Hoe een negatieve bevestiging wordt gebruikt in het bedrijfsleven

Wat is een negatieve bevestiging?

Negatieve bevestiging is een brief of document waarin de ontvanger wordt verzocht alleen op de afzender te reageren als er waren er een probleem met de inhoud van het bericht of wilde de ontvanger zich afmelden voor de gebeurtenis die de brief had aangepakt.

Negatieve bevestigingsbrieven kunnen in veel soorten zakelijke situaties worden gebruikt en worden vaak gebruikt in de financiële dienstverlening. Het doel van de communicatie is om het aantal inkomende reacties te verminderen dat een organisatie ontvangt als antwoord op een brief aan haar klantenbestand. In een communicatiesituatie met negatieve bevestiging of negatieve toestemming stuurt het bedrijf of de entiteit de bericht ontvangt alleen reacties van "nee" stemmen, in tegenstelling tot reacties van iedereen, ongeacht hun mening.

Een negatieve bevestiging kan worden gecontrasteerd met een positieve bevestiging.

Negatieve bevestigingen begrijpen

Negatieve bevestigingen worden vaak gebruikt door: accountants en omvatten een document dat naar een steekproef van klanten van een bedrijf is gestuurd, waarin hen wordt gevraagd alleen te reageren als ze een discrepantie vinden tussen hun boeken en de rekening die op de jaarrekening van het bedrijf dat wordt gecontroleerd. Negatieve bevestiging wordt meestal gebruikt wanneer de boekhoudkundige controles van een bedrijf historisch gezien zeer weinig fouten bevatten en dus als sterk worden beschouwd. Het bedrijf wordt gevraagd om de cijfers dubbel te controleren en alleen te bevestigen als er een afwijking is.

Het verzenden van een negatieve bevestiging in tegenstelling tot een positieve bevestiging, waarvoor een reactie vereist is, kan tijd besparen die zou worden besteed aan het volgen van antwoorden en het opvolgen van niet-reagerende ontvangers. De negatieve bevestiging is slechts een manier voor een accountant om ervoor te zorgen dat beide bedrijven dezelfde cijfers rapporteren.

Voorbeelden van negatieve bevestigingen

Negatieve bevestigingen hebben veel toepassingen die zowel accountants als financiële dienstverleners omvatten.

Pensioenregelingen voor werknemers

Negatieve bevestigingsbrieven worden vaak verzonden met: 401 (k) plannen met een automatische escalatiefunctie. Met automatische escalatie wordt het percentage van het salaris van een werknemer dat aan elke loonperiode wordt bijgedragen, elk jaar automatisch verhoogd.

De bedoeling van deze automatisch stijgende spaarquote is om mensen te helpen meer geld te sparen voor: pensioen. Een maand of zo voordat de escalatie plaatsvindt, stuurt de recordkeeper een negatieve bevestiging of een negatieve toestemmingsbrief. De brief informeert de deelnemer dat de contributie-escalatie zal plaatsvinden tenzij de deelnemer neemt contact op met de 401(k)-recordhouder en meldt zich af voor de verhoging om hun huidige bijdrage te behouden tarief.

Opbrengsten verantwoorden

Een negatief verzoek kan ook worden gebruikt om de verkoop bij een autofabrikant te verantwoorden. Volgens de boeken heeft de fabrikant 200 auto's aan de dealer verkocht voor in totaal $ 6 miljoen in winst. In de negatieve bevestigingsbrief zou staan ​​dat als het bedrag van $ 6 miljoen juist was, er niet hoeft te worden geantwoord. Als het omzetbedrag echter slechts $ 5 miljoen zou zijn, zou de fabrikant de accountant op de hoogte moeten stellen van de discrepantie in de boeken van de dealer.