Hvordan bli en 401(k)-administrator
Denne avgjørende rollen innebærer mange daglige ansvar for å kjøre planen
I henhold til reglene som styrer 401(k)-planer, må plansponsorer ha en planadministrator for å føre tilsyn med den daglige driften. Noen større selskaper vil ansette en profesjonell 401(k)-administrator eller til og med et helt team for å håndtere arbeidet. Andre vil stole på tredjepartsadministratorer (TPA'er) eller kontrakt med en 401(k)-administrasjonstjeneste.
For svært små bedrifter og selvstendig næringsdrivende kan plansponsor og administrator være samme person. Hvis du ønsker å bli en 401(k) administrator, eller hvis du trenger å ansette en, her er det du trenger å vite.
Viktige takeaways
- Reglene som styrer 401(k)-planer krever at hver plan har en administrator.
- En 401(k)-administrator administrerer planen på en daglig basis og sikrer at den overholder loven.
- Planadministratorer er tillitsmenn, ansvarlige for å administrere planene deres til beste for deltakerne.
- Noen små selskaper administrerer 401(k)-planer selv, men mange outsourcer mange av disse oppgavene.
- Du trenger ikke en "offisiell" sertifisering for å være en 401(k) planadministrator.
Rollen til en 401(k) administrator
De Employee Retirement Income Security Act (ERISA), den primære føderale loven som styrer 401(k) s, krever at plandokumenter utpeker en administrator. Den fastsetter også personens plikter. Hvis dokumentene ikke spesifikt navngir en administrator, vil plansponsoren (vanligvis arbeidsgiveren) påta seg den rollen. Mange små bedrifter med en Savings Incentive Match Plan for Employees (ENKEL) 401(k)-plan og selvstendig næringsdrivende med sine egne solo 401(k) påta seg rollen som administrator.
Administrere en plan medfører mye ansvar. Noen av disse oppgavene krever spesialkunnskap om pensjonsordningsregler og bruk av komplekse journalføringssystemer. Reglene krever også at planadministratorer regelmessig oppgir informasjon til plandeltakere, mottakere og relevante offentlige etater.
Av denne grunn outsourcer planadministratorer ofte mange oppgaver til en tredjeparts planleverandør med erfaring på disse områdene, for eksempel et finansselskap som Vanguard eller Fidelity.
401(k) planadministratorer vurderes tillitsmenn under loven. Som sådan er de pålagt å handle i plandeltakernes og mottakernes beste interesse.
Viktig
Fordi 401(k)-planadministratorer er tillitsmenn, kan de holdes "personlig ansvarlige for å gjenopprette eventuelle tap til plan, eller for å gjenopprette fortjeneste som er oppnådd gjennom feil bruk av planens eiendeler," ifølge U.S. Department of Labor.
Bli en 401(k) administrator
Reglene som styrer 401(k)-planer er kompliserte, kan endres ofte og krever at en administrator kontinuerlig tar hensyn til eventuelle endringer i loven. Administratoren for 401(k) plan sikrer at selskapet følger loven og ivaretar interessene til plandeltakere og begunstigede.
Små bedrifter med begrensede ressurser kan utpeke en betrodd medarbeider som har liten spesialistkunnskap innen planadministrasjon. Men når en plan har flere enn noen få deltakere, ansetter bedrifter ofte en spesialist eller flagge ut aspekter ved planadministrasjonsoppgaver. Dette betales enten av selskapet eller gjennom administrative avgifter betalt av plandeltakerne.
Så i hovedsak er det to hovedveier for å bli en 401(k) plan administrator:
- Hvis du jobber i et lite selskap, kan du bli navngitt som planadministrator, selv uten noen spesialistkunnskap om 401(k)-planer.
- Du kan velge å bli en profesjonell 401(k) planadministrator og jobbe enten som ansatt i et selskap med sin egen 401(k) plan eller for en organisasjon som leverer administrative tjenester til andre selskaper med 401(k) s.
Til tross for kompleksiteten involvert i planadministrasjon, er det ingen offisielle utdanningskrav eller akkrediteringsprosess for 401(k) planadministratorer. Mange nye administratorer må rett og slett lære på jobben.
Det er imidlertid noen treningsprogrammer som kan være til hjelp. 401(k) Practice Builder-sertifikatprogrammet, tilbudt av National Association of Plan Advisors, er et ganske kort, relativt billig alternativ for de som leter etter en introduksjon til emnet. Den samme organisasjonen tilbyr også et mer dyptgående program som fører til en Certified Plan Fiduciary Advisor (CPFA) legitimasjon.
Hvilken informasjon kreves av 401(k)-planadministratorer for å gi deltakere?
Planadministratorer må gi plandeltakerne en rekke forskjellige dokumenter på en vanlig, spesifisert tidsplan. Når en ansatt slutter seg til planen, bør de motta en Sammendragsplanbeskrivelse (SPD), som beskriver reglene for den aktuelle planen. Hvis SPD-en endres, bør administratoren gi et sammendrag av materialmodifikasjon (SMM).
Hvert år bør administratoren også gi en Sammendrag Årsrapport, som beskriver planens økonomiske tilstand. Enten kvartalsvis eller årlig, avhengig av planen, må administratorer gi hver deltaker en individuell ytelsesoppgave som viser hvor mye penger de har på kontoen og hvor mye av det for tiden opptjent. Det er noen av de viktigste dokumentene, men det er andre også.
Hvilken informasjon må administratorer av 401(k)-planer gi til myndighetene?
401(k) planadministratorer eller sponsorer må sende inn et skjema 5500 til myndighetene hvert år. Den rapporterer om planens drift, økonomiske tilstand, investeringer og andre forhold. Det finnes flere versjoner av Form 5500, avhengig av størrelsen på planen.
Kan en 401(k) planadministrator saksøkes?
Som et resultat av en kjennelse fra 2008 av amerikansk høyesterett, kan en planadministrator nå saksøkes av 401(k) plandeltakere hvis deres "forseelse svekket verdien av deltakerens individuelle konto."
Bunnlinjen
Reglene som styrer 401(k)-planer fastsetter at hver plan må ha en administrator for å overvåke og administrere planen på en daglig basis, samt holde den i samsvar med endrede lover. Noen små selskaper kan velge å administrere 401(k)-planene sine selv, men mange outsourcer mye av administratorrollen. Det er ingen offisiell utdanning eller akkrediteringskrav for 401(k) planadministratorer, men det finnes opplæringskurs som kan gi utdanningsressurser.