Definisjon av kontantutbetalingsjournal

Hva er en kontantutbetalingsjournal?

En kontantutbetalingsjournal er en journal ført av et selskaps interne regnskapsførere som spesifiserer alle økonomiske utgifter en virksomhet gjør før disse betalingene bokføres til hovedbok. Månedlig blir disse tidsskriftene forenet med hovedbokskontoer, som deretter brukes til å opprette regnskap for vanlige regnskapsperioder.

Forstå en kontantutbetalingsjournal

Vanligvis vedlikeholdt av regnskapsprogramvare, inneholder disse tidsskriftene viktig informasjon som utbetalingsbeløp, sjekknummer, transaksjonstype, betalingsmottaker, betaler og notat. Men noen virksomheter registrerer andre viktige detaljer, for eksempel rabatter på bulkvarer som er kjøpt. Varierende utgiftstyper kan enten være oppført i forskjellige kolonner, eller de kan motta forskjellige koder.

Journaladministratorer må være detaljorienterte, og de må kjapt registrere hver transaksjon for å forhindre at kontanter blir feildirigert eller feilaktig. Videre kan kontantutbetalingsjournaler hjelpe bedriftseiere med kontanthåndtering ved å gi klare bilder av lagerutgifter, lønn, leiekostnader og andre eksterne utgifter. Disse dataene kan være avgjørende for å ta sunne forretningsbeslutninger fremover.

En kontantutbetalingsjournal vil vise en bedriftseier hvis mer penger forlater selskapet enn å komme inn og omvendt, slik at de kan gjøre justeringer i virksomheten for å sikre at det alltid er positivt kontantstrøm.

En kontantutbetaling registrerer enhver kontantoverføring, ikke bare for fysiske kontanter. Dette inkluderer sjekker og elektroniske pengeoverføringer eller andre kontantekvivalenter.

Struktur for kontantutbetaling

Kontantutbetalingsjournalen inneholder en rekke kolonner for å registrere kontantstrømmen til virksomheten. Kolonnene inkluderer datoen for hver kontantbetaling, detaljene for den andre reskontoen som er berørt, sjekknummeret utstedt av virksomheten, det totale beløpet for den betalte kontanten, kredittkontrollkonto, som viser beløpet som er trukket fra kreditors konto, betalte skatter og spesielle kolonner som identifiserer transaksjonstypen, for eksempel reklame, lønn, etc.

Hver av disse kolonnene blir deretter lagt til på slutten av journalperioden for å komme frem til en total sum. Denne informasjonen blir deretter overført til hovedbok.

Eksempel på en kontantutbetalingsjournal

Anta at i løpet av en måned kjøper Company ABC en maskin fra produsent BZY for $ 5000 og leier en lastebil fra Rental Trucks for $ 500. Selskapet ville trenge å kreditere kontantbeholdningen og debetere tilsvarende kontoer. Kassejournalen ville se slik ut.

Dato	Kjøptype	Betalingsmottaker	Kontantkreditt	Annen debet
6/5/21	Maskinkjøp	Produsent BZY	$5,000	$5,000
6/12/21	Lastebilutleie	Utleie lastebiler	$500	$500
Total	$5,500	$5,500

Dette er et veldig forenklet eksempel, men vil vise hvordan transaksjoner registreres. Både kontantbeløpet må føres under kontantkredittkontoen, og det samme beløpet må belastes fra en tilsvarende konto. Avhengig av typen kan denne kontoen være en inventar konto eller annen tradisjonell balansekonto. I dette tilfellet har den blitt satt inn i en "annen" kategorikonto.

For hver type selskap vil en kontantutbetalingsjournal se veldig annerledes ut. En forhandlers kontantutbetalingsjournal ville inneholde beholdning, kundefordringer, gjeld, lønn og lønn. En produsent kan ha alle disse, men står også for råvarer kjøpte og produksjonskostnader. Et programvareselskap kan bare ha lønn og maskinvare (datamaskin) kostnader.

Uavhengig av selskapstype må en bedriftseier bruke en kontantutbetalingsjournal når som helst kontanter blir utbetalt for å holde oversikt over hvor pengene blir brukt. Det er et kritisk verktøy for suksess for enhver virksomhet, i tillegg til å sørge for at all informasjon som gis til Internal Revenue Service (IRS) er korrekt på skattetidspunktet.