientų aptarnavimo skyriai žinotų apie pardavimą.
Vidaus kontrolė
Neatsiejama apskaitos informacinių sistemų dalis yra susijusi su vidaus kontrolė. Sistema gali būti įtraukta į politiką ir procedūras, siekiant užtikrinti, kad įmonėje būtų saugoma neskelbtina klientų, pardavėjų ir verslo informacija. Naudojant fizinės prieigos patvirtinimus, prisijungimo reikalavimus, prieigos žurnalus, autorizacijas ir dėl pareigų atskyrimo, vartotojai gali apsiriboti tik atitinkama informacija, reikalinga jų darbui atlikti verslo funkcija.