Hoe voortgangsfacturering werkt

Wat zijn voortgangsfacturen?

Voortgangsfacturen zijn: facturen om betaling te vragen voor het tot nu toe voltooide werk. Voortgangsfacturen worden opgesteld en ingediend voor betaling in verschillende stadia van het proces van een groot project.

Dit type facturering komt veel voor bij projecten die lang duren. Het stelt de persoon die factureert - meestal een aannemer - in staat om het project en zichzelf te financieren terwijl het project doorgaat.

De factuur van de voortgangsfacturering kan het oorspronkelijke contractbedrag bevatten, het bedrag dat de klant tot nu toe heeft betaald en welk percentage van de klus is voltooid. Voortgangsfacturering kan echter andere items bevatten die eigenaren en aannemers moeten begrijpen en uitwerken voordat het werk begint.

Voortgangsfacturering begrijpen

Met voortgangsfacturering kunnen aannemers hun klanten stapsgewijs factureren naarmate het project vordert. Om voortgangsfacturen te laten werken, moeten opdrachtgever en opdrachtnemer een betalingsschema overeenkomen wanneer facturen ter betaling worden ingediend.

Ze zijn handig voor langetermijnprojecten die vaak gepaard gaan met grote budgetten. Voortgangsfacturen voorkomen dat de klant het project vooraf moet financieren. De aannemer profiteert ook door op regelmatige tijdstippen betaald te worden en kan tijdens het project ook kosten zoals grondstoffen betalen door in verschillende fasen te factureren.

Betalingen zijn gebaseerd op een geverifieerd percentage van projectvoltooiing. Met andere woorden, de betalingen kunnen worden verdeeld naarmate het project vordert op basis van specifieke mijlpalen die door een of beide partijen zijn vastgesteld. Het uiteindelijke, resterende saldo wordt meestal aan de aannemer overgemaakt zodra het project is voltooid en de klant tevreden is met het werk.

Wat is inbegrepen in voortgangsfacturering

De informatie in de voortgangsfacturering wijkt af van de typische factureringspraktijken van veel bedrijven. Enkele van de financiële details kunnen zijn:

• Het totale bedrag van het contract dat verschuldigd is voor het project
• Eventuele goedgekeurde wijzigingen en het aangepaste verschuldigde bedrag
• Het totale bedrag dat tot op dat moment in rekening is gebracht
• Het huidige voltooiingspercentage voor het project
• Het resterende saldo dat verschuldigd is bij de voltooiing van het project

Schema van waarden

Voortgangsfacturering omvat een techniek die het waardenschema wordt genoemd, waarin de verschillende kosten of waarden voor elk van de projecttaken worden geschetst. Een waardenschema is gebruikelijk in de bouwsector, waarbij eigenaren en aannemers samenwerken om te bepalen hoeveel er aan elke fase van het project wordt uitgegeven. Tijdens het factureringsproces wordt aan elke fase een waarde toegekend als onderdeel van de planning. Ook kan het voltooiingspercentage voor elke fase worden vastgesteld naarmate het totale project vordert.

Het waardenschema helpt ook om te bepalen of er kostenoverschrijdingen waren of dat het project onder het budget viel. Het waardenschema zou bijvoorbeeld laten zien wat er voor elke taak is betaald, evenals de initiële schatting. Hierdoor kan worden bepaald op welk moment in de bouwfase het project de geraamde projectkosten heeft overschreden.

Door een waardeschema op te nemen in het proces van voortgangsfacturering, kunnen aannemers en eigenaren een transparant proces ontwikkelen waarin alle financiële details vooraf bekend zijn. Het beschermt bouwbedrijven ook juridisch en financieel door de schattingen op schrift te hebben, zodat er geen verrassingen zijn bij de voltooiing van het project.

