Verlovingsbrieven: wat u moet weten
Wat is een verlovingsbrief?
Een opdrachtbrief is een schriftelijke overeenkomst waarin de zakenrelatie aan te gaan door een klant en een bedrijf. De brief beschrijft de reikwijdte van de overeenkomst, de voorwaarden en de kosten. Het doel van een opdrachtbrief is om aan beide zijden van de overeenkomst verwachtingen te scheppen.
Een opdrachtbrief is minder formeel dan een contract, maar nog steeds een juridisch bindend document dat in een rechtbank kan worden gebruikt.
Hoe een verlovingsbrief werkt
Een opdrachtverklaring heeft hetzelfde doel als een contract tussen twee partijen. Het formaat is minder formeel dan een contract en vermijdt over het algemeen juridisch jargon. De brief is bedoeld om de te leveren diensten, de voorwaarden, de (de)termijn(en) en de vergoeding kort maar nauwkeurig te omschrijven. Een opdrachtbrief is een juridisch document en bindend in een zakelijke deal.
Belangrijkste leerpunten
- Een opdrachtbrief definieert een zakelijke relatie tussen twee partijen.
- Een opdrachtverklaring beperkt de verantwoordelijkheden van het bedrijf, direct of door gevolgtrekking.
- Een breed scala aan bedrijven, waaronder advocaten, auditors, accountants en consultants, gebruiken routinematig opdrachtbrieven, of hun klanten nu particulieren of grote bedrijven zijn.
Een opdrachtbrief dient ook om de omvang van de dienstverlening van de onderneming te beperken. Wanneer een persoon of bedrijf bijvoorbeeld de diensten van een advocaat bemachtigt, kan de brief het specifieke doel of het expertisegebied beschrijven waarin hun diensten kunnen worden gebruikt.
Een aannemer die een advocaat inschakelt om een grondaankoop op te stellen, kan de advocaat niet bellen voor advies over zijn scheiding. De opdrachtbrief zal dat niet kaal noemen, maar de betekenis zal duidelijk zijn.
Voordelen van een verlovingsbrief
Het stellen van verwachtingen is belangrijk. De klant krijgt de geruststelling dat hij weet wanneer een dienst zal worden voltooid en hoeveel deze zal kosten. De brief maakt ook duidelijk of er andere kosten mee gemoeid zijn die niet onder de overeenkomst vallen, zoals benodigde software die apart door de opdrachtgever moet worden aangeschaft.
Het bedrijf heeft grenzen gesteld aan het werk dat naar verwachting zal worden uitgevoerd. Dit is bedoeld om "scope creep" te voorkomen, iets waar elke belastingaccountant en advocaat bang voor is. In de brief kunnen ook diensten worden genoemd die buiten de huidige overeenkomst vallen, maar die in de toekomst zo nodig kunnen worden toegevoegd, met een schatting van de kosten van deze toevoegingen.
Een opdrachtbevestiging kan een clausule bevatten over mediation of bindende arbitrage voor de relatie. Deze clausule biedt richtlijnen voor het beheer van eventuele geschillen die tussen de partijen ontstaan.
Als de relatie langdurig is, eisen veel bedrijven dat hun opdrachtbrief jaarlijks wordt bijgewerkt en opnieuw ondertekend door de klant. Dit maakt eventuele wijzigingen in de zakelijke relatie in de loop van de tijd mogelijk en versterkt de juridische status van het document. Het herinnert de klant ook aan de reikwijdte van de overeenkomst, misschien om 'scope creep' te voorkomen.