Virtueel kantoor: definitie en overzicht
Wat is een virtueel kantoor?
Een virtueel kantoor geeft bedrijven een fysiek adres en kantoorgerelateerde diensten zonder de overhead van erfpacht en administratief personeel. Met een virtueel kantoor kunnen werknemers overal werken, maar hebben ze nog steeds zaken als een postadres, telefoonbeantwoordingsdiensten, vergaderruimten en videovergaderen.
Hoe virtuele kantoren werken
Virtuele kantoren werken als één eenheid om klanten te bedienen, maar bestaan niet op een vaste locatie. Dit type opstelling is vooral populair bij startups en kleine bedrijven die willen minimaliseren overhead. De creatie van webgebaseerde software en diensten voor kantoorproductiviteit, zoals videoconferenties, heeft bijgedragen aan de groei van virtuele kantoren.
Belangrijkste leerpunten
- Een virtueel kantoor is een bedrijf dat als één eenheid opereert en een fysiek postadres heeft, maar niet op één specifieke locatie bestaat.
- De ontwikkeling van tools zoals videoconferencing en messaging-diensten heeft geleid tot een toenemend gebruik van het virtuele kantoor.
- De kosten voor het runnen van een virtueel kantoor zijn veel lager dan bij een traditioneel kantoor, en daarom is dit type opstelling populair bij kleine bedrijven en startups.
- Een virtueel kantoorarrangement vergroot de baanmogelijkheden voor werknemers en de inhuurmogelijkheden voor bedrijven.
- Hoewel het virtuele kantoor doorgaans een goedkopere optie is voor bedrijven, zijn sommige diensten, zoals telefoonbeantwoording en videoconferenties, mogelijk beperkt toegankelijk.
Een virtueel kantoor kan ook leiden tot meer productiviteit, aangezien zijn diensten werknemers bevrijden van administratieve taken, evenals woon-werkverkeer. Elke werknemer kan werken vanaf de locatie die het handigst is, en het bedrijf is niet beperkt tot het inhuren van werknemers die lokaal wonen.
Naarmate meer mensen manieren vinden om op afstand te werken, zijn de voordelen van een virtueel kantoor meteen merkbaar. Niet alles is echter zo eenvoudig als het lijkt. Sommigen vinden de planning van virtuele kantoorruimte niet anders dan de tijdrovende planningsconflicten die inherent zijn aan een fysiek kantoor.
Voor- en nadelen van een virtueel kantoor
De aantrekkingskracht van een virtueel kantoor voor gebruikers is tweeledig. Ten eerste zijn de maandelijkse kosten van een virtueel kantoor veel lager dan die van een traditioneel kantoor. Het heeft immers geen onderhouds- en instandhoudingskosten en hoeft ook niet bemand te zijn. Een virtueel kantoor kan ook worden beveiligd via een maand-op-maand huren, dus er is meer flexibiliteit als het bedrijf van een gebruiker verandert (niet wachten tot een lease afloopt of de kosten van een verbroken lease oplopen).
De kosten voor het gebruik van een virtueel kantoor kunnen variëren van minder dan $ 40 tot meer dan $ 200 per maand. Hoe meer diensten er worden toegevoegd, hoe duurder het wordt.
Ten tweede kan een virtueel kantoor een postadres, telefoonbeantwoording en videoconferentiediensten. Daarom, een kleine onderneming groter kan lijken dan het is. Het kan ook een fysiek adres (of meerdere adressen) bieden voor gebruikers om klanten te ontmoeten. Soms kan het adres een uitstraling van prestige verlenen aan een virtuele kantoorgebruiker, bijvoorbeeld als het adres een bekende locatie of straat is. Een professionele telefoonbeantwoordingsdienst kan hetzelfde effect hebben.
Sommige van de services die een virtueel kantoorarrangement biedt, vereisen een pre-planning om te gebruiken. Veel pakketten hebben bijvoorbeeld beperkt gebruik van vergaderruimten of beperkte teleconferentie- en videoconferentiediensten. Virtuele kantoren hebben mogelijk ook beperkte toegang 's nachts en in het weekend. Gebruikers kunnen het gebrek aan flexibiliteit beperkend en onhandig vinden. Er is ook het potentieel voor afleiding die gepaard gaat met thuiswerken en daarom zijn sommige werknemers mogelijk niet zo productief wanneer ze in een virtuele kantooromgeving werken.