Percentage behouden

In sommige projecten kan een bepaald bedrag of percentage door de eigenaar worden ingehouden tot de voltooiing van het project. Het retentiebedrag of de inhouding kan 5% tot 10% van het totale project zijn of voor elke voortgangswaarde. In wezen wordt het geld in reserve gehouden voor het geval er problemen zijn tijdens het project.

Een retentie helpt ook de eigenaar te beschermen in het geval dat het project niet wordt voltooid, het contract goed wordt opgevolgd of als er problemen zijn met de aannemer en de onderaannemers. Het inhoudingsbedrag kan echter leiden tot kasstroomproblemen voor het bouwbedrijf. Als gevolg hiervan moeten zowel de eigenaar als de aannemer vroeg in het proces met een afgesproken bedrag komen.

Wie gebruikt Progress Billings?

Voortgangsfacturen zijn vrij gebruikelijk in een aantal verschillende industrieën, waaronder bouwprojecten. Veel dakdekkers, loodgieters, algemene aannemers, schilders, elektriciens en loodgieters zullen voortgangsfacturen gebruiken als onderdeel van hun bedrijf. De kosten van grondstoffen, arbeid en vertragingen in de bouw zijn enkele redenen waarom de industrie voortgangsfacturen gebruikt.

Ze worden ook gebruikt in de ruimtevaart en defensie, omdat deze projecten doorgaans enorme budgetten hebben en jaren in beslag kunnen nemen. Voortgangsfacturering is dan ook een natuurlijke oplossing.

Speciale overwegingen: rekening houden met kostenwijzigingen

Het is gebruikelijk dat de kosten van een project veranderen, gezien het totale bedrag dat ermee gemoeid is en de complexiteit van het project. In het bouwcontract staat hoe klanten kostenwijzigingen goedkeuren, en doorgaans moet een klant een document paraferen of ondertekenen dat de specifieke wijzigingen aangeeft. Sommige kostenoverschrijdingen zijn echter onvermijdelijk, terwijl andere te wijten zijn aan een gebrek aan planning. Enkele veelvoorkomende kostenoverschrijdingen kunnen zijn:

• De eigenaar verandert de reikwijdte van de projecttaak of vraagt ​​om extra werk
• Onverwachte schade aan een project of gebouw, zoals termieten-, schimmel- of waterschade
• Ontwerpfouten of slechte projectplanning
• Prijswijzigingen in arbeid of materialen, vooral als het een uitgebreid project is

Veel aannemers houden rekening met een prijstoeslag, zoals een klein percentage dat de mogelijkheid biedt om de prijs van het project te verhogen. Eigenaars dienen met de aannemer de omvang van eventuele prijstoeslagen te bespreken.

Voorbeeld van voortgangsfacturering

Zodra een klant de aannemer kiest, zullen de twee onderhandelen de voorwaarden van het contract. Dit proces omvat het opstellen van een betalingsschema of betalingsfrequentie volgens bepaalde mijlpalen die door beide partijen zijn overeengekomen. Zodra het werk begint en de mijlpalen zijn bereikt, kan de aannemer beginnen met het indienen van facturen bij de opdrachtgever.

Stel dat ABC Construction een overeenkomst tekent om een ​​kantoorgebouw te bouwen voor $ 1,6 miljoen over een periode van twee jaar en dat de winst van ABC $ 600.000 is.

De totale projectkosten en winst zouden als volgt worden uitgesplitst:

• $ 1.000.000 kosten
• $ 600.000 aan winst

Jaar een

• In het eerste jaar is 40% van het project voltooid
• Het bedrijf brengt de klant $ 640.000 in rekening (40% x $ 1.600.000)
• Het bedrijf boekt een winst van $ 240.000 in het eerste jaar (40% x $ 600.000 in totale winst).

jaar twee

• In jaar twee is 100% van het project voltooid
• Het bedrijf factureert de klant de resterende 60% verschuldigd of $ 960.000 (60% x $ 1.600.000)
• Het bedrijf boekt een winst van $ 360.000 in jaar twee (60% x $ 600.000 in totale winst).