Inleiding tot boekhoudkundige informatiesystemen - AIS

Een boekhoudkundig informatiesysteem (AIS) is een structuur die een bedrijf gebruikt om zijn financiële gegevens te verzamelen, op te slaan, te beheren, te verwerken, op te halen en te rapporteren, zodat het kan worden gebruikt door accountants, consultants, bedrijfsanalisten, managers, chief financial officers (CFO's), auditors, regelgevers en belastingadviseurs agentschappen.

Speciaal opgeleide accountants werken diepgaand met AIS om het hoogste niveau van nauwkeurigheid te garanderen in de financiële transacties van een bedrijf en het bijhouden van gegevens en het gemakkelijk beschikbaar maken van financiële gegevens voor degenen die er rechtmatig toegang toe nodig hebben - en dat alles terwijl de gegevens intact blijven en zeker.

Boekhoudkundige informatiesystemen (AIS) begrijpen

Een boekhoudinformatiesysteem is een manier om alle boekhoudkundige en zakelijke activiteiten voor een bedrijf te volgen. Boekhoudkundige informatiesystemen bestaan ​​over het algemeen uit zes hoofdcomponenten: mensen, procedures en instructies, gegevens, software, informatietechnologie-infrastructuur en interne controles. Hieronder vindt u een gedetailleerd overzicht van elk onderdeel.

1. AIS Mensen

De mensen in een AIS zijn de systeemgebruikers. Een AIS helpt de verschillende afdelingen binnen een bedrijf samen te werken. Professionals die mogelijk de AIS van een organisatie moeten gebruiken, zijn onder meer:

• accountants
• adviseurs
• Bedrijfsanalisten
• Managers
• Chief financiële functionarissen
• accountants

Het management kan bijvoorbeeld verkoopdoelen vaststellen waarvoor het personeel vervolgens de juiste hoeveelheid voorraad kan bestellen. De voorraadorder stelt de boekhoudafdeling op de hoogte van een nieuwe te betalen. Wanneer verkopen worden gedaan in een bedrijf, kunnen de mensen en afdelingen die betrokken zijn bij het verkoopproces het volgende omvatten:

1. Verkopers voeren de klantorders in de AIS in.
2. Boekhoudkundige rekeningen of stuurt een factuur aan de klant.
3. Het magazijn assembleert de bestelling.
4. De verzendafdeling stuurt de bestelling naar de klant.
5. De boekhouding krijgt een melding van een nieuwe debiteuren, een IOU van de klant die doorgaans binnen 30, 60 of 90 dagen wordt betaald.
6. De afdeling klantenservice volgt de bestelling en klantzendingen.
7. Het management gebruikt AIS om verkooprapporten te maken en kostenanalyses uit te voeren, waaronder voorraad-, verzend- en productiekosten.

Met een goed ontworpen AIS heeft iedereen binnen een organisatie toegang tot hetzelfde systeem en dezelfde informatie opvragen. Een AIS vereenvoudigt ook het proces van het rapporteren van informatie aan mensen buiten de organisatie, indien nodig.

Consultants kunnen bijvoorbeeld de informatie in een AIS gebruiken om de effectiviteit van de prijsstructuur van het bedrijf te analyseren door te kijken naar kostengegevens, verkoopgegevens en inkomsten. Ook, accountants kan de gegevens gebruiken om de interne controles, financiële toestand en naleving van regelgeving van een bedrijf te beoordelen, zoals de Sarbanes-Oxley Act (SOX).

Het AIS moet worden ontworpen om te voldoen aan de behoeften van de mensen die het gaan gebruiken. Het systeem moet ook gebruiksvriendelijk zijn en de efficiëntie verbeteren, niet belemmeren.

2. Procedures en instructies

De procedure en instructies van een AIS zijn de methoden die het gebruikt voor het verzamelen, opslaan, ophalen en verwerken van gegevens. Deze methoden zijn zowel handmatig als geautomatiseerd. De gegevens kunnen afkomstig zijn van zowel interne bronnen (bijvoorbeeld medewerkers) als externe bronnen (bijvoorbeeld online bestellingen van klanten). Procedures en instructies worden gecodeerd in de AIS-software. De procedures en instructies moeten echter ook worden "gecodeerd" in werknemers door middel van documentatie en training. De procedures en instructies moeten consequent worden gevolgd om effectief te zijn.

3. AIS-gegevens

Een AIS moet een databasestructuur hebben om informatie op te slaan, zoals de gestructureerde querytaal (SQL), een computertaal die vaak wordt gebruikt voor databases. Met SQL kunnen de gegevens in de AIS worden gemanipuleerd en opgehaald voor rapportagedoeleinden. De AIS heeft ook verschillende invoerschermen nodig voor de verschillende soorten systeemgebruikers en gegevensinvoer, evenals verschillende uitvoerformaten om te voldoen aan de behoeften van verschillende gebruikers en verschillende soorten informatie.

