De ins en outs van videoconferenties

Wat is videoconferenties?

Videoconferencing (teleconferencing) is een online technologie waarmee gebruikers op verschillende locaties face-to-face kunnen vergaderen zonder dat ze samen naar één locatie hoeven te verhuizen. Deze technologie is vooral handig voor zakelijke gebruikers in verschillende steden of zelfs in verschillende landen, omdat het tijd, kosten en gedoe bespaart die gepaard gaan met zakenreizen. Toepassingen voor videoconferenties zijn onder meer het houden van routinevergaderingen, het onderhandelen over zakelijke deals en het interviewen van sollicitanten.

Videoconferentieplatforms zoals Zoom, Skype en Microsoft Teams zagen een golf van interesse en gebruik tijdens de COVID19-pandemie 2020-21, aangezien lockdowns veel mensen over de hele wereld dwongen om vanuit huis te werken en online aanwezig te zijn klassen. Veel industriële en academische conferenties migreerden inderdaad naar online videoconferentieplatforms om hun jaarlijkse vergaderingen en seminarsessies te organiseren. Dankzij videoconferenties konden professionals bovendien hun klanten ontmoeten en 1-op-1-consulten voeren, waaronder financiële adviseurs, therapeuten, docenten en advocaten. Sommige juridische procedures en rechtszaken zijn tijdens delen van de pandemie zelfs volledig overgegaan op videoconferenties. Artsen en andere medische professionals hebben ook geadopteerd

telegezondheid in veel grotere mate dan vóór de pandemie.

Hoe videoconferenties werken

Het belangrijkste voordeel van videoconferenties ten opzichte van teleconferenties is dat gebruikers elkaar kunnen zien, waardoor ze sterkere relaties kunnen ontwikkelen. Wanneer een videoconferentie voor informele doeleinden wordt gehouden, wordt dit een videogesprek of videochat genoemd.

Er zijn verschillende manieren waarop videoconferenties kunnen worden gehouden. Individuen kunnen webcamera's gebruiken die zijn aangesloten op of ingebouwd in laptops, tablets of desktopcomputers. Smartphones en andere verbonden mobiele apparaten die zijn uitgerust met camera's kunnen ook worden gebruikt om verbinding te maken voor videoconferenties. In dergelijke gevallen wordt meestal een op software gebaseerd platform gebruikt om de communicatie via internetprotocollen te verzenden.

Sommige bedrijven gebruiken speciale videoconferentieruimten die zijn uitgerust met hoogwaardige camera's en schermen om ervoor te zorgen dat het gesprek duidelijk is en met beperkte technische storingen. Externe providers installeren en monteren vaak de hardware die nodig is om de videoconferentie te houden.

Gebruik van videoconferenties

Bedrijven met meerdere kantoren kunnen directe videocommunicatie tot stand brengen tussen hun locaties, zodat hun teams beter kunnen samenwerken.

Videovergaderen kan ook worden gebruikt als medium voor het geven van training, waarbij de instructeur bijna overal een les op afstand geeft. Dit kan in een zakelijke context worden gedaan, vooral om werknemers de kennis te geven die ze nodig hebben om hun werk beter uit te voeren. De academische wereld kan ook gebruik maken van videoconferenties om een ​​traditionele klasomgeving te verbinden met studenten die zich op aanzienlijke afstand van de school bevinden.

Een videoconferentie kan ook worden gebruikt om regelmatig vergaderingen te houden met personeel van het bedrijf of om te overleggen met aandeelhouders over de laatste activiteiten in het bedrijf. Het kan worden gebruikt om belangrijke veranderingen bij een bedrijf aan te kondigen, zoals het introduceren van een nieuwe Directeur of om informatie op een interactieve manier te presenteren, zodat alle deelnemers kunnen discussiëren over wat ze op het scherm zien.

Hotels en conferentiecentra stellen soms videoconferentiediensten ter beschikking aan gasten die dergelijke diensten nodig hebben. Dit kan worden aangeboden in suites of vergaderzalen die hiervoor zijn ingericht.