De gegevens in een AIS zijn alle financiële informatie die relevant is voor de zakelijke praktijken van de organisatie. Alle zakelijke gegevens die van invloed zijn op de financiën van het bedrijf, moeten in een AIS gaan.

Het type gegevens dat in een AIS wordt opgenomen, is afhankelijk van de aard van het bedrijf, maar kan uit het volgende bestaan:

• Verkooporders
• Factuuroverzichten van klanten
• Verkoopanalyserapporten
• Inkoopaanvragen
• Leveranciersfacturen
• Controleer registers
• Grootboek
• Voorraadgegevens
• Salarisinformatie
• Tijdwaarneming
• Belasting informatie

De gegevens kunnen worden gebruikt om boekhoudkundige overzichten en financiële rapporten op te stellen, inclusief veroudering van debiteuren, afschrijving of afschrijvingsschema's, een proefbalans, en een winst- en verliesrekening. Het hebben van al deze gegevens op één plaats - in de AIS - vergemakkelijkt de activiteiten van een bedrijf op het gebied van archivering, rapportage, analyse, audit en besluitvorming. Om nuttig te zijn, moeten de gegevens volledig, nauwkeurig en relevant zijn.

Aan de andere kant zijn voorbeelden van gegevens die niet in een AIS zouden gaan, memo's, correspondentie, presentaties en handleidingen. Deze documenten kunnen een tangentiële relatie hebben met de financiën van het bedrijf, maar, afgezien van de standaard voetnoten, maken ze niet echt deel uit van de financiële administratie van het bedrijf.

4. AIS-software

De softwarecomponent van een AIS zijn de computerprogramma's die worden gebruikt om de financiële gegevens van het bedrijf op te slaan, op te halen, te verwerken en te analyseren. Voordat er computers waren, was een AIS een handmatig, op papier gebaseerd systeem, maar tegenwoordig gebruiken de meeste bedrijven computersoftware als basis van de AIS. Kleine bedrijven kunnen Intuit's Quickbooks of Sage's Sage 50 Accounting gebruiken, maar er zijn andere. Kleine tot middelgrote bedrijven kunnen gebruiken SAP's Business One.Middelgrote en grote bedrijven kunnen Microsoft's Dynamics GP, Sage Group's MAS 90 of MAS 200, Oracle's PeopleSoft of Epicor Financial Management gebruiken.   

Kwaliteit, betrouwbaarheid en veiligheid zijn belangrijke componenten van een effectieve AIS-software. Managers vertrouwen op de informatie die het produceert om beslissingen te nemen voor het bedrijf, en ze hebben informatie van hoge kwaliteit nodig om goede beslissingen te nemen.

AIS-softwareprogramma's kunnen worden aangepast aan de unieke behoeften van verschillende soorten bedrijven. Als een bestaand programma niet voldoet aan de behoeften van een bedrijf, kan de software ook in-house worden ontwikkeld met substantiële input van eindgebruikers of kan worden ontwikkeld door een derde partij specifiek voor de organisatie. Het systeem kan zelfs worden uitbesteed aan een gespecialiseerd bedrijf.

Voor beursgenoteerde bedrijven, ongeacht welk softwareprogramma en welke aanpassingsopties het bedrijf ook kiest, de Sarbanes-Oxley-regelgeving zal tot op zekere hoogte de structuur van de AIS dicteren. Dit komt omdat de SOX-regelgeving bepaalt: interne controles en controleprocedures waaraan overheidsbedrijven moeten voldoen.

5. IT-infrastructuur

Informatietechnologie-infrastructuur is slechts een mooie naam voor de hardware die wordt gebruikt om het boekhoudinformatiesysteem te bedienen. De meeste van deze hardware-items zou een bedrijf sowieso moeten hebben en kunnen het volgende omvatten:

• Computers
• Mobiele toestellen
• Servers
• Printers
• Overspanningsbeveiligers
• Routers
• Opslag media
• Een back-up voeding

Naast de kosten, zijn factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij het selecteren van hardware snelheid, opslagcapaciteit en of deze kan worden uitgebreid en geüpgraded.

Misschien wel het belangrijkste is dat de geselecteerde hardware voor een AIS compatibel moet zijn met de beoogde software. In het ideale geval zou het niet alleen compatibel zijn, maar ook optimaal - een onhandig systeem zal veel minder nuttig zijn dan een snel systeem. Een manier waarop bedrijven gemakkelijk aan de compatibiliteitsvereisten voor hardware en software kunnen voldoen, is door een kant-en-klaar systeem aan te schaffen dat zowel de hardware als de software bevat die het bedrijf nodig heeft. De aanschaf van een kant-en-klaar systeem betekent in theorie dat het bedrijf een optimale combinatie van hardware en software voor zijn AIS krijgt.

Een goede AIS moet ook een plan bevatten voor het onderhouden, repareren, vervangen en upgraden van componenten van de hardware systeem, evenals een plan voor de verwijdering van kapotte en verouderde hardware, zodat gevoelige gegevens volledig zijn vernietigd.

6. Interne controles

De interne controles van een AIS zijn de beveiligingsmaatregelen die het bevat om gevoelige gegevens te beschermen. Deze kunnen zo eenvoudig zijn als wachtwoorden of zo complex als biometrische identificatie. Biometrische beveiligingsprotocollen kunnen het opslaan van menselijke kenmerken omvatten die in de loop van de tijd niet veranderen, zoals vingerafdrukken, spraak- en gezichtsherkenning.

Een AIS moet interne controles hebben om te beschermen tegen ongeautoriseerde computertoegang en om de toegang te beperken tot geautoriseerde gebruikers, waaronder enkele gebruikers binnen het bedrijf. Het moet ook onbevoegde toegang tot bestanden voorkomen door personen die alleen toegang hebben tot bepaalde delen van het systeem.

Een AIS bevat vertrouwelijke informatie die niet alleen van het bedrijf is, maar ook van zijn medewerkers en klanten. Deze gegevens kunnen zijn:

• Burgerservicenummers
• Salaris en personeelsinformatie
• Creditcardnummers
• Klant informatie
• Financiële gegevens van het bedrijf
• Financiële informatie van leveranciers en verkopers

Alle gegevens in een AIS moeten worden gecodeerd en toegang tot het systeem moet worden geregistreerd en bewaakt. Systeemactiviteit moet ook traceerbaar zijn.

Een AIS heeft ook interne controles nodig die het beschermen tegen computervirussen, hackers en andere interne en externe bedreigingen voor: netwerk veiligheid. Het moet ook worden beschermd tegen natuurrampen en stroompieken die gegevensverlies kunnen veroorzaken.

Voorbeelden uit de praktijk van boekhoudinformatiesystemen

Een goed ontworpen AIS stelt een bedrijf in staat om dagelijks soepel te werken, terwijl een slecht ontworpen AIS de werking ervan kan belemmeren. Het derde gebruik van een AIS is dat, wanneer een bedrijf in de problemen zit, de gegevens in zijn AIS kunnen worden gebruikt om het verhaal te achterhalen van wat er mis is gegaan. de gevallen van WereldCom en Lehman Brothers geef twee voorbeelden.

WereldCom

In 2002 gebruikten de interne auditors van WorldCom, Eugene Morse en Cynthia Cooper, de AIS van het bedrijf om bijna $ 4 miljard aan frauduleuze onkostentoewijzingen en andere boekhoudkundige boekingen aan het licht te brengen.Hun onderzoek leidde tot de beëindiging van CFO Scott Sullivan, evenals tot nieuwe wetgeving—sectie 404 van de Sarbanes-Oxley Act, die de interne financiële instellingen van bedrijven regelt controles en procedures. 

Lehman Brothers

Bij het onderzoek naar de oorzaken van de ineenstorting van Lehman was een beoordeling van de AIS en andere gegevenssystemen een belangrijk onderdeel, samen met het verzamelen en beoordelen van documenten, plus interviews met getuigen. De zoektocht naar de oorzaken van het falen van het bedrijf "vereist een uitgebreid onderzoek en herziening van Lehman's operationele, handels-, taxatie, financiële, boekhoudkundige en andere gegevenssystemen", aldus het 2.200 pagina's tellende, negendelige onderzoeksrapport.

De systemen van Lehman geven een voorbeeld van hoe een AIS moet niet gestructureerd zijn. Examinator Anton R. Het rapport van Valukas stelt: "Op het moment van zijn faillissement archivering, Lehman handhaafde een lappendeken van meer dan 2.600 softwaresystemen en applicaties... Veel van Lehmans systemen waren geheimzinnig, verouderd of niet-standaard."

De examinator besloot zich te concentreren op de 96 systemen die het meest relevant leken. Dit examen vereiste training, studie en vallen en opstaan, alleen maar om te leren hoe de systemen te gebruiken.

Valukas' rapport merkte ook op: "Lehman's systemen waren sterk onderling afhankelijk, maar hun relaties waren moeilijk te ontcijferen en niet goed gedocumenteerd. Het kostte een buitengewone inspanning om deze systemen te ontwarren om de nodige informatie te verkrijgen."

Het komt neer op

De zes componenten van een AIS werken allemaal samen om te helpen sleutelmedewerkers hun financiële gegevens verzamelen, opslaan, beheren, verwerken, ophalen en rapporteren. Het hebben van een goed ontwikkeld en onderhouden boekhoudinformatiesysteem dat efficiënt en nauwkeurig is, is een onmisbaar onderdeel van een succesvol bedrijf.